论电子文件归档的必要价值和未来

摘 要：在无纸化办公以及节约资源等众多生态环境保护的理念促使下，电子文件作为一种高效、便捷、环保的工作手段和方式，已经被诸多企业和单位所采纳，成为现代办公的一种标志性产物。而随着电子文件办公形式的深入发展，电子文件所承载的信息已不仅仅涉及企业各项行政信息的传达，更包括了许多的经济信息和商业秘密，因此电子文件管理以及电子文件信息安全成为企业日益关注的问题，电子文件归档这样一种管理方式应运而生，极大的提高了电子文件的管理水平，加强了信息安全。本文则以电子文件归档这一电子文件管理和保存方式为主要研究内容，在了解电子文件归档概念和形式的基础上，对电子文件归档的系统化管理进行简要阐述，最后指出电子文件归档的意义，希望能促进电子文件归档的专业化发展。

关键词：电子文件归档;系统化流程

21世纪，是互联网的时代，以计算机技术和网络技术为核心，不仅促成了一大批新兴产业的出现，更是改变了许多传统的工作方法和形式。尤其是在无纸化办公的生态环保理念提倡下，电子文件作为一种新的工作交流和信息传达方式，目前在众多企业和单位的日常工作过程中占据重要地位，并且随着电子文件办公的逐渐普及和成熟，电子文件上面所记载的信息价值越来越高、影响越来越大，因此电子文件信息安全以及文件管理成为企业和单位愈发关注的问题。而电子文件归档作为一种系统化、规范化、科学化的电子文件管理手段，在广泛的社会需求下应运而生，成为众多企业管理电子文件的方法。本文则以电子文件归档这一电子文件管理和保存方式为主要研究内容，阐述指出电子文件归档的价值和意义，希望能促进电子文件归档的专业化发展，保障企业和单位在发展过程中的信息安全。

一、電子文件归档的概念及形式

1.电子文件归档概念。随着电子文件社会、经济影响的增加，以及形式应用的广泛与普及，我国已经出台了相关的法律，如《电子文件归档与管理规范》等。基于这一法律文件，本文对电子文件以及电子文件归档作出简要定义：所谓电子文件，是指通过网络设备和数字技术产生的一种文档类型，往往在U盘、磁盘等数码存储设备中保存，并具有线上快速传递、不占据实体纸质资源的特点;而电子文件归档，则是对基于网络设备和数字技术产生的文件以档案的形式进行管理和保存，这就要求被归档的电子文件除了要具备电子文件的基本特点外，还需要具备一定的档案价值。电子文件归档是信息时代下人们对于电子文件管理和信息安全提出更高要求的体现。

2.电子文件归档的形式及方法。电子文件归档一般包括逻辑归档和物理归档两种形式，其中逻辑归档不改变原文件的存储方式和位置，将其向电子文件档案管理部门进行提交的一种方式;物理归档是将电子文件传输和复制到某种存储载体上，最后将该存储载体向电子文件档案管理部门提交的一种形式。在现有的技术手段支撑下，电子文件归档无论采取何种形式，都需要运用到以下三种归档方法：一是存储介质归档，即将确定好的、具有档案价值的电子文件经过核查后将其记录到磁盘、光盘等存储介质上，并进行相应的分类整理，实现电子文件归档;二是压缩归档，即采用数据压缩工作，对电子文件进行压缩，并将其记录到磁盘等存储介质当中。通常而言，压缩归档方法适用于电子文件占用内存较大、文件数量较多的情况，而压缩的常见方法便是对同一属性或类别的文件进行处理，将其整合成.Rar文件;三是备份系统归档，即在电子计算机网络环境中对网络设备中的电子文件进行整体的备份与存储，实现归档。这种归档方法可以有效避免信息的丢失，也能够及时对已经归档但受到损坏的电子文件进行修复，确保了电子文件信息的完整与安全。

二、电子文件归档的系统化管理

1.电子文件归档的原则。电子文件归档是为了确保电子文件的安全性和完整性而展开的一项管理工作，因此电子文件归档工作既带有保密属性，又具有管理属性。在这种双重属性的作用下，电子文件归档工作过程中需要遵循如下原则：一是完整性原则，即需要对所要归档的电子文件进行核对和审查，确保文件的有效性和完整性，避免归档文件与实际归档文件不相符的情况发生，影响工作稳定性可靠性;二是高效性原则，电子文件归档工作并非单纯的电子文件的备份与保存，需要电子文件归档工作者利用文件整理和归纳方法对全部归纳文件进行分类，并制定相应的级别目录，由此确保检索归档电子文件的高效、便捷，满足电子文件归档工作的管理属性;三是保密性原则，因为将要归档的电子文件种类众多，且在归档前需要进行确认和核查，因此不可避免的会接触到带有保密性质的电子文件，这边要求电子文件档案管理工作者具有保密意识，严禁信息外泄，确保归档电子文件的有效性。

