关于档案、文件、资料的认识的再认识

由于年龄的关系我已多年不再写什么档案学研究的文章了。现在的兴趣集中到了对人文文化的研究，觉得人文文化的东西很有意思。档案学现在有很多高学历的年青的同志们再搞，档案学人一代一代的更替是很正常的事情。但，最近我的老师著名军队档案学者霍振礼先生，打电话给我，希望我能再写一写档案学方面的文章，因为，他对当前档案理论学界淡化科技档案的趋势，有自己的看法，他认为，“淡化科技档案的概念是理论上的倒退”，我对此看法，也深有同感。霍振礼老师是我国档案界的一位老前辈，离休后身体一直不好，但他出于对档案事业的热爱，近年来一直抱病抓笔写出了不少好的理论文章，听霍老师的爱人讲，他有一次去给某杂志寄稿，甚至昏倒在邮电所的座椅上，听到这件事，真的让我好惭愧，每每想起此事都让我不好受。事有巧合，最近在《档案管理》杂志上见到好友张照余先生的一篇《文件与档案关系问题评论》的文章让我真的想拿起笔来，把一个老话题再讲上一遍，因为由于电子文件的出现，人们总在企图对传统的档案概念进行某种修正，希望修正后的档案这个概念，能够为当前的数字化档案、数字化档案馆的研究提供理论支撑，本人对此持有一些不同的意见，恰在此时《档案天地》杂志的编辑给我寄了一篇约稿函。看着这约稿函，想到养育过我的燕赵大地，那种生命中的悲歌之情由然而生，于是也就有了这样一篇“发言”式的文章，我想用这篇文章应我的老师霍振礼之约及《档案天地》的编辑之函。

一、定义档案与文件没有必然的联系

如何定义档案。什么是档案？这个问题已经讨论过几十年了，看来今后还会继续地讨论下去。但在这里有一个现象是需要给予关注的，我们院校的一些档案学教授们，往往喜欢在定义档案这个概念的时候非要把“文件”这样的东西扯进来，好像一定要给档案找一个什么“属概念”。这样一来，文件和档案的关系就变得密切了起来，然而当我们认真地审视这个档案的“属概念”的时候，又发现这个“属概念”的外延与内涵远远不如档案的丰富，但现实又是大量的档案多由“文件”转化而来，于是关于什么是档案，档案与文件到底是什么样的关系的争论就很难有一个共识了。

笔者以为，我们无论如何研究任何一个对象的时候，首先不要人为地把这个对象同其它的对象扯在一起，这样扯来扯去，对我们科学、客观地认识事物是没有什么帮助的，笔者赞同张照余博士关于“对概念的定义通常出于两方面的目的：学术定义或实践界定。前者是对被定义概念的理论探讨，旨在认识概念的内涵与外延，据之分析事物之间的关联，建立起术语体系；后者是对实践对象的限定或说明，着力于统一工作的内容或范围。学术定义和实践界定相互关联，在很多情况下两者表述一致。”但在这里需要强调的是实践的界定是第一位的。我们认识任何事物都必须从实践出发，不能想当然，甚至是刻意地对实践对象加以修饰。

那么对档案这一事物应该怎样从实践中界定呢？这是正确认识档案的关键，也就是说，档案是什么？实际上要回答这个问题并不难，从人类有了意识，产生了需要记忆的需求，就有了结绳这样一类，可以称之为档案的东西。档案是因为记忆的需要而存在，但作为档案的前身并不全是因为记忆的需求而形成的。档案是什么？从实践的层面看，档案从远古到今天，它一直是一种人们保存起来的记忆，在这里它同文物的最大区别就在于档案不仅具有历史价值，它最重要的存在意义是记忆的价值。它同文件的最大区别可能是，一个是“过去式”一个是“现代式”，如果我们从时间的角度去看的话。

原本档案同文件、资料、文物、图书的区别是非常明显的，正因为这种明显的区别才有了图书馆、博物馆、档案馆这样一些不同的社会工作部门。

在我们的高等院校的档案学系里，教授们对档案这一事物给出了不少的学术定义，建立起了档案的学术术语体系，但这些定义似乎总显得那么不完善，那么难以概括档案的最本质的属性。档案无论学者如何定义它，如果我们通俗地解释档案的话，档案其实是，具记忆价值的各种形式的历史遗留物。这种历史遗留物因为具有记忆价值，所以可以作为一种凭证，作为一种历史来使用和研究。这里的记忆价值，实际上是区别于图书和资料的参考价值而言的，记忆价值应包含有真实、原始性的价值。

