试论企业音像档案的数字化

【摘要】档案资源的数字化是当前档案工作的一个重要课题。目前，很多企业的纸质档案的数字化已经取得了一定的进展，但音像档案的数字化还是一个薄弱点。本文探析了企业音像档案数字化的必要性和紧迫性，分析了存在的问题，提出了解决问题的一些对策和建议。

【关键词】企业；音像档案；数字化

音像档案是企业档案资源中的重要组成部分。很多企业的档案馆（室）都有一定数量的音像档案。随着时代的发展，音像档案的数量还在大量增加。在信息化时代的今天，如何抢救、保护、整理、利用好这些音像档案，不仅是摆在企业领导和档案人员面前的一个重要课题，也是摆在全社会面前的一个重要课题。因为企业的音像档案不仅是各企业的档案资源，也是全社会档案资源的重要组成部分。抢救、保护、整理、利用好这些音像档案，前提是要尽快实现音像档案的数字化。

一、企业音像档案数字化的主要含义及其必要性

企业音像档案是指企业在社会活动中形成的，具有保存价值的照片、磁带、唱片、磁盘、光盘、缩微片、幻灯片等，以感光材料或磁性材料以及光盘为主要载体的档案。音像档案在维护历史真实面貌、弥补文字档案的不足等方面具有独特的地位和重要的作用。套用现在网上的一句流行语，叫作“一图胜千言”。

（一）企业音像档案数字化的含义。要分析音像档案数字化的含义，首先要弄清楚数字化的含义。一般认为，数字化就是将许多复杂多变的信息转变为可以度量的数字、数据，再以这些数字、数据建立起适当的数字化模型，把它们转变为一系列二进制代码，引入计算机内部，进行统一处理，这就是数字化的基本过程。说白了，就是要把音像档案按照一定的格式，录入计算机当中的数据库，以便实现长久保存和随时调阅、远程调阅。

（二）企业音像档案数字化的必要性。企业音像档案数字化具有如下几个必要性：

1.降低管理成本。传统的音像档案的管理需要较大的档案室和较多的管理人员，管理成本较大。而数字化管理档案使传统的音像档案信息转为机读档案，可以节省占地空间，节约保管费用。

2.提高办公效率。数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。档案数字化管理可通过计算机和网络立即提供档案信息，为领导决策提供服务。

3.增强档案原件保护。将音像档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。尤其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑对其是更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。

二、音像档案数字化的作用和意义

针对传统音像档案面临的风险，通过音像档案数字化，即利用信息技术将音像档案原有的模拟声音（视频）信号转换为可被计算机识别的数字音（视）频文件，是安全保管和有效利用这些重要档案的唯一出路。因此，音像档案数字化，不仅是有效解决传统音像档案面临问题的不二选择，更是对档案工作的长远发展和历史文化的有效传承都具有重要意义。

三、企业音像档案数字化过程中存在的主要问题

企业音像档案数字化过程中存在如下几个问题：

（一）是观念落后。由于音像档案只是近一个世纪以来才逐渐出现的，它积累的数量与纸质档案相比是九牛一毛，在档案工作中一直处于边缘的位置。而许多档案部门也就逐渐形成了“重纸质档案而轻其他专门档案”的思想观念，使得音像档案长期得不到重视，而音像档案数字化也就自然地落下了。

（二）是缺乏標准。音像档案数字化是一项系统工程，需要统筹规划、全程控制，需要确定工作流程和环节，需要综合选定各种技术指标和参数，必须要有专门的标准作为指导才能顺利地开展，但我国目前仍没有出台关于音像档案数字化的国家标准或行业标准，标准的缺失严重制约了音像档案数字化工作的发展。

（三）是人才短缺。与纸质档案数字化相比，音像档案数字化涉及的技术更复杂，对数字化加工、组织和管理人员的要求也比较高，而档案部门在这方面的技术力量和人才储备大都比较薄弱，从而使音像档案数字化具有了一定的难度。

