谈档案社会功能转变时期的高校档案工作

【摘要】随着社会主义市场经济不断深入推进，信息化时代的呈现，档案管理工作已步入了现代化、信息化时期。档案工作的重要性随着社会的不断发展得到了不断提升，随之对高校档案工作提出了更高的要求。为适应社会发展的需要，搞好平时档案资料的收集、整理、归档、立卷工作，使档案管理在各项工作中发挥重要作用是立本之源。

【关键词】社会功能；转变时期；高校档案工作

档案工作是经济和社会发展的重要组成部分，它服从和服务于经济和社会发展大局。当前，随着社会主义市场经济不断深入推进，信息化时代的呈现，档案工作的规模日益扩大，内容日益丰富，职能日益扩展，其社会作用也日益凸显，在政治、经济、科技、文化等各个领域发挥着越来越重要的作用，而且利用对象也由单纯的个人、一个部门、党政机关、群众团体发展到企事业单位、经济和学术团体、乃至整个社会。这些都对我们加强档案管理、开发、利用提出了新的更高的要求。笔者认为，为适应社会发展的需要，高校档案管理者坚持搞好平时档案资料的收集、整理、归档、立卷工作，使高校档案工作在各项工作中发挥重要作用是立本之源。

一、立卷改革工作是新时期社会发展对高校档案工作的客观要求

目前，我们高校档案立卷工作遵循的是国家档案局2000年发布的中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）。《规则》将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。其核心是在“文书档案”整理中取消立卷、废除案卷之法，并在全国范围内推广普及、执行。

传统档案立卷制度在很长时期内对推进高校档案工作制度化、规范化、标准化建设起到了重要作用，但从多年的实践中看，其存在着不少弊端，最为突出的表现就是立卷过程过于繁琐、复杂、工作量大，效率低，且主观随意性较大，难以掌握；加之各高校立卷人员流动性较大，常常刚熟悉了立卷工作又被调岗，使得立卷方法“常讲常新”，归档文件整理工作质量往往得不到保证，使得每年的立卷归档工作成了文书处理和档案管理人员的一项繁重劳动，这既降低了机关档案管理的效率，也给档案工作带来了一定的负面影响。

随着我国社会的发展，高校档案工作的外部环境发生了很大变化。由原来的封闭型向开放型、由被动服务向主动服务转变。通过档案开放、编研等形式深化档案的利用，是目前较为先进的档案管理模式，也是高校档案工作的发展趋势。因此，在新的形势下，如继续沿用原档案立卷方式整理归档案文件，将不利于高校办公效率的提高，不利于高校档案现代化建设进程的加快，也不利于高校档案信息资源的开发利用。目前社会发展和科技进步、现代化、信息化观念的深入，以及计算机应用的日益广泛，为高校档案立卷改革提供了有利保障。

二、加强管理、注重资料的平时收集是根本保证

资料的平时收集管理是档案齐全性、准确性、原始性的根本保证。所以在资料收集方面要注重做好以下工作：

1、建立健全工作岗位责任制，使平时的收集工作落实到人，把收集工作的好坏作为考核档案人员工作好坏的标准。根据档案管理的规则，按机构来分类组卷，责任到处室，责任到人，及时做好平时的资料收集、整理，真正体现“简化整理、深化检索”的宗旨。发挥档案人员的主观能动性，主动出击，改变档案员只是满足于坐等接收，别人交多少就收多少、交什么就收什么的状况，采取各种有效措施，多渠道地把应该归档的档案材料全部收集起来，补充现有的档案资料，使档案信息不仅能反映机关内部管理的历史演变过程，而且也能全面反映市场经济在竞争中各环节的表现情况。

2、明确归档的质量要求，归档要求是保证归档质量的重要措施和关键。收集文书档案、科技档案归档案卷的质量要求是：归档的文件应齐全完整；遵循材料的形成规律和特点，保持材料之间的有机联系，以及平常注重归档资料的行文规范，保证入室档案的质量。

3、及时对采集的数据、收集的文件采用自动化的电子扫描等方法，进行输入、校对、管理。对能形成档案的资料进行严格梳理，层层检查，保证原始材料的完整性、准确性和实效性，为档案管理工作全面转向网络化管理奠定基础。

三、加大执法力度、强化档案管理

笔者通过十几年的档案管理工作，认为当前高校档案管理中还存在着一些问题。例如《档案法》不能有效地贯彻实施，个别高校和高校部门的领导对档案工作不够重视；有的学校各种门类、各种载体的档案至今还没有实施集中统一管理；个别学校档案室达标后，工作滑坡，甚至将原有的库房又是挪作它用，有的学校不能按时间向档案馆移交档案；许多单位虽然制度上了墙，但执行得不太好，有些学校的档案人员身兼数职，事务多，业务素质不高，责任心不强等等。