我们对任何概念的解释不应该带有主观的创意而应该是尊重现实、在实践的基础上概括起来的说明。

可以说，当人类具有了某种保存记忆的意识和行为之后，就有了我们今天所称的档案，而文件则不是因为保存记忆的需要形成的，文件如果按《现代汉语词典》给出的解释是公文、信件等，或是指有关政治理论、时事政策、学术研究等方面的文章。显然档案同文件没有什么属性上的共同点。档案不是文件，文件也不等同于档案。但在档案学的传统认识上，不少档案人十分强调文件与档案之间的关联，甚至在具体讨论到电子文件，以及在研究“文件生命周期理论”的过程中，把档案与文件视为“一物”，讲档案就是文件，文件也是档案，档案和文件应实施一体化的管理。这里就出现了一个有趣的问题，我们把牛、羊一起放牧的时候，是不是可以把牛、羊视为“一物”呢？

我们在自然界中可以看到不少这样的现象，不同属性的东西可以进行一体化的管理，但这并不能说，这些不同属性的东西是一物。笔者赞同“文档一体化管理”之说，但绝不视档案与文件为“一物”，因为管理只是一种手段，任何管理方式都不可能改变管理对象的本质属性。

二、关于档案形成的“自然”说与“意识”说

记得在10多年前，在档案界曾有学者讨论过档案是自然形成的，还是人为的、有人为意识导致而形成的。这个话题当时讨论的很激烈，其中一篇有关这一话题的论文还获得了某一次中国档案学会优秀成果的一等奖。

今天当我们再回过头来重新审视这一话题，对我们深刻地认识档案的本质属性是有一定帮助的。档案作为人类的记忆，最早因为人们是使用结绳来记事的，这样的结绳也就成了我们所能了解到的最早的档案。这样的档案显然是人们刻意为之，主观创造出来的，不是自然形成的。但当文字出现之后，这种结绳记事的方法已不再使用，继之以文字记事，那么大凡记事的文字，多可能成为档案，但这些文字并不像打结的绳子是专门用以记事的，这些文字材料多是一种伴生物，用于交流、处理事物的，但无论这些文字材料是专门用于记事还是用于交流和处理事物的，但自从有了这种文字的材料之后，人们还是会有意地，把那些认为是“存史”价值的文字材料保存下来，这种意识同最早的结绳记事的初衷并没有什么不同。因此，文字这样一类的材料它并非同打了结的绳子那样，是专为记事形成的，它们多是伴生物，这就是原始档案同人类有了文字之后的文字类档案的一点区别。但此类文字材料一旦被认为有存史的价值，作为一种记忆被保存了下来，那么它就同这种打了结的绳子的作用就没有什么区别了。通过这样的分析，我们可以理出一个头绪，今天讲的文件多不是因为保存记忆的需要形成的，而是伴随着人类的生产、生活等社会活动产生的，是一种伴生物，但当某些文件具有了存史的记忆价值，那么这样一类的文件被人为地保存下来，如是的文件就是我们讲的档案。这里需要特别注意的是，我们人类可能保存一切有存史记忆价值的遗物，那么这些遗物只要是具有记忆的价值，无论这样的遗物形态如何，都可以认定这些遗物是档案。

从社会学的角度看，档案现象的存在和档案职业的形成，显然是出于人类“保存记忆的需要”，这种需要恰恰是我们研究一切档案现象的逻辑起点和推动档案事业发展的重要动因。从人类保存记忆的需要研究档案，档案明显是，人们刻意保存下来的历史遗物，这些历史遗物的前身是什么样的形态、是自然形成的，还是伴生物并不重要，重要的是，作为档案这样的遗物必须具有记忆价值，而这此遗物正是因为有了这样的价值才会被人们作为档案保存起来。这其中还有这样一种可能，一些有记忆价值的历史遗物，由于人为的原因，并没有被人类保存起来，那么这样一些历史遗物是不是档案，历史遗物是不是只有被人们保存下来的才可称之为档案，这里应该明确的是，任何具有记忆价值的历史遗留物当被人们保存起来作为记忆的才可称之为档案，否则这样的历史遗留物虽有记忆价值但并不可以称为档案，这样的遗物原来是文件，它还叫文件，或可称使用过的文件。于是我们能够得出这样的结论，档案是人类刻意保存下来的有记忆价值的历史遗物，档案不是自然形成的。

正因为我们对档案有了这样一种认识，关于数字档案的原件的讨论，就变得不那么有意义了，经数字档案的形成者确认的，并由档案部门保存下来的那些数字文件就是“原件”也是档案。

