“十三五”规划下县级档案馆档案数字化建设面临的问题与对策研究

【摘要】现如今是信息化的时代，档案馆作为科学文化事业机构应该紧跟时代潮流，积极推进馆内档案数字化的进程。其中，县级档案馆作为基层档案机构，其在档案数字化过程中实际面临的一些问题很容易被忽视。对此，我们应该认真分析问题，积极研究其应对策略。

【关键词】信息化；县级档案馆；档案数字化

“十三五”时期，中共山西省委在深入分析山西省内外环境和形势后，对“十三五”规划提出了一些建议：鼓励拓展网络经济空间，全面落实网络强国战略、“互联网+”行动计划、分享经济、国家大数据战略等重大举措，利用大数据和互联网的规模优势和应用优势，加快山西信息化和新型工业化进程。在这样的大环境之下，作为维护历史真实面貌、为社会提供利用服务的档案館也应该积极响应国家号召，加快档案数字化进程，提高档案工作现代化水平。

一、县级档案馆档案数字化的必要性

档案信息数字化就是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案数字信息库。

（一）可以更好地维护档案内容的完整与安全。以高平市档案馆（县级）为例，馆内保存有革命历史档案和旧政权档案，这些档案年代都较为久远，当时的管理水平和保管条件比较落后，而纸质档案的保管条件要求较高，因此一些纸质档案的实体遭到了不同程度的破坏，比如受潮、被虫蛀、被腐蚀等等。并且，高平市档案馆自成立以来经历过三次搬迁，由于馆藏档案数量众多，因此在搬迁途中，一些纸质档案很可能因照看不周而被损坏或者被丢失，这些都会造成档案馆信息资源的损失，从而导致其不能更好地为利用者服务。若是能对馆内年代久远的历史档案和重要的现行档案实现数字化，那么很多问题即可得到解决——纸质档案的内容可以以数据信息的形式保存下来，不必担心因纸张的破坏而导致的档案内容的破坏，也不必担心档案在搬移过程中被丢失。

（二）档案信息被数字化后可以更好地为人们提供利用，同时各档案馆之间也可以更好地实现信息交流，提升管理水平。档案馆内保存有大量的政府部门文件，对于一些可公开的政府信息，人们若是想查阅可以登录档案馆网站进行查询，不必亲自到档案馆查阅纸质文件；对于各档案馆而言，各档案馆可以通过联网在网络上进行部分馆藏档案信息的相互流通，通过这样的馆际交流与合作可以大大提高办公效率。但是，想实现这些便利之处，必须先实现档案数字化。

（三）节省保存空间。纸质档案占地较广，需要充足的空间去容纳。然而随着时间的推移和社会的进步发展，产生的档案会越来越多，若是不进行档案数字化建设，档案馆最终将没有足够的空间去容纳所有的档案。由此看来，推进档案馆档案数字化十分必要。

二、数字化建设面临的问题

因为县级档案馆属于基层单位，所以在庞大的档案机构体系中，其数字化建设实际面临的一些问题很容易被忽略。目前，高平市档案馆亟待解决的问题主要有如下几点：

（一）档案数字化的技术不成熟。现阶段档案信息数字化的主要方式有键盘录入和扫描两种。键盘录入存在的问题是录入速度比较慢，由于档案数量繁多，所以工作人员逐份录入工作负担会很重，效率低；扫描存在的问题是扫描得到的图片像素不够高、文字内容的辨别率较低以及扫描的速度较慢等。

（二）馆内工作人员的专业技术和职业素养普遍较低。现高平市档案馆在编6人，其中大学文化1人、大专文化2人、中专文化3人，已取得档案专业技术职称的3人。过去档案馆内传统的档案工作内容简单，多是一些重复的劳务性工作，对技术的要求较低，所以馆内的工作人员尚且能够胜任。然而随着网络强国战略、“互联网+”行动计划等重大举措的实施，档案信息化建设已成为一个重要的趋势，作为其建设基础的档案信息数字化必须不断跟进。这些工作技术性较强，并且需要工作人员具有专业的档案学知识来辨别哪些档案需要数字化，哪些档案不必或者不能数字化，以及需要做好档案数字化之后保存、维护和更新的工作，这势必需要一些计算机人才和高级档案管理人才来领头和推进。但是现有的高平市档案馆内工作人员学历普遍较低，而且基本都不是档案学专业毕业，掌握的专业知识有限，很难完全胜任馆内档案数字化的工作。

（三）经费支持不足。近年来山西煤经济低迷，整个地区政府财政收紧。可想而知，档案馆作为一些人眼中的“边缘单位”所能得到的经费支持自然较少。然而档案馆建设经费投入大，须要花费很多的人力、物力、财力，需要很长的时间周期才能带来社会和经济效益，所以在地区经济低迷的情况下，政府往往不愿在档案馆建设上投入大量的经费。但是数字化建设过程中档案馆需要引进大量新的设施设备，开支很大，所以在没有足够经费支持的情况下，馆内档案数字化进程缓慢。

三、一些对策研究

（一）高平市档案馆应该向国内乃至国外发展处于领先地位的档案馆取经。向他们学习档案信息数字化的先进方式，多汲取前沿技术，多与其他馆交流与合作，开阔眼界，积极改善本馆落后的技术水平。

（二）对馆内工作人员进行专业技能培训，不断更新工作人员的专业知识结构，提高其职业素养。同时，档案馆应该想办法积极引进高级技术人才，比如可以通过从经费中拨款的方式来高薪聘请相关人才；也可以与高校建立合作关系，鼓励相关专业的教师和学生来馆内调研和实习，以此带来先进的管理理念和技术支持。

（三）拓宽资金引进的渠道。山西的经济长期以来主要依靠煤炭资源发展，第一和第三产业落后，经济的可持续发展能力差。所以山西应该深化改革，促进产业结构的优化升级，推进转型跨越发展，逐步提升经济水平。若是单靠政府经费支持数字化工作进展吃力，可以鼓励社会多方资金投入，最终市场将共享档案馆丰富的数字资源，从而获得经济效益。此外，档案馆可以提供有偿服务，对一些服务项目收取合理的费用，有偿服务项目是利用者有偿使用馆内工作人员利用馆藏档案资料综合加工而成的档案史料编纂作品、档案馆对外的专题讲座和职业技能培训等。

四、结语

县级档案馆进行档案数字化是很有必要的，虽然其在数字化建设中实际面临的挑战还有很多，但是希望在“十三五”规划这个大环境中，县级档案馆能够迎难而上，与其他单位多方合作，积极改进自身落后的方面，加快推进馆内档案的数字化进程。

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