后保管时代来源原则和鉴定理论的重新审视

摘要：来源原则与档案鉴定理论作为档案学的两大特色理论，在后保管时代有了新的解释。对于来源的新定义，使得来源原则力量，在电子文件管理中尤其是在维护电子文件的真实性方面重新被发展，而鉴定理论方面，原先注重文件内容和形式特征的鉴定的基础上，必须增加生成文件保管文件的技术鉴定，从而构成两大支点的鉴定理论。

关键词：来源原则　新来源观　鉴定理论双重支点后保管时代

档案学的两大特色理论——来源原则和鉴定理论如何调整，以适应后保管时代的实践发展需要，国内外档案学者已有相关的研究，本文结合这些研究，将其纳入到三位一体的档案学体系框架里作一探讨。

1、档案整序与来源原则的来源异化

在后保管时代，来源原则依然是档案学基础理论之一。但后保管时代的来源原则必须对“来源”的正确解读，同时更多地用“来源”解决电子文件逻辑结构的有序化问题，适应全宗异化后的信息资源组织方式，才能发挥应有的作用。

1．1　电子文件管理中来源原则力量的重新发现

在传统的档案管理中，来源原则主要被运用于指导档案的整理和分类。它的核心是来源或全宗，要求档案馆或文件中心将档案按其来源或形成单位进行整理和分类，同时在整理和分类时不能将同一来源的档案与其他来源的相混淆，要尊重档案实体的原始次序。电子文件产生之前，来源原则曾受到档案界的推崇，认为它是纸质文件管理中的最高原则和至善原则。

纸质文件所遵循的来源原则内容比较单一。所谓的来源即指文件形成者或者机关的职能活动。文件形成者即为实实在在的机构、组织或个人，机关的职能也比较稳定且有章可循有迹可觅。正是由于这一时期的来源概念明确，操作性较强，因此档案馆区分全宗以及保持全宗的独立和完整都相当简单。

但上世纪70年代到80年代中期，电子文件的出现、社会结构的巨大变化使上述来源的含义受到冲击。西方学者担心来源原则已经过时，特别是源于各种不同结构组织体的数据的产生改变了单一来源的概念，电子计算机信息系统已经超越了传统的组织机构的界限，而来源原则和尊重全宗原则恰恰是由这个界限所决定的。在实践中，一些档案人员对文件信息内容的强调超过了来源联系，往往把电子数据文件当作一种孤立的和分散的媒介物来处理，而没有把它们看作是文件形成者的综合性多载体信息领域的组成部分，还有学者认为传统的来源原则不适用于编制档案检索工具，尤其是自动化检索工具，“计算机的智能管理和自动分类与组合功能，使得档案工作可以放弃文件的来源和全宗不可分散原则。”这一时期，来源的力量正在逐渐销蚀。

但在进一步的实践中，受谢伦伯格理论熏陶的档案工作者发现，新的理论与方法存在很多自相矛盾和模糊不清的地方，“他们不禁发出疑问：谢伦伯格的理论(特别是情报价值理论)究竟问题何在?”对来源原则的重新审视由此开始。1985年美国电子文件管理专家戴维，比尔曼和查理德，莱德所著《来源的力量》一书，可以看作是来源力量获得重生的前奏。该书认为，来源原则并不是为适用计算机专业知识或信息管理技能而必须抛弃的旧有遗产，而是决定档案人员美妙前景的相关因素的前提。

1992年召开的第十二届国际档案大会从证据角度认识来源原则，认为某些决策性文件纸质载体的消失，促使人们在评价电子文件时将证据价值置于信息价值之前考虑，而保证证据价值的来源原则就显得极为重要。1996年召开的第十三届国际档案大会从检索角度发掘其价值，认为以来源为基础的信息检索注重的是研究规范文件形成的形式、功能和有机联系，优越于主题检索和以内容为基础的检索。

重新审视的结果在于对原有来源观念的转变更适应电子文件管理的特征。加拿大档案学者特里-库克分析指出，“电子时代档案来源概念需要重新考虑、酝酿和定义，它不仅指文件的形成机关，更包括其形成目的、形成活动、过程、处理程序和职能范围等”，所以档案人员的关注焦点应该“从以等级结构原始文件产生部门为中心的实际来源，转变为以变动、临时、甚至‘虚拟’的机构中文件形成者的职能和业务活动为重点的概念来源：从传统理论对实体保管对象——实态文件的关注，转变为对文件、文件形成者及其形成过程的有机联系、目的、意图、相互关系、职能和可靠性的关注。”因此，“来源不再仅仅表示全宗的单一形成者，而是一种更广义的、更抽象的、更广范围的联系”。