（四）是档案数字化硬件严重不足。就硬件而言，档案数字化主要需要三类设备：一类是信息采集设备，一类是信息存储设备，还有一类是信息利用设备。信息采集设备一般包括：档案资料和照片的采集设备，如扫描仪；声音和影像的采集设备，如采集卡；其它的信息转化设备，如缩微片扫描仪。存储设备一般包括磁盘阵列、光盘库。信息利用设备一般包括计算机、互联网、打印机、复印机等。但由于当前一些企业财力紧张，大部分企业的档案馆（室）这些设备严重不足，有的只有少数价值不高的简易设备，很难满足音像档案数字化的需要。

（五）是档案数字化软件开发滞后。纵观当前各企业档案馆（室）所用档案管理软件，不是没有信息管理功能，就是缺乏信息通用功能。现今档案馆（室）使用的计算机型号不一，软件研发渠道不同，没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机软件系统。由于不能互调，就不能顺利利用计算机完成信息搜集，、信息管理、信息利用等工作，不能快捷地整理、发布、出版信息成果，特别是档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。这在一定程度上制约了档案数字化的进程。总的来说，数字化的音像档案对软硬件设备具有依赖性，内容、结构与存储载体的可分离性，运动形态的易变性，存储载体对背景信息和元数据的依赖性，在阅读及处理手段上具有非直接性音像档案数字化的根本目的是使信息流动的覆盖面和反映度都提高到一个新的层次，最大限度地提供人类共享档案信息资源，实现档案信息的社会服务。音像档案的数字化是一项新时期需要尽快开展和实施的工作，同时也面临不少需要解决和注意的问题，它仍处于起步发展的不成熟阶段，但是它的发展前景是广阔的，需要在实践当中不断地加以完善，从而将档案工作提高到一个新的高度，为社会作出更大的贡献。

四、音像档案数字化的可行性和必要性

（一）可行性。1.技术支撑，在电子计算机技术高速发展的今天，计算机的应用已深人到各行各业中，甚至已渗透到人类生活的各个方面，音像档案的数字化是社会发展的必然趋势，是社会进步的必然体现。2.人才保障，当代教育事业的飞速发展，为传统的音像档案向数字化的音像档案的过渡做好了人才准备。3.良好的社会环境。国家对档案事业的大力支持，档案法律的不断完善以及档案工作国际合作的开展等等，都为音像档案的数字化发展提供了良好的社会氛围。

（二）必要性。1.传统的音像档案的保存现状并不乐观。以原有形式存在对档案的利用造成了很多不便，因此需要实施音像档案的数字化工作，将其转录为能被识别的媒体格式文件，使其声音信号脱离原有的保存介质。2.有利于音像档案事业的效率的提高。实现音像档案信息数字化后不仅方便查找，从音像档案的收集、整理、利用和技术保护方面，提高了效率和效益。3.从长远来看，录音、录像档案的数量会逐年增加，实行音像档案的数字化，可以更好地开展对外社会化服务，产生无法估量的社会效益和经济效益，具有巨大的发展前景。

五、加快企业音像档案数字化的几点建议

针对企业音像档案数字化的现状，提出如下几点建议：

（一）建立标准化的规范体系。《中华人民共和国标准化法》指出：“对需要在全国范围内统一的技术要求，应当制定国家标准。国家标准由国务院标准化行政主管部门制定。对没有国家标准而又需要在全国某个行业范围内统一的技术要求，可以制定行业标准。行业标准由国务院有关行政主管部门制定，并报国务院标准化行政主管部门备案，在公布国家标准之后，该项行业标准即行废止。”这充分阐明了标准化的地位和作用。现在各地的档案馆（室）数字化建设还都处在试验和探索阶段，采用的方式方法也不尽相同，因此在档案馆（室）数字化建设中，标准化的规范体系的确立就显得尤为重要，它是档案馆（室）数字化建设高质量的坚实基础。在建立标准化的规范体系方面我们应遵循以下原则：

1.以标准化管理为主，制度管理为辅。标准化适合于技术工作领域的规范化管理，可操作性强，而且与管理体制的关系较为超脱，因此在不与法律相冲突的情况下，标准化管理更有利于不同部门之间的协调。制度通常以法规形式出现，约束力较强，但管理范围有限，所以在标准化管理的基础上，配合制度可以形成档案馆（室）数字化工作所需的严密的规范化管理体系。

