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企业人事档案管理工作存在的问题及对策探讨

作者: 浏览数: 关键词: 管理工作 对策 人事档案 探讨 企业

摘要:当前市场竞争压力不断扩大,企业要想脱颖而出,还应当提升企业内部的管理能力。现如今随着企业发展越来越重视经济效益的工作,对人事档案管理的工作则是比较淡化,存在人事档案管理信息化程度不高以及档案管理工作人员队伍不稳定等方面问题,因此在日后人事资源管理过程中,必须要采取科学管理方法,通过科学合理管理措施,解决人事档案管理中所存在的问题,提高企业人事档案管理的效率,同时促进企业自身快速稳定的发展,带动社会经济水平提高。本文就企业人事档案管理工作存在的问题及对策展开探讨。

关键词:企业人事档案管理工作;存在问题;对策

人事档案管理工作是企业内部管理的核心内容,它实现了人力的合理配置,是企业人力资源部门的主要工作内容,只有企业内部配备高质量人才,管理机制不断完善,企业本身才能发展壮大。因此,企业负责人应当更新自身观念,带动企业人力资源管理部门与时俱进,结合当下新型的信息化技术,构建新型的人事档案管理模式,为企业的发展助力。

一、当前企业人事档案管理存在的问题

(一)人事档案管理人员存在较大流动性

对于档案管理工作而言,自身政策性是比较强的,人事档案管理工作也是需要具有着专业素质的人才。然而现如今因为我国企业人事档案管理人员存在着较大的流动性,且多数档案管理人员为兼职工作,在岗位调整以及职务升迁的时候也是不断进行更新,直接导致档案管理工作队伍经常进行更换,练手的新人比较多,但是干活熟练的人才则是比较少,致使档案管理工作普遍都是流于形式。

(二)企业对人事档案管理工作重视不够

人力资源管理部门是企业的基础管理部门,人事档案工作是人力资源部门的一项基础工作。当前很多企业对于人力资源管理中的人事档案管理工作的重视程度不够,只是单纯地过于注重企业发展过程中获取的经济利润,关注于人力资源管理中员工发展、绩效薪酬方面工作,没有投入足够的人力、物力、财力加强人事档案管理工作,致使人事档案管理水平无法提高。

(三)人事档案管理系统利用率不高

当前,电子信息技术应当成为企业内部管理的主要形式。一些企业内部结合现代化的信息管理手段,建立了人事档案数据库,将人事档案管理纳入人力资源管理系统模块进行统一管理。但实际操作过程中人事档案模块利用率不高,不及时更新档案系统信息,很多仍采取手工操作的手段,简单地将人事资料进行记录,并随意进行放置与保管,直接导致了档案信息陈旧,没有发挥出信息化系统的最大作用,没有提升企业的人力资源管理最大效率。

二、对策分析

(一)加强人事档案管理队伍培养,提高档案管理人员业务素质

企业应为人事档案管理人员创造条件,提供机会,加强培训经费投入,提高档案管理人员的创新能力和实际操作能力。同时,有计划、有组织的举办人事档案管理业务培训班或通过日常多层次、多渠道、多形式、多内容的培训和教育,不断提高人事档案管理人员的业务水平。

(二)需要严格的进行人事管理,保证信息数据的准确性

根据“凡提必审、凡进必审、凡转必审”工作要求,组织部门在干部选拔任用、考核考察、人员流动等都是需要通过人事档案审核,调阅人事档案归档材料。这样便对档案材料的收集要求进行提高,在企业之中,人事档案的管理人员必须要对档案内容做到认真收集和整理,高度重视资料真实性以及准确性,避免不合格材料混入到其中,这样才可以实现档案的准确性以及权威性,使档案资料管理人员可以更好的认识档案价值并做出相应展现。同时,及时掌握企业人员信息变动情况,实时更新干部人事档案数据信息,确保时效性、准确性,为信息的查询提供准确性依据。

(三)加强数据化人事档案管理系统的应用,全面引入信息技术

信息技术为社会发展的变革提供了良好的科技基础,我们只有紧跟时代发展的潮流才能够取得进步、赢得发展,企业人事档案的管理工作也是如此,所以在日常档案管理工作过程中应当全面引入信息技术,提高自身的档案管理信息化水平。搭建数字化档案查询平台,实现档案材料借阅、转入、转出登记电子化。应当做好档案管理数据库内容的扩充工作,扩大数据检索的范围,不断丰富内部的数据信息。例如,在日常的档案管理工作中,相关人员可以根据档案的性质进行编号和分类,再将其录入电子信息库中,充分利用计算机技術便捷和准确的特点进行精确筛选,帮助企业管理者快速搜索到人员信息,缩短工作时间,提高工作效率;此外,档案管理工作具有参考和借鉴作用,档案管理部门的管理人员还可以将整理好的档案资料按照要求进行扫描。加强数字化档案管理系统不断完善,细化干部信息查询权限,在兼顾各制度前提下,最大化提高检索、综合分析效率。实现干部档案信息管理由传统方式向信息化应用的转变,以供领导日后翻阅。由此可见,信息技术引入企业人事档案管理工作将会大大增加工作的灵活性。

三、结语

当下,科学技术突飞猛进,大数据已经成为了引领时代潮流的主要技术手段,各大企业必须迎合时代需求,为保证自己不被市场所淘汰,重视人事档案的管理工作,将档案管理与信息技术手段相结合,提升企业人力资源管理质量。企业负责人应当认识到人事档案管理的重要性,针对当前管理过程中存在的不足不断地进行整改,从而扩大企业在市场上的竞争力,带动企业健康发展。

参考文献:

[1]赵欣琪.创新企业人事档案管理工作的举措[J].办公室业务,2019 (06):177-178.

[2]王好萌,刘敬微.企业人事档案管理的现状与对策[J].劳动保障世界,2019 (03):61.

[3]周亚娟.浅谈如何推进广电行业档案管理规范化标准化[J].黑河学刊,2017 (3):133.

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