至此，来源原则在后保管时代中，“来源”被基本定位于体现文件形成的相互关系，导致了“来源”解释具有比较大的灵活性，从而有了更大的应用空间，指导作用也将超越档案馆这一重点领域，贯穿文件从机关生成直至进馆保存的整个运动过程。

来源原则从上世纪六七十年代被以北美为代表的西方档案界质疑和批评，到八十年后期逐渐被肯定，普遍承认其对电子文件的实用性及在档案专业中的核心地位，这一过程被形象地称为“来源力量的重新发现”。

1．2　来源原则对于实体和逻辑结构有序化的两重维护

档案整理所关注的对象范围有一个发展变化的过程。电子文件产生之前，档案即指文件实体，因此那时的档案整理就是根据来源原则将档案实体以全宗、案卷等为单位组建起来。电子文件出现后，电子文件本身的物理结构和逻辑结构相分离性，而且其实体性的表现日益淡化，使得需要利用逻辑结构来对电子文件进行解读，并在其物理结构改变时，维护电子文件本身的真实性、完整性和有效性。

信息技术的不断发展和来源力量的重新发现，使得在档案整理中，强调文件的逻辑联系而不是物理存在形式成为新的趋势。为此，来源原则体现了“以逻辑整序为主、实体整序为辅”的实体和逻辑结构有序化的两重维护原则，即在简化档案实体原件整理程序的同时，更注重对电子文件逻辑联系的整序。

实体整序主要针对“双套制”的保管需要。在电子文件的真实性、完整性、有效性等问题还不能得到彻底解决之前，纸质文件的优势也将存在下去，与电子文件共同记录真实的社会信息。因此，“双套制”同时也是维护电子文件档案属性的一种补救措施。这时实体保管的目的和意义已经发生改变，因此，对档案实体的整序就要在传统来源观的指导下本着简便、省力的原则进行。

而电子文件的逻辑整序则包括两层含义。

一是从构成要素的特性讲，同一份电子文件中的正文、图形、批示、附件等，可以不在载体上连续存储，甚至可以存储在不同载体上，而不影响其正常显示，而且在电子文件的传输、载体转换等信息处理过程中，其物理结构却可以经常发生变化。因此，只有通过对其逻辑联系的整序，才能反映电子文件之间的各种关系及其背景信息，而体现电子文件形成过程中的相互关系则需要以“概念来源”为指导。

二是电子档案管理的需要。对电子文件施行前端管理，最重要的实现步骤就是实行“逻辑集中、分

步管理”的策略。即在文件正式形成和收到的同时就通过网络向档案部门归档，这时的文件由于还没有办理完毕，归档只是一种管理权的转移，使档案管理部门能够提前对电子文件进行跟踪和控制，而文件本身的存储格式和位置则保持不变，这种管理方式叫做“逻辑归档”。

总之，在以电子文件管理为主的后保管时代，随着来源观的变化，来源原则的指导作用不但没有削弱，还表现在更广阔的领域。

1．3　电子文件组织形态的变化与全宗的异化

来源原则的最基本要求是保持同一来源档案文件之间的有机联系，这种联系首先在全宗这一层级上表现出来。因此传统来源原则指导下的档案管理方式相对稳定、容易。而电子文件来源范围、途径的复杂性则对传统的管理方式提出了挑战。

电子文件来源范围的扩大主要表现在机构组织形态的变化。一方面。信息传递速度加快、传播范围变广，使社会结构发生巨大变化。组织全力日趋分散、管理层次日趋减少、组织结构日趋扁平等特点使机构内部、机构之间的调整和变动十分频繁，稳定性下降。机构变动冲击着原有的全宗概念。另一方面，由于计算机与远程通讯手段的结合，数据库技术的普遍使用以及网络的出现，使得电子文件可以在分布式控制模式，进行逻辑集中管理。

