传统档案管理与电子档案管理的利弊分析

摘 要：电子档案的出现是社会科技发展和人类进步的表现，这不仅可以给人们对于档案的管理带来方便，还有利于长期有效的保存档案，相比传统的档案管理，也存在一定的不足，比如网络信息的安全问题以及管理方式的要求等，本文就此进行具体的分析研究。

关键词：电子档案管理；传统档案管理；利弊；分析

在科技发展的背景下，人们工作越来越追求简单化、便捷化，电子档案由于自身的使用方便，保存长期，节约储存空间的特点，深受档案管理部门的喜爱。但是电子档案与传统档案相比在管理时候也存在一定的缺点，比如容易被修改，对于环境的依赖强度大，本文通过传统档案管理与电子档案管理的不同，支出电子档案管理存在的利弊，并提出一些合理的建议。

1 传统档案与电子档案在管理上的不同

1.1管理的效率的不同

首先，传统的档案管理工作，主要是对于纸质档案进行管理，纸质档案在管理的过程中，需要进行大量的时间来进行安排和整理，比如说需要对纸质档案进行分类、装订以及储存，这和过程会耗费大量的人力、物力和财力。其次，电子档案管理在管理效率上是比较高的，具体表现在：电子档案的载体是网络，形式是文书，不需要经过人工的参与，直接有网络进行信息的传送，在这一点上，电子檔案管理有着时间段，并且迅速的优势，可以给人们省去不少时间，提高管理工作的效率。

1.2在管理工作的操作上

首先，纸质档案的管理操作需要人工进行，前期的归档工作量相对较少，通过人工就可以直接进行，但是管理的周期相对较长。其次是电子档案的管理操作，电子档案管理由于是在计算机网络上进行，他需要的操作人员是具备高技能和高素质的，在管理人员进行归档操作的时候需要进行编号，并且标注日期等工作。相比之下，电子档案管理的操作不传统的档案管理多了一些工作量。

1.3储存介质上不同

首先，传统的档案管理在储存时候依靠的纸质，在保存时候只要有一个相随安全的空间，保证不受到损坏就可以了，这种管理方式要求储存的环境质量很高，比如控制湿度要合理、温度要适中，不能有阳光的指等。其次是，电子文档的管理储存介质是硬盘或者是云储存，这种介质节省空间，保存的档案长期和完整，管理的过程中需要进行备份，还要防止计算机故障以及网络病毒。

2 电子档案管理的利弊分析

2.1电子档案管理的有利之处

电子档案管理首先最大优点就是能够节省管理工作的时间，通过利用计算机网络技术，在使用的时候可以不仅过人工过多的参与，直接利用管理软件就可以进行记性传输、储存和使用，在这个过程之中，管理人员不需要进行档案的打印工作，不需要进行档案的传送和搬移工作，升省去了不少的人力工作。其次还有个优点就是节约成本，电力档案的管理不需要进行纸质和笔墨的使用，这省去了办公用品的开支；不用过多的人员进行管理工作，这省去了人力的成本投入；还有就是储存的载体是网络，节省了空间成本。电力档案管理还可以对环境起到有力的影响，比如减少了树木的砍伐工作，较少了纸质污染等等。

2.2电子档案管理的有弊之处

电子档案管理的不足和缺点是：第一，需要有专业的管理人才进行管理，由于电子档案管理是需要通过计算机网络技术来进行的，这要求管理人员具有计算机的操作技能和必要的计算机维修技能。第二，电子档案的管理制度还不够完善，在我国虽然电子档案已经被广泛使用，但在与电子档案的真实性以及有效性上面的制度没有明确的文件，被修改的可能性很大，辨别真假的保护技术还不够完善，在管理的过程中没有相关的明确制度进行规范。第三，电子档案管理的安全性存在风险，由于计算机属于电子科技产品，在使用的过程中容易被损坏，出现故障时候，如果没有对于电子档案进行备份处理，就会容易造成电子档案的丢失，另外，由于网络具有不安行，在电子档案进行网络和硬盘的保护中，容易受到木马以及病毒的侵袭，或者黑客的故意攻击，这种情况就会造成电子档案的受损，还有就是电子档案在使用时候，需要加密，人们一旦忘记密码就会造成打开的困难。

3 电子档案管理的几点建议

在使用电子档案进行管理的时候，需要注意以下几点：

首先是，依据电子档案的储存特点进行科学的计划和安排，制定出管理过程中传输的时间，避免出现管理档案的混乱，还有就是依据电子档案的名称进行编写，制定准确的编号，及时的进行储存空间的拓展。然后是，电子档案管理人员要提高自身的综合素质。管理人员要进行计算机技能的提高，并掌握一定的维修技能。管理部门可以进行高技能和高素质人才的引进，并定期进行管理人员的培训。其次是，完善和健全电子档案管理的制度，在管理部门的内部要制定出一套完整健全的管理体系，比如对于管理人员的职责和任务进行细分，对于电子档案的格式进行统一，这样有利于，管理工作更加高效，检索档案时候更加的快捷和高效。

4 结束语

通过上面的分析和研究，我们发现传统档案管理与电子档案管理在效率、操作方式、储存介质上存在着不同的区别，并提出了电子档案管理的优点和不足，希望电子档案管理的相关人员可以进行建议的参考，不断的完善和建立相关的方法和措施进行电子档案管理，充分发挥电子档案管理的优点。

参考文献：

[1]电子档案的利弊及电子档案的管理研究[J]. 魏媛媛.大家健康（学术版），2014 （17）47.

作者简介：

孙晓燕（1976- ），女，吉林省四平市四平宾馆档案馆员。