以档为鉴 发挥档案的无穷魅力

【摘要】如何加强企业档案管理工作，必须从制度上严格把关，首先，把好收集关、把好用印关、把好借阅关、抓好及时归档法，把好项目档案质量关及付款关。改变档案人员事后管理的观念，树立全员档案管理的新思想、新意识。将档案收集、整理、归档与各部门年度整体工作同部署、同推进、同考核，养成边工作边收集边归档的习惯，在企业内形成文档一体化的档案收集管理模式。

【关键词】档案；管理；提高

古人云：“以铜为鉴，可以正衣冠；以人为鉴，可以明得失；而以史为鉴，可以知兴替。”档案是直接形成的历史纪录。档案继承了文件的原始性，同时也继承了文件的记录性，是再现历史真实面貌的原始文献。档案因其具有凭证价值的重要属性，以此区别于图书情报资料和历史刊物，故此，它在某些方面拥有了让历史再现的可能性。档案是推动人类社会向前发展的基础，档案不仅是一个国家过往的缩影，更是一个地区、一座城市发展的真实记录。国家发展离不开档案，城市发展离不开档案，企业发展更离不开档案。档案不仅真实地反映了企业在日常生产，经营活动中的真实记录，也是企业各个发展阶段所形成的第一手资料，更是企业资产审计的重要组成部分。随着科学技术的不断发展，“互联网+”及多媒体档案的出现，办公领域现代化技术设备的应用和信息管理系统的建设，不仅提高了档案管理工作的效率，也给档案管理工作提出了新的要求。如何科学地收集与管理档案，在当今大数据背景下，一个删除键就能让几年、几十年的档案消失不见，我们该如何安全可靠地保存档案？为企业记录点滴发展，为国家积累档案史料，充分发挥档案在现实工作中的查考和利用价值。

绿树成荫的城区，浩瀚清澈的湖水，拂面一阵阵清新的海风，这是每位访客初次走进上海浦东临港主城区的第一感受。临港主城区规划面积68平方公里，位于上海最东南端，随着上海经济发展重心东移、浦东新一轮发展“南下”，自贸试验区效应辐射，临港将成为上海建设全球科创中心的主体承载区。十年间，经过档案工作者们的不懈努力，港城集团档案室较为完整地保留了开发建设过程中所形成的各种类别、各种形式、各种载体的档案万余卷。

一、建立健全档案管理制度

为更好地记录公司发展历程，公司成立初期，就设立了以集团档案室为主体，各相关部门及子公司兼职档案员为辅助的档案工作管理网络。同时制定一系列档案管理规章制度，以及各类档案归档范围和保管期限。明确归档范围及归档内容，防止有文必档、漏归档和不归档，确保档案的完整性、系统性、规范性。

（一）制度上严格把关。第一，把握文件材料收集和归档关。做好文件的收发文登记管理是防止文件遗失和文件资料归档工作的前提，也是文书承办部门重中之重。第二，坚持文书处理部门及各业务部门经办人员预立卷的原则。经办人是当事人，实行经办人归档负责制，有利于文件资料前期控制和归档工作的全面性、准确性、完整性，有利于保管期限的确定，有利于提高归档文件的质量和立卷工作的效率。第三，把好用印关。对盖章报送的文件，用印时即留下一份归档，对重要文件、合同等要有骑缝章的概念，利于档案的完整性和真实性。第四，抓好“即时”归档法。对重要批复和证书（土地、规划、房产证、营业执照等）、合同档案、重要会议、重要活动做到工作完成即刻归档。第五，把好借阅关。档案归档的目的就是为了有效利用，借阅时写明借阅目的，归还时填写利用后的预期效果。

（二）严格把握工程档案质量关及付款关。项目（工程）立项结束后，要求相关部门在合同和付款制度中列入工程竣工档案归档要求，督促相关部门落实档案责任人，实现全程全方位跟踪，立足阶段性检查，对项目承建单位一些不符合规范要求的工程档案及时下发整改告知单，严控工程竣工档案质量关，严把验收接收关。在项目竣工完成后，必须经上级主管机关检查，并取得主管机关验收合格证书，同时完成该工程竣工档案移交工作，方可支付相应的工程款项。

