浅议土地开发整理项目档案资料管理

摘要:土地开发整理项目档案资料管理详实地反映了项目建设的全过程，是项目实施管理的重要组成部分。然而，目前土地开发整理项目档案资料管理没有具体统一的规范，存在许多问题。本文从项目资料收集、整理归档两方面，就项目资料三大类中业主类档案资料的管理工作提出一些想法和观点，以期为土地开发整理项目档案资料管理提供些许借鉴。

关键词：土地开发； 项目资料； 档案管理

近年来，土地开发整理已成为促进土地资源合理利用、实现耕地总量动态平衡的重要手段[1]。土地开发整理项目实施管理是项目进入建设阶段后对建设过程中的各个环节所进行的控制，是保证项目计划、质量标准、进度安排、预算执行顺利实现的保证[2]。项目档案资料管理是项目实施管理的重要组成部分，是项目建设过程中从立项、可行性研究、设计、施工、审计、竣工验收等过程中形成的文字、图纸、图表、声像等真实的历史纪录。它详实地反映了项目建设的全过程，深刻揭示了项目实施中每一个环节的实际状况，是全面鉴定项目工程质量、明确责任、解决纠纷的重要依据[3]。

目前，土地开发整理项目档案资料管理没有具体统一的规范，仅有的些许要求散见于《关于印发《国家投资土地开发整理项目竣工验收暂行办法》的通知》、《关于开展省投资土地开发整理项目竣工验收的通知》等文件中，且多都是一些对档案质量的笼统要求，没有具体细化的规范。如何根据土地开发整理项目的特点，按照国家档案局对档案管理的要求，搜集、整理、管理项目档案，充分发挥项目档案的作用，这是项目档案资料管理的现势要求。笔者从事土地开发整理档案资料管理多年，现结合近几年来所在单位在省易地补充耕地项目的工程管理工作遇到的问题，就项目资料三大类中业主类档案资料的管理工作提出一些想法和观点，以供国土资源系统档案管理的同行们共同探讨。

1项目档案资料收集

1.1 资料收集过程与方式

项目档案资料收集可以根据项目建设的过程分为立项阶段资料收集、实施准备阶段资料收集、工程及监理招标阶段资料收集、工程建设阶段资料收集、验收准备阶段资料收集、验收阶段资料收集、项目后续利用和工程管护资料收集七方面。同时，在资料收集过程中应建立按工程时序和性质登记簿两个登记簿，既便于核对所收集体资料的全面性，起到查遗补漏的作用，也可方便资料整理后的查找利用。

1.2 资料收集内容

一般来说，立项阶段收集的资料主要为：可行性研究报告、论证与批准文件，规划设计报告、规划报告、预算书与评审报告，主管部门对规划设计和预算书的批准文件，立项阶段的其他有关资料（含规划设计变更的申请报告及主管部门的批复文件等）。实施准备阶段收集的资料包括：项目设施组织机构设立、实施方案、基本情况公告，项目区清障、权属确定和补偿方案，与工程有关的施工设计和图纸会审、招标、材料设备采购等资料，项目实施管理制度等其他有关资料。工程及监理招标阶段收集的资料主要为：招标形式（自行招标或委托有资质的代理公司招标）、工程监理招标（若是邀请招标，则必须有邀请函、议标的记录；若是指定委托招标，则需制定委托的决定，工程监理单位须有乙级（含乙级）以上监理资质）、确定工程量的有关材料（包括实测、计算依据的说明等材料）、标底编制（必须由有资质的单位工程标底）、工程招标公告、招标文件、依据招标文件进行招标单位的资格预审及投标单位的确定、投标文件（包括未中标单位的投标文件、开标、评标和定标材料，必须有时间、地点、评标专家的签到及专家打分记录和本人签字，评标结果）、中标公布及中标通知书、工程施工合同、其他相关资料。

工程建设阶段资料的收集包括：工程开工资料（包括工程组织实施方案，申报开工及批准文件）、现场管理制度（例会制度、责任人考核办法、工程进度及质量的控制和考核）、工程设计的变更（需要有相关部门的批准）、工程量增减方面的资料、工程进度、质量和资金方面的检测、检查和督办等报告、材料设备采购的报表、其他材料。项目验收准备阶段收集的资料包括：单位工程竣工图及验收报告、各标段的质量评定和竣工验收报告、项目区土地利用实测图（完成后的土地利用现状图）和竣工图、项目竣工报告（含工作报告和技术报告）、项目财务决算及竣工审计报告、工程监理总结报告、项目区土地权属调整报告、项目后续利用及工程管护报告、项目初验报告（含项目建设基本情况表、项目效益表、资金收支情况表和土地开发整理前后土地利用结构变化情况表）。项目验收阶段收集的资料包括验收申请、验收通知和验收报告。后续利用和工程管护阶段收集的资料包括项目区土地权属公告，项目工程管护制度和措施、土地利用及效益调查记录等。另外，在项目实施的过程中还有一些项目区图片资料、录像资料（丛工程项目开始到竣工验收的全过程）、有关部门对项目的检查、通报资料等相关资料也要及时收集。