组织形态和管理手段的变化，改变着在传统来源原则指导下形成的“全宗”概念，来源外延的扩大正在引发有些学者所说的“全宗形态的异化”。

电子文件的整理同样需要“全宗”，但这个全宗并不是实体全宗，而是虚拟存在的，是为了反映文件之间的历史联系，反映文件的形成背景，才有必要在计算机中、在网上显现出来的，是一种概念上的全宗，因而完全可以“广泛地集合‘新来源观’的各种来源形式，并对多元化的来源信息加以整合”。而不必顾忌它们有可能交叉重复的问题。

因此需要明确的是，后保管时代中，按文件信息之间的历史有机联系或来源原则处理档案信息的方法仍将继续适用，全宗也仍具有分类意义，需要发展和丰富的只是全宗的具体形式。

随着现代计算机技术、光盘技术、通讯网络技术的应用，全宗的异化还将有更广泛的意义。其一，全宗实体形式越来越少，主要将以智能控制形态出现，其二，全宗将不再是原来意义上的馆藏单位，而仅仅是档案信息处理和用户利用不可或缺的基本单位，或者说是档案信息进行组织和运动的基本单位。

2、双重支点的鉴定理论

电子文件运动过程的多维性和阶段的模糊性，不仅引起文件价值这一宏观层面的变化，需要对文件价值的内涵与外延重新审定：而且，更为重要的是它破坏了谢伦伯格的双重价值理论及其确定的双重鉴定机制，使得在后保管时代中，我们不得不对文件鉴定的标准、机制、程序、方法等微观层面。进行相应的适应性改革，体现出后保管时代实践的技术主导的新特点。

2．1　文件价值的重新定位与区分

文件运动规律告诉我们，文件价值的变化是推动文件运动的动力，文件运动的阶段依据文件价值的不同得以区分。文件连续体理论出现后。改变了文件生命周期视角下的文件运动状态，因而，文件(档案)价值的定位也表现出与以往不同的变化。

第一，文件价值划分基础发生变化。

以往研究中，文件运动的阶段就是依据文件价值的不同得以区分的，随着文件的第一价值和第二价值的确定，文件运动阶段也被划分为相应的现行阶段和历史阶段，并且文件保管场所和管理方式的选择也与之有密切关系。这里的第一、第二价值的区分就是谢伦伯格所说的文件的“双重价值”。“文件双重价值论”作为档案学的经典理论之一，对于“认识文件的运动规律奠定了厚实的理论基础”，在当时的档案界“具有划时代的意义”。

但在后保管时代，电子文件运动的多维性和阶段的模糊性，使上述稳定的文件价值划分方式失去了意义。一方面文件价值是持续的，即无论文件保管时间是永久还是短期，其形成始就具有了一切价值(包括现行价值与历史价值)。另一方面，文件的价值是多维的，同一文件的价值可以有不同类型，同一份电子文件可能处于不同运动阶段。

第二，文件价值判定方式的变化。

过去对传统纸质文件的价值的判定主要从文件的内容角度考虑，多采用直接鉴定法，由专职鉴定人员集中对文件进行价值评价。电子文件的数量庞大，产生分散，大多呈虚拟状态，对软硬件技术的依赖等特点，使得上述方法不再适应。

因此，后保管时代的档案价值判定标准转移到以职能分析为主的内容鉴定和技术鉴定的双重方式上来。这些思想也是新来源观作用于鉴定领域的重要表现。提出“宏观鉴定战略”的特里，库克，就主张文件价值鉴定需要了解整个社会的运行方式和文件的形成过程，需要全面考虑社会结构、文件形成过程、文件形成者及其职能等多种因素。因此，判定文件价值的依据也由研究目的，变为根据文件形成者的职能和文件所处的技术环境上来，

文件价值是鉴定理论的基础，对文件价值的认识直接影响着文件鉴定的标准、方法、模式等中、微观层面的研究。对电子文件价值的重新定位和区分，否定谢伦伯格提出的“双重价值论”，因而也就从根本上破坏了传统档案学时期所确立的“双重价值鉴定机制”，因此。文件价值所决定的档案鉴定理论与实践需要在后保管时代作出适应电子文件特性的新调整。

2．2　内容鉴定与技术鉴定的双重支点

以往对档案价值的鉴定有三个方面的考虑：自身属性、社会需求和相对价值标准。但在实践中。社会需求和相对价值标准难以定量衡量，只有自身属性标准是看得见摸得着，可以直接感知的部分，而且在档案自身属性标准中，以内容的信息重要性、综合性与新颖性，一直是主要鉴定文件价值的主要依据。因此，以往档案鉴定工作主要针对内容标准展开。但电子文件的出现，给档案鉴定带来了新的研究领域——技术鉴定。

