金融采购信息化初探

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摘 要：当下，很多金融企业都在推进采购信息化建设。但是，由于金融采购的特殊性，其在开展信息化时，无法照搬照抄制造业、商业企业以及政府采购等的较为成功的信息化成果，必须探索出一条适合金融采购的信息化道路。本文结合中国银联采购信息化的经历，提出了一种比较符合金融企业实际的采购信息化思路和方法。

关键词：信息化；采购；金融企业

中图分类号：F832.0 文献标识码： A 文章编号： 2095-8595 （2016） 04-518-05

电子科学技术 URL： http//.cn DOI： 10.16453/j.issn.2095-8595.2016.04.034

Abstract： In recent years， many financial firms are constructing procurement information systems. Because of the particularity of financial procurement， the constructor cannot simply copy the successful experience of the manufacturing industry， businesses industry and government procurement. So， we should explore a new proper Informationizing procedure for financial firms. In this paper， we follow the experience of China Unionpay’s procurement information system construction， give out a new thought and method for financial firms’ procurement informationization.

Key words： Informationization； Procurement； Finalcial Firms引言

采购信息化是企业信息化的一个有机组成部分。目前，制造企业和商业企业的采购信息化，以及政府采购的信息化均已经有了一个比较明确的模式。前者往往基于供应链理论，通过ERP系统构建采购信息化平台；后者则按照《政府采购法》确定的业务模式，通过多年探索，也形成了一些较为成熟的政府采购软件产品。但是，我们发现，由于金融企业采购业务的特殊性，其在信息化过程中正面临着一些个性化的问题和挑战，无法直接搬用现成的采购信息化产品及建设经验。本文力求提出一个新的框架型建设思路和方法，供开展金融采购信息化的单位参考。

1 金融企业采购信息化的特点

一是业务面广，时效要求高，标准化程度略低。相比制造业采购、政府采购等，金融企业的采购标的除了各类有形货物、建筑设计监理、工程施工外，往往还包括市场营销、创意策划、设计制作、业务中介等服务性标的采购。这些新增加的标的往往不像传统采购标的那样标准和规范，同时其市场形态多样，资源到位的时效要求严格，也使得金融采购在流程的标准化程度上，均逊于制造业采购和政府采购。因此，主要面向物料采购的制造业采购模式，以及主要依据政府采购法实施的政府采购模式均难以完全满足金融企业采购需要。因而，制造业采购和政府采购的信息化成功经验也只能用作借鉴，不能直接搬用。

二是采购业务参与方多，各有不同的诉求需要满足。由于特別强调内部控制和风险防范，金融企业的采购行为往往不是由采购部门一个单位独立完成的，经常是一个采购事项需要由需求、请购、采购、法务、监察、财务等不同单位和不同角色的人员在不同的工作环节协作完成。不同的参与方对采购信息化中的业务流程、角色权限、数据定义和格式、统计口径等有着各自不同的诉求。这些风格各异的诉求必须在同一个信息化平台上得到体现。

三是采购平台与其他信息化平台往往容易被割裂。对于制造业，由于其采购平台往往基于ERP建设，与财务等平台的互联互通往往不是问题；对于政府采购，业务和信息的交互要求往往不那么强烈。而对于金融企业，由于采购业务与其他业务既独立又有千丝万缕的联系，只有将采购、财务、资产等系统进行联接，对相关数据和流程进行整合，才能真正形成完备的业务流和企业级的数据池，真正发挥信息化的价值。但是，在开展采购信息化之前，金融企业往往已经建成了财务系统、审核审批系统、资产管理系统等等。新建的采购系统必须要做好与上述各系统的互联互通，这是金融采购系统面临的一项特殊挑战。

金融采购的这些特点，要求我们在推进采购信息化时，必须具有新的视角和方法。

2 金融采购信息化的业务设计

采购信息系统是企业的采购业务逻辑和管理行为在电子化平台上的体现，建设采购信息系统必须首先分析金融企业采购业务的特点，梳理明确规则与流程，并对今后一定时期的采购业务发展做出规划，才能有效指导和支撑采购信息化工作的推进。

以中国银联为例，公司在开展采购信息化之初，就对不同的采购业务进行了分类，并确定了每类采购的业务流程，规划了各项采购管理规则。在此基础上，将采购管理系统在划分为采购业务、管理支持、信息服务三大平台，如图1所示。

其中：

——采购业务平台涵盖当前及之后计划开展的采购业务类型，包括由采购部门实施的集中采购、由公司内各部门及分支机构自行实施的分散采购、以及外部单位委托银联采购部门实施的委托采购、联合采购等。每类采购业务均有不同的业务逻辑、参与角色及输出成果。