三、档案的内涵、外延远远大于文件

初涉档案的同志，都有可能会在某些培训班上的老师那里听到这样的话，“档案源于文件”，这是在档案界流行了多年的一句名言。但一个明摆的事实是：能够产生文件记录的社会活动相当有限，很多人类的社会实践并不伴生文件，如果仅仅依赖伴生的文件记忆历史，必然导致历史的缺失，使历史出现“盲区”。为了硬把档案和文件扯在一起，一些同志不负责任地任意扩展文件的外延，希望文件这一概念能够涵盖人类的所有活动领域，而企图让文件同档案扯上一种自然的联系，当然这种愿望是好的，但实际情况是，当我们只有正确地认识文件与档案的差异，才能认识档案与文件的联系。档案与文件虽然有区别，但它们之间也存在着某种联系，这种联系之密切，使得一些同志提出，要把文件与档案视为一物，这从另一个侧面，让我们看到了档案与文件之间的某种“亲缘”关系。客观地讲，目前各级各类档案馆和机关档案室保存的档案，其前身绝大多数都是文件，这些原来被称之为文件的档案，似乎只是换了一个保存的场所，在文书处理的办公室叫文件，移到了档案室又被改称为档案，这样的文件与档案的转化关系从表面上看似乎文件的外观到内容并没有发生什么改变，为什么保存地的变化导致了文件的本质属性的改变，这其中我们需要注意的是，文件的形式与内容虽然没有任何变化，但原来文件的作用和使用价值变了，所以当有记忆价值的文件被人们刻意地作为记忆保存下来的时候，这样的文件再不能称作为文件了，而应该改称为：档案。文件保存地的变化意味着一种价值的改变，价值变了，事物的属性也就改变了，档案界把这样的改变，称之为“归档”。实际上“归档”在档案学的理论研究中是一个很重要的概念。

应该说，具有记忆价值的历史遗物，不仅仅包括文件，像带有文字的青铜器，还有油田建设中钻探取得的岩样，各种航拍的照片等等，如果说这样的材料不是文件的话，那么由文件转化而来的档案虽然数量比较大，但文件能够记录的记忆，还远不同于档案记录的记忆，档案记录的记忆应该是人类活动的全部，而不是一部分，或一大部分。正是由于长期以来形成的，“档案源于文件”和“文件就是档案”的这样的传统认识，造成了我国档案馆室藏单一，档案馆、室库存房里单一的由文件转化而来的档案，使档案馆的门类结构不合理，进而造成档案馆门庭冷落，来档案馆利用档案的只是一些机关干部、学者、教授，一般的老百姓离档案馆越来越远，建设公共档案馆的愿望将难以实现。

如前所言，要实现档案馆的公共性和存史功能，馆藏档案的来源范围要涉及到人类活动的各个方面，对非规范和随机形成的有记忆价值的材料，档案馆、室要特别注意对它们的收集。要把我们的档案馆建成公共档案馆，档案的来源如果只是文件的话，那么我们的公共档案馆也只能建在纸上，建在学者们的著作里。

由于我国档案馆是由档案室脱胎而来，相当多的档案学者习惯于把档案室同档案馆联系起来研究，不注意档案馆同档案室的本质区别。档案馆是面向社会的，而不是面向机关的，如果档案馆的建设过分依赖档案室，认为档案馆是建在机关档案室之上的，那么将严重制约档案馆的发展，因为机关档案室是面向机关的，是一个机关的内设机构，档案馆则不同，档案馆不只面向机关，档案馆重要的是要面向社会的公众，否则的话，我们讲的档案馆只能是放大了的一个机关档案室，或准确一点地讲，是一个机关的联合档案室。

“档案源于文件”的认识误导了我们不少档案人，使我们的档案事业的主体，档案馆的建设受到了不良的影响，使我们在建设公共档案馆的道路上举步维艰。因为这样的认识束缚了我们的手脚，让我们迈不开步伐，当然“档案源于文件”说，也有历史上的原因，因为中国封建社会的档案馆都是面向封建统治机构的，这些所谓的档案馆，从严格意义上讲，只能是一个大的封建机构的档案室，真正现代意义上的档案馆，应该是面向社会大众的。馆藏门类多样、合理才可能成为为广大人民服务的公共性的档案馆，在这里档案馆的馆藏档案的结构、门类是否合理是至关重要的。

