事业单位档案管理信息化建设有效策略研究

【摘要】事业单位档案管理信息化建设不能急于求成，需不断完善档案管理信息化建设的过程，由于社会在不断地发展进步，不同的企业管理形式不同，不过对于企业的信息化建设需要基本相同。事业单位是国家机构的一部分，所以档案管理工作和企业相比更加复杂，而且档案管理工作在事业单位中十分重要。由于传统的档案管理并不能适用于现阶段事业单位的档案管理，降低了事业单位档案管理的效率，将信息化建设和事业单位的建设相融合，符合了时代的发展，做到了与时俱进，也提高了档案管理的工作效率。

【关键词】事业单位;档案管理;信息化建设;有效策略

信息时代，除了我国，其他很多的国家对信息技术都在不断探索，我国信息技术发展主要是在社会主义改革以后，得到了飞速的发展，并且所取得的成果应用到了实际的工作中，提高了人们的生活水平。我国的多数事业单位，信息技术档案管理非常重要，信息技术的结合可以减少对人力物力的投入，保证了信息档案管理的规范，也减少了工作程序，减轻了管理人员的工作量，提高了工作效率，也降低了档案管理工作的错误率。信息化的档案管理工作虽然已经得到了广泛的应用，不过多数事业单位缺乏信息技术的人才，关于信息技术的管理制度存在问题，所以致使信息技术和档案管理运行中出现了问题，本文通过全面分析其中存在的问题，找到合理的解决方案。

一、目前事业单位档案管理信息化建设存在的问题

（一）档案管理信息化建设力度不足。信息技术的不断发展，在各个领域都得到了广泛应用，提高了我国国民经济的发展水平，为我国国民经济创新作出了巨大贡献，所以信息技术的重要性在各行各业都具有非常重要的影响力。事业单位的档案管理工作也要通过信息技术来完成，尽可能地提高档案管理工作的效率。由于目前还有一些事业单位管理人员未认识到信息化档案管理的重要性，还是使用传统的档案管理方式;也有的事业单位领导对信息技术有很大的看法，认为信息化建设需要损耗巨大的人力資源和大量的资金，所以多数事业单位的领导和工作人员对档案管理信息化的态度是观望，对于档案管理信息化建设来说有很大的影响，甚至影响了事业单位的未来发展。有的事业单位虽然将信息化建设与档案管理相融作为重点的内容，可是仅仅是了解，并没有对比进行深入的探讨，也没有建立一个完整的档案管理体系。

（二）事业单位信息化建设缺乏高科技设备。如果要将事业单位的档案管理与信息化建设相融，最要紧的就是购入先进的设备，引入更加先进的科技来进行信息化建设，这也是进行信息化建设的首要条件。在进行档案管理的过程中如果没有高科技的设备就不能叫作信息化建设，在目前阶段，事业单位档案管理工作发展之所以缓慢，主要是因为没有更新档案管理设备，多数都是传统的设备，现代化进程非常快速，传统的设备已经不能使用时代的需求被淘汰，而且设备破旧在工作过程中非常容易出现问题，要使用大量的人力物力进行维修，极大地降低档案管理工作的效率，也对档案管理的安全性有很大的影响。破旧的设备不能从根本上改变故障为档案管理工作带来的影响，不能保证工作的正确性。事业单位的领导由于种种原因不能加大对档案管理信息化的资金投入，对档案管理信息化建设的资金投入有一定的局限性，旧的设备不能换新，降低了档案管理工作的工作效率。

（三）档案管理信息化建设没有专业的人才。档案管理工作的实施与工作人员的执行力度密不可分，如果只是探讨对事业单位档案管理信息化建设的加强，并不付出实际行动，即使有再充足的准备都是纸上谈兵。就目前我国事业单位档案管理工作来说，没有高素质并掌握信息技术专业知识的管理人员，事业单位档案管理人员多为退休人员，对档案管理工作有着很多经验，导致档案管理人员工作效率低，主要是由于应用信息技术过程中缺乏专业人才。很多事业单位没有培训过档案管理人员的专业知识，多为直接工作，所以不仅没有工作经验，在适应档案管理的过程中也需要一段时间，所以进行信息化建设也需要一个过渡阶段。

二、改善事业单位档案管理信息化建设的策略

（一）加大资金投入。任何项目建设都需要投入人力物力和资金，工程项目和企业管理均是如此，人力物力的大量投入主要是确保了项目的顺利进行。事业单位档案管理工作的设备要更新换代，必须要有足够的资金支持才可以进行。事业单位的建设需要有关部门的支持，使用现代化的管理，更换传统的计算机扫描仪和打印机，确保档案管理的信息化建设可以顺利进行。在设备换新的过程中，档案管理人员要记录之前的数据，然后转到新的设备过程中分类整理。事业单位的档案管理工作需要足够的安全，有关资料不能外露，所以也应该为此建立一个完整的安全系统，确保档案信息不丢失也不被窃取，使信息足够的完整。

（二）加强档案管理的数字化建设。传统的档案管理工作的内容主要是记录登记档案的信息，对其进行备案，然后整理为纸质的档案进行管理。随着时代的变迁，信息技术的使用深入人心，也给人们的生活带来了巨大的改变，给人们的工作提供了便利条件。事业单位的档案管理工作进行信息化建设主要是将传统的纸质档案转化为信息化的数据，对档案进行数字化处理，为档案的管理提供了很大帮助，这也是档案管理工作信息化建设的重要因素。事业单位的档案管理人员需要在信息化建设之前分类整理现存的档案，将纸质档案合理划分，然后对档案管理进行信息化管理，避免在以后的信息化建设中出现漏洞，或者是出现一些难以解决的问题，有的档案需要永久保留，这些也要进行归纳整理，然后进行数字化管理，主要是为了避免档案信息出现漏洞，所以为了保证档案信息的完整性，需要及时地对永久性的档案进行处理。

（三）加大事业单位档案管理工作人员的培训。事业单位的档案管理工作是需要时间和精力去完成的一个工作，档案管理工作系统性很强，涉及的范围大，与事业单位的很多的部门之间都有联系，也有很大的影响。为了顺应时代发展的潮流，也确保档案管理信息化建设可以进行，需要事业单位加大对信息化建设项目资金的投入，改变以往的管理形式，制定合理的计划，加大对管理人员的培训。由于档案管理工作是事业单位的内部工作，需要有关的部门在单位的内部对档案管理人员进行技术的培训，然后对工作人员进行知识的教育，提高工作人员对信息技术学习的积极性。有关的部门可以为此制定考试，考核参加培训的工作人员，检测培训的结果，建立奖惩制度，对于考核成绩优秀的工作人员给予奖励，对于考核成绩不合格的人员进行批评指正，这样不仅提高了工作人员的学习兴趣，也可以使工作人员更好地掌握有关知识，做到因地制宜，加快信息化建设的步伐。

三、结论

综上所述，随着社会科技的进步，信息化建设项目的开展，在最大限度上解决了档案管理目前的问题，顺应了时代的发展。虽然现阶段很多事业单位的档案管理中还是存在很多的问题，但是通过上述的分析，采取合理的措施，为管理工作未来的发展奠定基础，使事业单位的不同部门都可以合理运行，推动事业单位信息化建设档案管理工作的可持续发展。

【参考文献】

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