为加强管理，把高校档案工作落到实处。根据中央和国务院有关精神，继续大力加强《中华人民共和国档案法》的学习、宣传与实践，并定期进行督导检查，建立健全高校档案管理领导机构和各项规章制度，彻底改变个别高校和部门的领导对档案工作不重视，不管不问，不能及时为档案部门解决实际问题。同时要进一步强化档案执法监督力度，今后在采取检查的同时，不断充实和完善，建立档案执法监督制度，才能将档案管理搞得更好。

四、积极开展高校档案编研工作，适应社会的发展需要

高校档案编研是对档案文献进行研究与编纂，为社会提供档案信息利用服务的工作，它是高校档案业务的重要组成部分，也是现代信息加工产业的一个分支。目前，高校档案编研工作进入新的发展阶段，高校档案编研业务已由档案馆扩展档案室，非档案部门也借助档案进行编史修志，汇编出版各种专题资料，传播科技与经济信息，这些直接和间接的档案编研活动汇成了档案信息加工产业的热流。

从目前看，高校档案编研工作还存在着一些问题，主要是以下几个方面：

1、高校档案编研的理论跟不上形势发展的需要。总的来看，高校档案理论研究历史不长，主要致力于高校档案基础理论和宏观管理的研究，高校档案编研知识在档案管理学中只占很小的一部分，内容单薄。高校档案文献编纂学虽然比较系统，但主要是论述史料的一次文献编纂工作。许多学校档案编研，特别是二次文献和三次文献编研工作由于缺乏理论指导，只好自我摸索，编而不研，简单汇总，有的编制成果缺乏科学性和实用性。

2、有关人员对开展高校档案编研工作的意义认识不足。有些领导认为高校档案只要能保管好，到时能查找到就行了，不必再费力搞编研。因此，除一部分高校档案室专业力量较强外，多数高校档案部门编研力量都比较薄弱，往往没有固定编研人员。档案工作人员忙于应付收集整理工作，没有精力做编研工作。

3、高校档案编研工作的组织问题。高校档案编研工作缺乏统一规划，往往靠各部门的积极性自发开展工作，有的未经调研盲目上马，结果事倍功半；有的工作缺乏计划性，收效甚微；更多的是闭门搞编研，缺乏外界帮助；有些高校在档案达标时，出了几种编研成果，升级之后没有新的进展。

4、高校档案编研成果的公布和利用问题。有些文献不宜公开，编印后散发面很广。另外，高校档案编研成果出版困难较多，受资金市场的制约，花费很大精力编出的材料未能出版。

根据以上问题，为搞好高校档案编研工作，笔者认为应采取以下的对策：

1、强化编研意识，提高编研人员素质。要真正把编研工作纳入议事日程，列为高校档案馆（室）工作的重要内容。首先，要落实人员，对已成立的编研处、室、科等单位，要使编研人员到岗到位，履行职责；其次，要抓编研人员素质提高，这其中包括政治素质、文化素质、身体素质等。

2、强化基础工作，继续从收集抓起。高校编研工作是以研究高校档案内容为基础的，储藏丰富，编研的内容就充实。

如果储藏贫乏，基础工作跟不上，编研工作也就深化不起来。

3、强化多方位工作体制，增强高校编研工作的社会意识。从四方面抓起，一是强化参政决策意识，要利用手头的高校档案资料，编研出有价值、有影响的档案资料，为领导决策服务。二是强化学术研究意识，要充分利用自己的特长，发挥自己的优势，编研出有价值的高校编研成果。三是强化经济建设意识，编研工作人员要认真研究高校档案，从中找出规律性，从而推动经济向前发展。四是强化宣传教育意识，要通过编研，认真总结经验，吸取教训，使编研成果真正起到宣传教育作用。

4、强化多功能效应，适应当前竞争形式。编研工效应是多方面的，归纳起来有两点：一是社会进步效应。编研出的劳动成果，首先起到推动社会进步的作用。二是经济发展效应。在新的形势下，围绕以经济建设为中心，不断编研出促进经济建设，向前发展的档案资料。

中国特色社会主义事业的蓬勃发展和档案事业的蓬勃发展为高校档案工作提供了广阔的舞台，高校档案工作责任重大，使命光荣，大有作为。面对挑战，高校档案工作者应予以高度重视，努力加强高校档案建设，提升高校档案管理水平，实现高校档案管理的现代化、网络化，加大高校档案的开发利用，共享档案资源，要解放思想，开拓创新，扎实工作，锐意进取，使高校档案资料更好地服务于社会和经济发展，努力开创高校档案宣传工作新局面，在信息时代为高校档案界赢得一席这地。

参考文献：

[1]陈共花 档案管理信息化浅谈《办公室业务》2011年第S1期

[2]蒋刚生、蒋国新 浅谈档案信息化建设对档案工作规范化管理的促进作用

作者简介：

邵海丽（1968-），女，本科，青海大学医学院副研究馆员、研究方向：档案管理。