提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略

摘 要：近年来，随着事业单位实际发展水平的进步与提升，档案管理工作受到了人们更高的重视。技术的发展使得信息化管理的方式逐步渗透于各行各业当中，在事业单位档案管理工作开展的过程当中也是如此。但就目前情况来看，档案管理信息化工作的落实仍然存在着诸多值得完善的地方，在下文中，我们就具体地对于事业单位档案管理信息化建设过程当中存在的问题进行了简要的探讨分析，并有针对性地提出了相应的完善策略，希望可以为切实强化档案管理工作的实际开展水平起到有力的推进作用。

关键词：事业单位;档案管理;信息化建设;方法策略

1 引言

经济发展水平和社会发展水平的提升，使得事业单位当中现有的档案数量急速增加，如果始终沿用传统的档案管理模式，必然难以满足新时期档案管理工作发展的实际需求。档案信息当中不仅承载着事业单位过往发展的历史沿革，同时也是事业单位今后长远发展的有力依据。寻求事业单位档案管理信息化建设的新方法显得尤为必要，在下文当中我们就具体对于这一问题进行分析。

2 档案管理信息化建设的优势性作用

1）加快了信息化检索的速率。在信息化飞速发展的大背景下，我们面临着多而繁杂的信息数据内容，如何能够在庞大的数据库当中找准我们所需要的、值得信赖的信息，成为了目前我们需要重点考虑的问题。通过采用信息化管理的方式来开展档案管理工作，能够有效强化信息化检索的速率，强化档案管理工作的现代化水平。具体来说，首先信息化档案管理工作使得传统的纸质档案被转化为新型的数字化档案，可以不再依赖人工检索的方式实现全面、精准的信息内容检索，帮助档案管理人员查找到所需的信息内容。其次，可以实现大批量信息的同步查找，通过运用现代化的计算机网络技术，以较快的方式找准同类型的信息内容。最后，管理人员无需担忧因方案检索工作的开展对于纸质档案所造成的损坏，有效延长了档案的使用寿命，使得检索工作的开展变得更加轻松便捷。

2）构建了优质的档案存储环境。就目前的发展形势来看，大多数事业单位在实际开展档案管理工作的过程当中，都仍然将大部分的精力投入到纸质档案的管理工作中，档案管理工作也就因此而呈现出了以纸质档案为主的趋势，无论是在存储方式还是在管理方式方面都存在着一定的不足。通过运用科学合理的运用信息化的档案管理方式，为档案管理工作的开展营造了优质的管理环境，大程度上满足了档案管理工作对于环境方面的需求。具体来说，首先，通过运用信息化的管理方式，有效强化了档案管理工作的实际开展效率，使得档案管理工作成为了能够脱离纸张管理方式而更加趋于完备的新型管理模式，你的档案管理工作无需受到外界因素变动所带来的干扰和影响。其次，信息化建设使得现有的档案存储空间得到了明显的拓展，通过将档案信息资料存储与计算机网络空间之上，能够缩小档案管理工作开展所提出的空间需求。最后，相对于传统的纸张管理模式而言，信息化建设背景下的档案管理工作不再依托于实际环境，管理工作开展所消耗的成本明显降低。

3 档案管理信息化过程中存在的常见性问题

1）现有的管理机制不够完备。新时期事业单位中的档案管理工作，要求我们能够以长远发展的目光来看待档案管理，立足于社会发展和经济发展对于档案管理工作所提出的新要求，从多个角度采取多种方式促进档案管理工作的信息化发展。从现有的管理机制上来看，首先，管理机制与社会发展水平之间存在着较大的差距，现有的发展形式与社会发展的大背景之间存在着显著的差异。其次，现有的管理机制未能及时发生转变，难以充分适应信息化发展的新要求，限制了事业单位档案管理工作信息化发展进程的加快。最后，管理制度的更新缺乏足够的基本依据，使得事业单位档案信息化管理工作的开展只能取得微小的成果。

2）信息化工作未能完全落实。新时期的信息化管理工作被赋予了新的内容，从总体发展的角度上来看，事业单位信息化管理水平仍然有着较大的提升空间。首先，事业单位的信息化发展水平未能呈现出平衡发展的状态。其次，事业单位的档案管理信息化发展虽然获得了足够的重视，但信息化管理的方式却未能贯穿于上下级之中。最后，事业单位档案信息化建设工作仍然受到资金和资源的限制。

3）缺乏足够的专业人才。档案管理信息化建设的开展与落实需要有足够的专业人才作为支撑，档案管理工作的开展也需要由人才来落实，只有具备了足够的专业化人才，才能切实强化档案管理工作的信息化水平。然而就目前况来看，在大部分的事业单位当中都缺乏信息化方面的专业人才，使得事业单位档案管理工作的开展止步不前，加之在编制名额限制要求较为严格的情况下，事业单位很难面向社会大批量的招收管理人才，这成为了限制事业单位档案管理工作信息化发展的一个重要因素。其次，就当前发展的具体情况来看，大部分事业单位在开展档案管理工作的过程当中，相关管理人员会着重开展纸质档案的管理工作，但有的档案管理人员也普遍不具备信息化管理方面的知识，这使得信息化管理与档案管理被分割成为了两个部分，难以获得统一化的发展。最后，尽管目前有部分的事业单位已经面向档案管理人员开展了培训的工作，但培训工作的重点却往往并非信息化管理，这样的培训并非全无意义，但却难以从本质上推进事业单位档案管理工作朝着信息化的方向前进。

4 提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略

1）构建完备的档案信息化管理体系。首先，应当将事业单位现有的档案内容按照国家规范的标准要求录入到计算机网络系统当中，从而为事业单位档案信息数据的整合与检索提供基础的帮助。其次，对于在单位档案管理信息化建设过程当中所需要应用到的软件、硬件等都做出明确的规范，从而有效实现信息共享，带动档案管理工作总体信息化发现水平的进步与提升。

2）完善现有的基础服务设施。事业单位档案管理工作信息化的发展必须有足够的基础设施作为支撑，需要将每一个细小的管理步骤有效的连接起來，真正发挥档案管理信息化工作的时间作用，具体来说可以从以下几个方面入手。首先，应当配备足够的计算机和网络通讯设施。信息化发展必须依托计算机设备才能予以实现，为此我们需要有足够额的能够促进数据信息传递的设备，信息化管理工作的开展提供基本保障。其次，应当立足于事业单位档案管理工作开展的具体需求，购入与之匹配的基础设备。再次，立足于长远发展的角度之上来看待档案管理工作的信息化发展，充分考虑到相关设备的升级与完善。最后，采取有效的方式促进信息资源的交互共享，同时引入相应的安全管理设备，避免信息被他人篡改或盗取。

3）提升管理人员的专业水平。首先，应当定期组织相关管理人员参与到培训工作当中来，使其更多的了解信息化管理技术，促进工作人员的综合发展。其次，积极引入专业的信息化人才，为信息化管理工作的开展注入新的活力。最后，充分借助考核管理方式所具备的优势作用，规范管理人员的管理行为，促进信息化发展工作的落实。

5 总结

综上所述，信息化发展是事业单位档案管理工作在新时期的必然趋势，我们必须予以足够的重视，并采取有效的方式来促进事业单位档案管理信息化建设水平的提升，充分借助信息化发展所具备的优势，促进档案管理工作水平的进步与提升。

参考文献

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