2.电子文件归档的系统管理流程。由于要确保电子文件以及所记录信息的安全性，电子文件归档的流程较为繁琐，且规范性较强，是一项十分重要的工作。电子文件归档的整个管理过程一般包含如下八个步骤：首先进行电子文件的确定与审核，这一步骤主要确定所要归档的电子文件属于“最终版本”且信息记载无误，是电子文件归档工作展开的前提和基础;其次进行电子文件的积累和整理，这主要是由于要归档的电子文件数量众且类型丰富，因此需要对电子文件进行筛选和分类，如此才能实现电子文件的归档的检索功能，这是电子文件归档工作的重点和主要内容;再次是进行目录的编制，对已经归档的电子文件进行系统的划分，分门别类，制定检索和查找目录，而编制目录的方法多种多样，可以根据文件归档的时间，也可以根据归档文件的种类，亦可以根据归档文件的重要性等;接下来便是对已经归档的电子文件进行整理、鉴定和监测工作，此时的整理工作与第二阶段所要进行的积累和整理工作不同，该阶段强调的是对已经归档的电子文件进行持续化的管理，核查文档的有效性和信息的可靠性，对已经发现失效的文档及时进行清理，取保归档文件检索的效率;之后还需要进行归档说明的编制，对归档的原则、方法、和内容进行简要阐述，借此产生提纲挈领的作用，增强对于电子文件归档的理解;最后则是进行电子文件的存储工作，将其记录在磁盘、光盘等介质中，并进行备份，确定保存方法和地址，增加载体标识后完成相应归档手续的办理工作。

3.电子文件归档主体责任的确定。电子文件归档责任的确定对于保障电子文件归档工作质量具有积极的影响和作用，能够有效避免因为个人主观失误等原因导致的文件归档错误、文档信息失效等问题的产生。而且由于电子文件的非人工识读性、系统依赖性、易变性以及不固定性等客观属性，加大了电子文件归档管理工作的难度，因此有必要对电子文件归档的主体责任进行规定和确认。在电子文件未归档前，主体责任在于文件的移交人，因此电子文件档案管理部门在接受文件前，需要严格执行交接流程，接收文件必须附有移交人和接收人的亲笔签名，以代交接无误，避免归档管理工作出现问题时相互扯皮推诿的情况发生;在移交之后电子文件归档工作的主体责任人自然归电子文件档案管理部门，因此档案管理部门的工作人员需要保证电子文件归档以后的安全性。为此需要在电子文件进入档案管理部门之后，相应的工作人员要进行电子文件的整理与分类工作，并进行目录的编制，以此保证电子文件可以被检索到，同时对迁移过程也要有相应的记录，避免了主体责任不明的问题产生。

4.电子文档归档时间的控制。电子文件归档时间的选择对电子文件归档工作的质量和效率会产生重要影响。如果电子文件归档时间过早的话，而此时部分工作对该文件的使用还尚未完成，导致在需要使用该电子文件时会产生许多不必要的前移流程，影响工作的效率;而如果电子文件归档的时间又较晚的话，会导致需要处理的归档文件数量过多，工作量不仅会加大，而且很有可能会因为文件类型的多样性导致在归档的过程中出现失误，影响电子文件归档工作归档的可靠性。因此要合理控制电子文件归档工作的时间，这需要电子文件档案管理部门加强与各相关部门的沟通与交流，确定文件使用的进度以及文件现阶段使用的频率，进而在确定是否开展文件归档工作。此外，要控制好电子文件归档的时间，还需要提高电子文件档案管理部门的工作能力，熟悉电子文件归档工作的流程和方法，以尽可能的提高工作效率，避免因为工作效率过低导致工作量的加重。

三、电子文件归档的价值与意义

1.有助于实现电子政务自动化发展。进入21世纪以来，我国也愈发重视互联网的运用，不仅提出了“互联网+传统行业”的具体口号，更是与时俱进，提高政府运用网络技术增强现代办公的能力。而电子文件归档正是其有利体现。政府作为制定政策、颁布政策、宣传政策以及开展各项会议活动的主体，在日常的工作过程中产生的电子文件不仅数量较多，种类更是十分丰富，而且工作过程中需要应用到电子文件的时候也比较多，因此更有必要加强电子文件归档工作能力，实现电子政务自动化发展，以提高政府工作人员在检索和使用文件时的效率，进而提高服务质量，塑造良好的政府形象，更好地为人民服务。

2.有助于促进行业的稳定发展。互联网的快速发展，不仅促成了“无纸化办公”时代的到来，如今更是迎来了“无现金交易”的时代，足以看出互利网对于各行业的影响之深。纵观目前大多数企业或者政府单位，在进行内外部交流或沟通，甚至提供服务时，都是利用电子信息网络进行，而电子文件是其服务的载体和重要解读，对于企业发展以及以及政府服务质量意义重大。因此对这些企业或单位而言，极其有必要确保电子文件的安全性和可靠性，而电子文件归档工作则提供了这种保障，并能有效处理因为文件损坏或丢失可能引发的问题，提供应对措施，有助于促进行业的稳定发展。

四、结语

加强电子文件归档工作的研究，是为满足信息时代下人们对于提高电子文件安全性和可靠性的需求体现，也是践行生态环境保护口号、促进行业可持续发展的重要举措。除此之外，电子文件归档工作的深化开展对于促进电子政务系统发展、促进社会各领域发展、完善电子文件运动理论也有积极影响和作用，因此有必要加强电子文件归档的相关研究，遵循电子文件归档的原则、流程，确定好电子文件归档是的主体责任，并控制好电子文件的归档时间，提高电子文件归档工作的质量和水平，推动各行业的信息化发展。

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