——管理支持平台承载评审决策、项目管理、供应商管理、履约管理等一系列管理诉求。评审决策部分需要实现专家评审小组的组建和评审打分功能、常规的内控审批功能以及重大采购事项的委员会集体表决功能；项目管理部分要跟踪并及时反映采购项目进度和各项质量指标的变化情况，并收集各方面的评价意见；供应商管理需要涵盖供应商开发、诚信、评级等方面的管理；履约管理需要监控每份合同的履约情况，并根据预设的策略进行风险提示。在业务架构中，每个管理模块都按照自洽的管理逻辑进行设计，既可以相互协同，又保持不同管理应用的独立性。

——信息服务平台主要实现两类功能，一是基于业务平台和管理平台沉淀的数据，提供针对采购项目、合同、供应商的信息检索、数据分析服务；二是建设个性化的信息集散平台，如采购行情平台、优惠信息平台、市场动态平台，主动收集各方信息，整合后为系统的所有用户提供信息服务。

上述规划是基于模块化、工具化的理念得到的，按照不同的业务和管理逻辑，分别建设各自相对独立的业务模块。但这些模块承载在统一的信息化平台之上，以实现数据共享、流程衔接、业务互动。

此外，为避免采购系统成为信息孤岛，在业务设计伊始，我们就考虑要与公司财务、法律、办公流程等主要信息化平台互联互通的设想。

正由于我们在系统建设之初就确定了建设目标，并绘就了系统建设的蓝图，使得在后续采购系统分期、分阶段建设过程中，没有偏离既定的方向，也没有出现重复建设和投资浪费，为系统建设的顺利推进发挥了关键性的作用。

3 金融采购信息化的技术设计

从技术实现的视角看，金融采购信息化平台需要处理好以下几个关系：一是信息化流程的规范严谨性与采购业务的持续创新之间的关系。在采购业务持续变化创新的大背景下，设计僵化的信息化平台往往跟不上业务发展的需要。二是采购信息的保密性与平台用户的多样性之间的关系。采购系统中保存的各类商业秘密需要特殊的安全防护；但是采购信息化平台的重要用户——供应商、招标代理机构等往往必须通过互联网登录，必须配备相应的技术安全措施。三是内控流程的规范性与信息平台的易用性的关系。由于采购是企业的一个重要内控环节，必须确保流程的严谨规范，但这会导致平台易用性的下降。因此，必须要通过一些特定的技术手段，在满足内控的前提下，尽可能给用户提供良好的用户体验和操作指引。

针对这一问题，中国银联采购平台在技术设计上做了如下考虑：在主机配置上，采用了基于服务器集群的云计算技术，并辅以负载均衡设备（F5），确保了平台处理能力的平滑扩展；在网络架构上，划分了Intranet业务服务器区、Internet业务服务器区、DMZ区、Intranet用户区和Internet用户区，并通过防火墙进行安全隔离，确保了网络访问的安全性；在数据的安全保护上，采用数字证书保护关键的交易数据和商务文件，采用加密保存避免关键数据的泄露；在软件设计上，采用“企业服务总线ESB”的理念，实现了各功能模块的独立性和平台的可扩展性；在系统接口上，統一采用WebService技术，最大程度上保证了跨平台的互操作性；在页面呈现上，借用流程导图技术、类电商呈现技术、业务操作台技术等新的技术手段来提升用户体验，有关技术架构见图2。

通过在技术上前瞻性的设计和安排，中国银联的采购信息化平台较好地实现了架构灵活、扩展便利、信息安全、体验完善等效果，有效支撑了采购平台的运营和发展。

4 关于金融企业推进采购信息化的几点建议

（1）要明确建设规划和业务目标，有步骤地迭代开发

金融企业的采购系统往往是采购业务系统和管理信息系统的统一体，其建设目标应当与金融企业采购业务发展目标互为呼应。因此，有必要在制定采购业务发展目标的同时，确定采购信息化平台的建设目标。同时，采购系统又是一个较为复杂的信息化平台，集成了众多的子业务和技术手段，一般而言无法一蹴而就。此外，无论是采购业务的变革，还是采购管理的调整都会对采购系统提出新的建设需求。因此，在确定建设方向和目标的前提下，通过迭代方式，持续完善系统功能和使用体验是金融企业建设采购系统的一个较为现实的途径。

以中国银联为例，在系统建设伊始，就确定了采购信息化目标为“构建涵盖采购业务操作、管理决策和数据服务的综合性采购管理信息平台，实现采购业务信息化处理，提供采购管理所需的各类信息化应用，统计与分析采购数据，服务公司相关业务应用”。同时，在系统开放性上，明确要建立统一的数据标准和流程定义，实现与其他业务系统的互联互通，交互数据，避免出现信息孤岛；在系统安全性上，要通过身份认证、授权访问等安全手段，保证信息存储和传输的安全，满足采购业务所要求的安全和保密要求；在用户体验上，要向互联网电商的标准靠拢，建成一个“不需要用户手册”的信息化平台。

在这一目标指导下，中国银联经过5年的分期、分阶段建设过程中，没有偏离既定的方向，也没有出现重复建设和投资浪费，实现了采购业务流、管理流、信息流的顺利融合和有序运转，为系统建设的顺利推进发挥了关键性的作用。