法国档案学者哈罗尔德·瑙格勒1984年在其研究报告《机读文件的鉴定》中。深入分析了电子文件与传统文件鉴定的差异，首次明确提出并系统阐述了电子文件双重鉴定思想，认为“机读文件的鉴定包括文件所含信息的鉴定(内容鉴定)和文件技术状况的鉴定(技术分析)”。这一思想在理论上为鉴定电子文件的保存价值建立了两个支点——内容的有用性和技术状况。

所谓技术鉴定是“对电子文件的各方面技术状态进行全面的检查，包括对信息的真实、可靠、完整、可读性的认定和对文件载体性能的检测。”也就是俗称的二次鉴定，在电子文件脱机保存在移动载体上时进行。技术鉴定包括硬件和软件两个方面。硬件方面的鉴定主要是对载体、网络连接等状态检测。软件方面的鉴定包括可读性鉴定、可靠性鉴定、完整性鉴定和病毒鉴定等。

这是传统文件鉴定中不曾遇到的新情况，因为除了内容信息的评估外，纸质文件的背景信息、结构信息是在其归档之后就稳定下来，而无需再考虑。电

子文件则不同：一方面。电子文件也需要从内容上评价其重要程度。来确定其有无保管价值；另一方面，电子文件物理和逻辑结构相分离的特性又需要档案管理人员从技术角度对电子文件的各方面技术状况进行全面的检查，以确保其档案属性不被破坏和质疑。

从一定程度上看，技术鉴定甚至比内容鉴定更重要，因为电子文件的所有管理行为，都必须建立在信息安全这一基础上，因此从这个意义上说，技术鉴定开拓了档案学的研究领域：而对于鉴定环节来讲，技术鉴定还改变了原有的档案鉴定流程和模式，体现出后保管时代重新审视档案价值及鉴定理论的必要性和迫切性。

2．3　维护档案真实性、完整性和有效性保障措施

真实性、完整性、有效性是衡量电子文件能否具备“档案属性”的三个方面。对档案属性的维护历来是档案工作的主要内容和重要目标，但由于纸质文件时代，档案的属性易于判定。一是因为形成来源单一，文件形成者即那些实实在在的机构、单位和个人，档案馆通过区分全宗以及保持全宗的独立性和完整性就可以维护：二是取决于纸质文件形式与内容相统一的特性。

而后保管时代，电子文件的真实性、完整性、有效性的含义相比于纸质文件，有着更为复杂的诠释。电子文件的真实性是指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，与形成时的原始状况保持一致。完整性是指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。有效性是指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。

与以往的档案属性维护工作相比，维护电子文件的真实性、完整性、有效性是后保管时代档案工作的新内容，研究的新领域。

保证电子文件的真实性、完整性和有效性，既要靠技术，也要靠管理。国内外目前主要存在以下几种做法。

一是文件的双套制保管。 所谓双套制，是指文件归档后二者的共存，亦称为“双套归档”，双套制的实现可以是对电子文件制作纸质拷贝：也可以是对纸质文件进行数字化。双套归档可使同一份文件的电子版本和纸质版本共同处于存储和可利用状态。但这是用传统手段(原件)的保障方法。

二是将文件转化为不易修改的图像格式。把纸质文件扫描成图像文件，或者把电子文件转化为图像文件，通行的如PDF格式。这也是维护原始性的一种手段。

三是基于生命周期表的保障机制。在电子文件产生或接收的那一刻起，就有一张生命周期表和它终身相伴，真实、完整地记载它在“生命期”内的全部活动情况并保存它的“成长变化”过程，直到该文件完成终结审查归档为止。在生命周期表运行的工作过程中，系统要采用签署技术、加密技术、身份验证、防写措施等来保证周期表内所记信息和电子文件成长过程的准确性、原始性。所有这些都将作为该电子文件归档时检验其原始性、真实性、完整性的唯一依据和凭证。

四是基于XML元数据的电子文件集成管理，元数据的优势在于，以通用语言的规范格式来描述文件内容和结构以及文件之间的背景，具有一定的稳定性，受环境影响因素小，也不会随着文件的变化而失效：同时元数据还能与电子纸质拷贝建立关联，实时跟踪和记录文件的操作和变化过程，为维护文件的真实性与完整性提供有力的凭证，从而保证电子文件的证据效力。基于元数据的电子文件管理，是国内外普遍采用的方法，如1999年的InterPARES《永久性保护真实电子文件国际研究项目》、美国匹兹堡大学对于元数据六个层次结构的模型研究，英国、澳大利亚等地均采用这种方法，我国也有类似研究。