档案的内涵与外延显然是远远大于文件的，不是说我们人为地改变“文件”的外延，搞一个“广义文件”的概念就可以让“文件”的内涵与外延同“档案”的内涵与外延等同起来。我们承认文件与档案之间的密切联系，承认在有记忆价值的历史遗留物中，不具现行价值的文件是最让我们关注的有记忆价值的材料，而且文件与档案的形成有着某种非常紧密的联系，这样的联系甚至于让我们感觉得到文件与狭义的档案之间存在着一种生命的转换现象，但要使那些“非文件性档案”重新回归于“文件性档案”显然有人为的创意性的动机存在，因为档案的内涵与外延是文件难以涵盖的，无论我们怎样地去改造“文件”的概念都无法做到这一点。

三、从狭义的档案范畴看，“文件周期理论”与“文件档案生命理论”

文件生命周期理论自20世纪80年代传入我国至今，怎样看待这样的理论，我国档案学界进行了长期的争鸣。文件生命周期理论把文件与档案视为同一事物的不同阶段价值体现，把文件的生命过程划分为不同的价值阶段，由于认识上的分歧，对文件生命不同周期的价值的认识不同，对文件生命周期的阶段划分也就不同，有分为三个阶段的，也有分为四个阶段的等等。

但在研究文件生命周期的过程中，应该明确的是，首先，我们是在“文件档案”的范畴中讨论这样一个问题的，也就是说在狭义的档案范畴，而不是在广义档案的范围，在广义档案的范畴，“文件生命周期理论”是不成立的；其次，“文件生命周期理论”在不同的国家，由于体制的原因可能出现不同的形式，这并不奇怪，就是说，“文件生命周期理论”在不同的国家由于政治体制的差异会出现不同的版本，但这些不同的版本同样都可能是同一个理论的不同的表现形式；第三，文件的生命过程并不再现出一种周期性的特点，而似乎是线性的，文件从形成至消亡是一个“生命”的过程。

早在50~60年代，我国一些老一辈的档案工作者就提出关于文件从形成到归档成为档案，是一个生命的过程。在这个过程当中，处在不同阶段的文件的价值不同，正是根据这样的理性认识和我国的体制，我国的文书、档案工作机构出现了，这种体制是，文书部门到机关档案室至档案馆这样的设置形式。我们把机关档案室和档案馆保存的“文件档案”都称之为档案，中国的文件生命理论，实际上是“文件档案生命理论”而不是“文件生命周期理论”。

“文件档案生命理论”同“文件生命周期理论”比较，它们实际上是一个理论的不同版本，这个理论实际上是讲，文件从形成到归档是一个过程，处在这个过程中的同不阶段的文件具有不同的价值，由于价值的差异在这个过程中文件的性质将发生改变成为一种新的个体，这种个体叫档案。因此，文件生命过程理论并不是舶来品，只不过国外对文件生命过程理论的研究深入一些，但把文件生命过程理论称之为“文件生命周期理论”是不严谨的。

我们把档案室保存的“文件”也称之为“档案”，不像国外叫“半现行文件”，这当中就存在着对档案的认识上的差异。在国外，很多国家对档案和文件之间的区别并不是很重视的，有的一些国家甚至是文件和档案并不加以区别的，他们认为，文件就是档案，档案也是文件。这些国家有不同于中国的文化与体制，我们不能不加分析地借鉴这些国家的经验，也把文件和档案视为一物。

我国的“文件档案生命”理论是植根于中国传统文化基础之上的，符合我国国情的档案学的思想理论，是科学的，值得倡导的。中国人把文件的生命过程中的价值变化分为三个阶段，即文件价值阶段、档案室档案价值阶段、档案馆档案价值阶段。也就是在我国档案工作者的思维中，档案可分为档案室档案和档案馆档案，“档案馆档案”同“档案室档案”的价值还是有一些区别的。“档案室档案”按谢伦伯格的价值说，主要的是具有第一价值，是对形成者具有利用价值；而“档案馆档案”按谢氏说主要具有第二价值，即社会价值。

在档案学理论的研究过程中，我们是要关注时代的变化和新的科学技术的发展对档案工作和档案学进步的影响，要借鉴国外有益于我们的科学研究成果，尤其是档案学研究的新的成果，但有一条不能忘的是，我们的科学，尤其是社会科学，它同我们国家传统的文化联系很深，任何脱离我国文化和实践的研究都不会有什么意义，中国的档案学并不落后，中国的档案学是建立在中国文化基础之上的，中国的文化是中国档案学发展的沃土。

我一气写了数千字，算是对燕赵大地的同行们的回复，算是我支持你们全新改版的实际行动吧！

（作者单位：广东省档案局）