（2）要规范操作流程和信息标准，夯实系统建设基础

从本质上讲，采购业务的信息化，是将确定的业务和管理流程在电子化平台上的实现。因此只有确立了规范明确的业务流程，才能构建起高效流畅的信息化平台。同时，数据分析、信息呈现、内控管理等信息化功能的实现，均需要对海量的采购数据进行持续的积淀、自动化分析和挖掘，并在不同系统间进行有序传递。这些，必须依赖于完备的数据标准与定义。

中国银联采购信息化建设秉持了“制度优先”、“规则优先”的工作理念，在实施采购信息化之前，先对采购业务流程和管理机制进行了梳理和细化，明确了不同类型采购业务的实施规范，并确立配套的管理机制，为顺利开展信息化建设奠定了基础。在数据层面，中国银联在建设采购信息化平台的同时，明确了采购平台上项目、供应商、合同和产品等核心数据库的结构，梳理了各项信息字段的编码规则、信息来源、存储格式等标准，定义了核心数据字典，奠定了采购系统的信息基础。

（3）要关注用户诉求和用户体验，分类布局平台入口

采购业务的开展涉及不同类型的人员，包括需求人员、采购人员、供应商、评审专家、决策人员、履约人员、合规审查人员等等。这些人员在使用信息化平台的时候，往往会有不同的关注点和个性化的操作要求。在采购信息化过程中，必须将这些个性化的诉求进行有效的落实。

针对这一问题，中国银联的采购信息化平台采用了“首页+专区”的呈现结构，即在提供统一的系统首页的同时，为不同角色的用户（含供应商）设计了个性化的“用户专区”，将有关信息与操作按照该类用户的视角进行布局与呈现。近期，又借鉴电商模式，为标准的采购标的建立了采购商城，进一步优化了需求方的用户体验，得到了相关用户的认可。

（4）要强化信息安全和平台可扩展，提升技术架构的前瞻性

采购业务不可能一成不变，采购管理和数据分析应用更是会面临持续不断的调整。在采购管理信息系统的建设中，“需求变更”是贯穿始终的常态。提高采购系统对这类情形的适应能力，是采购信息化过程中需要妥善解决的问题。

为此，中国银联的做法：一是深入研究业务和管理的内在本质，勾画出各类业务和管理的框架体系，基于框架体系进行统一系统设计和分步骤开发建设。今后即便有新的需求出现，也不会跳出这一框架。如在设计供应商管理模块时，将其细分为开发管理、准入管理、遴选管理、评价管理、分级管理、沟通管理等一系列管理行为，为每一个管理行为设计相应的管理流程和信息应用，并明确定义了不同应用间的信息接口，保证了业务架构的可扩展性。二是在系统设计层面尽可能全面地考虑到各种可能的业务情形，对于暂时不会出现的情形，以及暂时不需要实现的应用，也预留好相应的信息接口，为今后的系统扩展留出空間。在供应商管理模块开发中，采取了分阶段实施的方式，为相对较晚开发的供应商评价管理、分级管理均留出了必要的接口，避免了后续开发时对现有系统的影响。三是尽可能采用“可配置参数”的模式进行系统开发，即允许业务层级的管理员对既定业务名称、分类、数据分析规则进行自定义，最大可能地保留系统的灵活性。

（5）要坚持互联互通和信息整合，充分发挥数据的价值

采购是企业内控管理的重要一环，与事由预算管理、合同管理、资产管理、资金支付管理等有着紧密的业务联系。在推进采购信息化时，如果不能将采购平台与相关的信息化平台进行电子化流程衔接和数据共享，就容易形成信息孤岛，无法有效发挥采购信息化的作用。只有将采购平台与相关的业务、合同、财务、资产等信息化平台进行有效链接和数据共享，才能实现更为完整的企业管理信息化。

在这一方面，中国银联的采购平台通过WebService等接口技术，与公司内部的统一身份认证系统、电子审批平台、项目管理平台、合同管理平台、财务管理平台进行了系统接口，实现了对相关业务全流程的信息化管理；同时与公司外部的金采网、微信平台等进行系统接口，将发布的采购公告信息直接推送到外部公告平台，成为金融系统首个与金采网实现互联互通的采购平台。通过互联互通，银联的采购系统已经实现了从单一业务系统到综合业务与信息平台的转变，较好地提升了这一平台的应用价值。

5 结语

金融行业采购业务的特殊性，决定了其采购信息化工作必须也要有自身的个性化解决方案。中国银联通过自身的实践，探索出了“提前规划，迭代开发；强化标准，关注体验；互联互通，技术前瞻”等一系列建设方法。本文对此进行了简要介绍。接下来，随着移动互联网技术迅猛发展，“大、平、云、移”已经成为采购信息化建设的指导方向之一。金融行业的采购信息化预计也将朝着多业务平台构建、大数据分析、云端服务提供、移动业务承载等方向进一步发展。