上述四种方式，第一种是权宜之计，第二种并非根本方法，第三种不具有普遍推广意义，只有第四种值得推广，它通过从源头起就开始记录文件各种来源信息的全程跟踪的方式维护电子文件的档案属性，代表了电子文件管理的发展方向，同时将来源原则和价值鉴定理论有机地结合在一起。

2．4　基于职能分析的自动鉴定模式构建

信息技术的不断发展为电子文件实施技术鉴定提供了可能，但技术鉴定在不断变化的电子文件管理系统中仍然有其局限性。技术鉴定是由人来操作和完成的，而电子文件所处的技术环境确是动态和多变的，人工不可能实现实时监控：同时，从内容来看，海量的电子文件若仍然采用传统的人工直接鉴定法也不再可行，基于职能分析的鉴定思路虽然可行，但也只有在电子文件形成之初就得到评估才是保证重要的电子文件能够及时完整地保存下来的最佳时机。内容鉴定和技术鉴定的缺陷都在呼吁将文件价值鉴定工作提前到电子文件产生之前，并贯穿整个电子文件管理过程。

因此，许多文件管理专家认为应在电子文件管理系统设计阶段就着手鉴定工作，档案工作者则应在这个阶段向系统设计人员详细阐述文件鉴定的需求。国际档案理事会电子文件委员会也认为，“设计阶段是评估电子文件最合适的阶段，因为这个阶段提供了证实评估的决策，是继评估结果之后实际得到实行的最佳时机。”

在设计阶段对于电子文件进行前端鉴定，其目的就是让电子文件管理系统对电子文件进行自行的“批处理”，因而，就需要构建一种基于职能分析的自动鉴定模式。

简单而言，使电子文件管理系统具有自动鉴定的功能，其方法是在系统中纳入并维护电子文件保管期限表，系统将文件与保管期限表对照作出判断，如果某些新文件未纳入保管期限表，导致系统暂时无法判断其保管期限时，应及时提示用户判断：对于保管期限到期的文件，系统自动提示用户以便下一步处置。

基于职能分析的自动鉴定模式，实际上是对传统的文件鉴定流程进行的修正，运用技术手段将原先的确定归档范围和归档鉴定，以及进馆鉴定等环节有机结合起来。

目前，由于文件保管期限表的划分还不够细致，可拓展性较差，以及技术方面的一些原因。基于职能分析的自动鉴定模式还只是利用计算机手段对文件按职能鉴定论进行区分，没有涉及到深层次的价值判断。但在将来，随着条件的一步步成熟，自动鉴定将越来越普及，并深入到文件的价值判断，构建起真正的鉴定专家系统。

3、结束语

来源原则与鉴定理论，在后保管时代需要有着跟以往档案学体系中不同的新解释，这种变化，一方面使得这两种档案学特色理论有着继续生存的可能，另一方面是它们能够比以往更具有实践的指导作用，不仅仅局限于各自的整理与鉴定环节之中。来源原则由于在编目检索、信息组织和鉴定等领域中有了新作用。从而其“力量”被重新发现，同时，概念来源、全宗异化、注重逻辑结构有序化的维护，是来源原则在后保管时代所作的自我调整。而鉴定理论。由于文件价值这一宏观层面的概念性变化，导致了文件双重价值理论与双重鉴机制的失效，需要以多维运动与跨时间存在的文件运动观去看待文件价值的存在，同时这一变化影响了鉴定标准、鉴定模式、流程与方法等微观层面的改革，这有着变革百余年来传统档案鉴定思想的意义。

总而言之，相比于文件连续体理论对于文件生命周期理论的根本性冲击，在后保管时代中，来源原则与鉴定理论找到了自身完善的解释途径，从而在电子文件管理中仍然有重要的实践意义：同时，这两种理论内容的充实和完善，既有对传统思想的继承，又体现出很好的创新与突破精神。可以相信，在后保管时代。三位一体的文件运动规律(文件连续体理论、来源原则与双重支点的鉴定理论)，仍然成为档案学的核心基础。