2.首先考虑采用国际标准，其次才是国家、行业及地方标准。由于档案信息的范围和种类处于不断扩展和变化之中，因此即使在档案馆（室）数字化阶段也应优先采用适用范围尽可能广泛的标准，尽量做到一次到位。档案馆（室）数字化建设中确定标准的原则是：面向计算机和网络及信息平台的处理，直接采用国际和国家标准；面向综合性信息的处理优先采用国家标准；面向档案信息的处理以借鉴为主进行补充，由此形成标准化的规范体系。

（二）建设高质量的档案信息数据库。早在1992年就有学者指出档案工作现代化的核心是建设高质量的数据库，这个认识到今天仍然具有指导意义。现在我们档案馆（室）数字化建设的核心依然是建设档案信息数据库，并通过网络平台进行信息传递和信息交流。

档案馆（室）计算机数据库类型以检索性数据库和文件性数据库两种较为常见，检索性数据库主要用于揭示馆藏内容，介绍开放档案的范围、目录和提供网上检索途径；文件性数据库，主要用于完整地载入档案文件，使人们可以通过网络获得档案信息。档案信息数字化后以数据形式集合成数据库，档案信息组织形式就发生了本质上的变化，从原先纸张上顺序的、线形的方式转变为计算机的直接的、网状的方式，索引文件、超文本技术可以使信息按本身的逻辑关系组织成相互联系的网状结构，依赖先进的智能化信息管理技术，以人工语言或自然语言进行搜索，为用户提供方便、高效的服务。一个高质量的数据库中的数字信息要达到以下質量标准：第一、数据的准确性；第二、数据项目和内容的完整性；第三、数据的规范性；第四、数据的稳定性。

（三）档案信息安全问题。安全是档案馆（室）数字化建设不可忽视的一个重要方面。档案馆（室）与图书馆最根本的不同在于图书信息基本上是面对普通公众，而档案信息则对安全保密有严格的要求，有相当一部分档案信息是需要控制使用的，所以档案馆（室）数字化建设中必须采取一系列措施保证档案信息的保密和安全。通常采取的措施可以分为制度管理和技术保证两类，档案馆（室）在数字化建设中对此应该形成一套管理制度体系，此外还需要有相应的技术措施进行自动控制，才能做到更加严密。如中国第二历史档案馆在进行民国档案数字化建设的探索时就十分重视数据的安全问题。他们认为在黑客猖獗和网络安全保护手段不健全的情况下，为了确保档案信息的保密和安全，可以有计划、有步骤、分阶段地进行数字化民国档案网络化服务。他们首先对已有的档案信息系统进行改进分化，对馆内不同用户根据权限提供全文档案信息，使馆藏信息首先在馆内达到资源共享。当馆内数据库接入Internet网时，除尽最大可能保证网络安全外，将那些有机密性的、不开放的档案不存放在网络服务器上。在当前的技术条件下，为了解决档案信息的安全问题，也可以使用Intranet技术，提供授权的档案信息服务。

（四）加快相关人才的培养和使用。人才问题是关系到档案馆（室）数字化建设成败的另一关键。档案馆（室）数字化建设的过程是与新知识、新技术的普及密不可分的。说到底，档案数字化最根本的还是档案管理人员素质的现代化。再先进的设备，最终还是要靠人来操作，靠人来应用。为此，要把加快档案管理人员培养教育工作，作为一项长期的、重要的任务来抓。档案数字化建设过程中，各级领导要引导和鼓励广大干部职工进行知识更新、能力更新、技术更新、工作更新。要通过档案数字化，进一步完善创业机制，充分调动一切积极因素。建立起一支信息资源库开发、维护、管理的专业技术人员队伍，建立起一支应急、咨询、论证服务的专家库，并促使现有人员的知识结构全面更新，逐步形成适应档案数字化建设的中坚力量和专业队伍。

全球已经进入以“互联网+”为特色的信息化时代。全社会应高度重视企业音像档案的数字化工作，各级领导和企业档案人员要增强紧迫感、责任感和使命感，加快企业音像档案的数字化步伐，使企业音像档案更好、更快地服务于企业、服务于社会、服务于国家。

【参考文献】

[1]杨中营.音像档案数字化浅析.北京档案，2013（07）.

[2]张涛.音像档案数字化转化初探.科技创新与应用，2014（03）.

[3]张海，倪红.关于档案馆数字化建设的思考.上海档案信息网.