二、发挥工程档案、声像档案效用，服务临港开发大局

随着临港开发建设的不断深入，档案的开发利用成为开发建设过程中非常重要的一环。

（一）工程竣工档案为滴水湖出海闸维保工作保驾护航。滴水湖出海闸荣获水利工程行业优质工程最高奖项——中国水利工程优质奖，即大禹奖，这在上海水利史上尚属首次。2014年2月底，按照《上海市水閘维修养护技术规程》的有关规定，滴水湖出海闸迎来了阶段性的保养。为了做好养护工作，维修工作人员查阅了滴水湖出海闸相关的工程竣工档案，圆满完成了滴水湖出海闸的保养维护任务。完整、准确的竣工档案，为出海闸正常运转和水闸岁修的顺利完成提供了坚实的基础。

（二）声像档案记录城市开发历史，承载临港建设精神。随着临港地区由基础设施建设为主进入以功能开发为主的发展新阶段，如何更有效地宣传和展示临港的发展历史、区位优势、特色资源，加快功能性项目的导入和建设是现阶段的一项重要工作。声像档案记录并反映了临港发展历程中各个重要节点和历史事件，在招商引资、项目推广、文化宣传等等方面发挥了积极的作用。在集团出版的“十年历程，凝于一册，记港城集团十周年画册”中，采用了大量的图文展现了港城开发建设和港城集团十年来的奋斗历程、辉煌成就和建设者风采，并撷取了习近平、俞正声等领导同志视察临港的珍贵历史照片档案，以及反映临港主城区原始风貌和发展变迁的卫星图片。档案室仅存的最早一张手绘规划图成为这本画册的重要亮点。档案见证了临港新城从无到有，从滩涂到新城，沧海变桑田的开发历程。档案利用工作是档案自身价值得以实现的直接手段，做好档案的开发和利用，实现信息资源共享，须加强档案工作基础管理，适应社会需求的变化，寻求更为有效的服务新途径，以提高档案利用新价值，在创造经济和社会效益的同时，促进档案事业的发展。

三、不断创新档案管理思路，充分发挥档案价值

（一）档案工作适应现代企业的高速发展。现代企业制度的基本特征是产权清晰、权责明确、政企分开、管理科学。档案工作必须适应现代企业制度，转变管理模式，由被动管理转为主动管理，由事后管理变成事前、事中、事后的全过程管理。根据企业业务的不断变化及时优化完善档案管理工作，明确档案管理年度方针和目标，明确档案管理人员在档案工作中的义务和责任，突出不同时期档案管理的重点、难点、关键点。根据当前档案管理信息化的特点，增加完善电子文件管理工作标准。外延档案工作内容，新时代要求档案管理的工作方法必须创新，扩大档案工作的外延，深化档案工作的内涵，把过去只是单一管理档案的档案室扩大为集档案、资料、情报、信息、统计等为一体的“档案信息中心”。通过企业OA系统实施联网，从而达到各种信息资源的联合开发和资源共享，真正形成一个共享化的信息联合体，充分发挥档案资料的实用价值。

（二）载体创新，发挥电子档案的重要作用。信息化是当今社会经济发展的大趋势，计算机技术的快速发展使我们步入了一个信息化的时代，企业档案资料电子化是新形势下档案管理的必然趋势。档案管理中可充分利用企业内部办公网站，设置档案管理相应专栏，明确内部各员工的档案管理、查阅权限，明确各个管理岗位在各类文件材料形成、积累、归档上应负的责任，推进文件形成完毕后立即归档的归档机制，形成档案信息资源共享最大化。

（三）意识创新，全面提升档案管理工作。规范档案工作，必须加强自身基础建设，大力开发利用企业档案信息资源。不断加强档案管理专职人员在新技术、新知识方面的学习，不断提高整体管理水平，适应档案管理现代化的需要，更好地为企业生产和发展服务。一是增强归档意识，做好档案形成阶段的收集工作。二是加强企业档案业务培训和指导，提高档案人员在收集、整理、立卷、归档工作中实际操作能力。三是改变坐等、靠的管理方式，深入各部门了解情况，提出建议，及时解决档案管理中遇到的实际问题。

四、总结

企业档案来源广泛、内容丰富、形式多样，档案管理工作需要与时俱进，树立全员档案管理的新思想新意识。将档案工作与各部门年度整体工作同部署、同推进、同考核，养成全员边工作边收集边归档的工作习惯，有序推进档案管理工作规范，在企业内形成文档一体化的档案收集管理模式。

【参考文献】

[1]﹝国务院关于加强国家档案工作的决定〕（1956年4月16日国务院公布）.

[2]上海市档案工作政策法规汇编[Z]（1949-1999）.

[3]建设项目（工程）竣工档案编制技术规范DG/TJ08-2046-2088.