2 项目档案资料整理归档

2.1 档案资料整理归档内容与原则

项目档案资料整理归档包括档案实体整理和档案内容整理，是档案管理的重要组成部分。档案实体整理是指将零散的和需要进一步条理化的文件或档案，进行基本的分类、组合、排列、编目，组成有序的档案整体的工作过程。通常所说的档案整理，主要指档案的实体整理。档案内容整理主要包括档案文件内容真伪鉴别、档案内容客观性考证及档案史料编纂出版等等。土地开发整理档案资料整理，主要包括文件平时归卷与调整、文件组卷、案卷排列、案卷目录的编制、档号重写、局部案卷或保管单位的调整等项工作内容。

在档案整理的过程中，要遵循以下的原则：卷内文件材料排列有序以保持文件之间的有机联系；案卷标题简明扼要能充分说明卷内文件的主要内容；卷内页号、目录、备考表和案卷封皮各项内容填写清楚、正确、完整；卷内文件无金属物，破损的文件必须立即修复；案卷装订牢固、美观；档案分类、组卷科学便于保存和利用。

2.2 档案资料整理归档建议

2.2.1形成全员档案意识，建立必要规章制度

土地开发整理建设项目是一项综合性的工作，涉及相关部门多，对内涉及国土部门相关处室，对外涉及水利、农业、建设等部门，造成项目资料来源广杂。这就要求项目管理单位对内要加强学习，提高认识，对外要向相关部门宣传建档意义，在各部门形成建档共识，确立档案工作的重要地位，取得相关部门的配合，使项目档案的管理工作能顺利开展。同时，项目档案建设涉及工程方方面面，贯穿于工程的全过程，大量的档案出自工程的管理、设计、技术和施工人员之手，一套完整、准确、系统的档案，离不开全体项目参与人员的积极配合。因此，要建立必要的规章制度，明确各自在平时资料归档工作中承担的职责，树立全员档案意识，切实做好档案管理工作。

2.2.2结合项目特点，制定切合实际、可操作性的档案管理办法

项目建设档案同样具备一般档案的属性，它同样要符合国家对档案管理的要求。同时，由于项目建设的特殊性，所以实际工作中管理单位要根据实际情况，制订出切实可行的档案管理办法，并指定专人负责，提前介入档案资料的收集、整理工作。

土地开发整理项目具有投资大、周期长、环节多、政策性强、关系到老百姓的切身利益等特点。因此，项目资料的完整、准确归档可以为资金运作、分清责任、确权定界提供依据。特别是在项目建设前期，项目还在准备阶段，组织机构往往不健全，人员不到位，档案管理人员要提前介入，对形成的文件资料及时进行收集和整理。项目正式立项后，要遵循项目建设和档案形成的规律，对项目档案工作进行统筹规划，与项目建设进程同步进行收集档案资料。同时要对相关档案管理人员进行技术培训，使他们掌握档案管理的标准要求，提高档案管理水平，更好地发挥档案的作用。

3 结论

土地开发整理项目档案资料不同于一般的历史资料，对项目工程的运行、安全有直接影响，要增强服务意识，注重运用、发挥好档案的作用，实现档案管理由封闭型向开放型、由保管型向利用型的转变，在档案的利用与服务中体现档案价值，为开发整理工作提供依据。同时，我们也要认识到，土地开发整理项目档案资料管理还不成熟，没有具体的规范可以参照。在实际工作中，仍然会遇到不少的问题，要很好地解决这些问题，就需要档案工作者在实际工作中不断地进行探索和总结，不断更新知识、更新观念、更新设备，努力搞好档案的收集与利用工作，以期达到档案的科学化、规范化标准化、现代化管理。

参考文献：

[1]高向军,罗明,张惠远.土地利用和覆被变化研究与土地整理[J].农业工程学报,2001,17(4):151-155.

[2]黄晓凌,张建华,陈真.关于土地开发整理项目实施管理措施研究[J].中国国土资源经济,2006(12):21-23.

[3]梁伟.浅谈土地管理档案的收集与利用[J].山东国土资源,2003(12):18-19.