浅析网络环境下的档案管理

【摘　要】　随着科学技术的发展，我们正处于信息化的时代，在网络技术迅猛发展计算机应用越来越广泛的条件下，档案管理也正在向着电子化、网络化的方向迈进，大幅提升了其管理水平。但是，事物都具有两面性，信息时代提升了档案事业的发展空间，并为其带来巨大的发展潜力，同时，一些与之相应的挑战也随之而来。档案管理工作在网络环境的影响下，挑战与机遇并存，为了使档案管理工作能够顺利的进行，主动迎接挑战、克服困难，并紧紧抓住机遇是非常必要的。本文主要从三个方面来进行分析，即当前网络环境影响下档案信息管理的特点、目前的现状和面临的挑战以及采取的对策。

【关键词】　网络环境；档案管理；挑战；对策

1. 前言

信息在这个科技迅速发展的时代，被充分的利用和高效传播着。作为资源的一种，档案信息资料也渐渐由原来的神秘和不被重视转变为得到更多的关注和关心。因为档案资料能够给人们提供一些所关注的内在信息，其自身价值逐渐得到社会的认可。但是，目前一些比较突出的问题还存在于在档案管理工作的各方面，因此档案管理者们要顺应时代发展潮流，寻找工作中的重要突破口，抓住良好契机，实现档案信息化，变革新的理论和工作方法，使档案管理工作在发展过程中取得更大的成效。

2. 网络环境下档案管理的特点

2.1 档案信息的收集更加快捷

计算机技术的普及使得档案信息收集变得更加方便。数据信息可以直接由各输入档案数据库，同时档案人员在采集和核对信息时，也可以直接通过网络从各个部门的文件夹中得到所需的信息，这样缩短了文件转为档案的时间，使信息收集比传统的方式更加快捷。

2.2 档案信息记录的形式呈现多元化的趋势

在历史上，人们记录信息的主要手段是文字，并且文字是唯一的用来记录历史的工具。在科技发展过程中，录音和摄像技术的出现使得用声音和图像来记录信息成为现实。声音和图像比文字更加具体、生动、和直观地展示和描绘事物，使人们能够更加方便和详细的了解事物。

2.3 保证档案信息内容的完整性

在信息网络环境的作用下，对办公文件和档案进行一体化管理，通过网络，电子文件可以直接变为电子档案，保证了档案信息的完整性，使信息的丢失和遗漏得以避免。

3. 网络环境下档案管理面临的挑战

3.1 思想认识淡漠，观念落后

在传统的档案管理观念的影响下，现代化的资源建设以及档案信息化管理难以得到有效的实施，档案管理建设的受限使得各种经济效益得不到有效的提升。现代的档案管理难以发展的主要原因为，工作人员技术水平低，硬件设施条件不完善，对档案管理的投资力度不足，难以满足档案信息建设发展的需要，因而整体上不能够有力的促进其发展。

3.2 技术力量滞后

档案管理的技术力量落后，主要是由三个方面造成的。第一，从整体上来看，档案管理人员的技术水平普遍偏低，由于他们缺乏对计算机知识的了解，不能够熟练的掌握业务技能，再加上工作人员流动性大，使得具有专业性、技术性的人才严重缺乏；第二，档案管理部门大多数经济效益不高，不属于直接创造财富的部分，部门内部缺乏高层次的管理人才；第三，网络技术不断地更新换代，传统的档案管理模式已经不能很好的为档案管理发展服务，且再加上现在大多数档案管理的门户网站在建设发展中，缺乏技术含量，甚至有些档案网站很难进入，这些都对现代档案管理沉声了不利的影响。

3.3 档案管理软件没有系统的平台选型， 缺乏通用性

随着科技的发展，产生了很多各有特点的档案管理软件，它们虽然都具备档案管理最基本的要求，但是从目前的发展趋势来看，办公自动化、电子政务系统和档案管理逐渐趋于一体化，造成系统平台选型要顾及更多的因素。在各个档案部门，计算机的型号不一样，规格也不同，各自开发的软件不能互相交换使用，这样就给利用电脑完成信息管理的工作带来很大的麻烦，使得信息编辑成果得不到快捷的出版，这使档案信息网络化的进程受到了阻碍。

3.4 档案信息的保密性、完整性和真实性在信息网络环境下受到挑战

在一定程度上，档案信息一般都具有保密性，在对档案信息进行网络上的共享及开发利用时，必须符合保密内容的各项规定。不一定所有的档案资料都可以被放在网络上，涉密内容也不一定就不能录入网络系统，因此，档案工作者必须要思考的重要问题就是在网络环境下怎样做好保密工作。另外，在信息网络环境影响下，电子档案的真实性、可读性和完整性也受到了挑战。档案信息在网络环境下是以数字化的形态存在的，其本身具有的共享性、机读性、对设备高依赖性及易改性等特性使得任何有意的或无意的操作都有可能威胁到档案的真实性、完整性。

4．网络环境下档案管理的对策

4.1建设专业性强的档案人才队伍

目前，知识不足、管理落后、年龄老化等诸多问题在我们的档案管理工作人员中还大量存在着，如果这些问题得不到及时的解决，就会使我们的工作效率降低。在目前的网络环境下，传统的纸质档案的检索和查阅已经满足不了人们的需求，档案管理越来越向着网络化管理的趋势发展。因此，拥有一支专业性的人才队伍是必须的，领导应该着手创建一支年轻化、专业化复合型人才的人才管理队伍，这支队伍在提升档案管理工作上必将发挥重要的作用。如果缺少一支业务精良、技术性强的队伍，档案管理工作的实质性问题就得不到很好的解决，所以，要把不断增强档案信息化人才队伍的整体能力、持续创新和综合素质作为目标，在不断引进新的人才的同时，要加强对既有人才的技术培养，使档案管理人才队伍不断的适应知识经济的发展。此外，针对年龄老化的问题，要注意改善人员结构，加强人才建设方，特别是从专业结构、人员素质、学历层次等方面锻炼出一支精通理论和实践，既知识化、专业化又年轻化的档案工作团队。领导干部应该敢于唯才是用，接纳和吸引档案人才，加强对档案人员的培训，要更新观念，改变思路，在环境、机制、理论等方面不断创新，不仅要尊重人才，也要尊重知识，努力为档案人才干好事业营造良好的工作环境。

4.2建立对人的安全管理制度

和其他管理制度一样，在网络环境下，档案管理首先是人的管理，所以，如果想使档案管理网络运行的安全性问题得到合理的解决，就必须使档案信息管理体系更加健全，用制度来管理人和事，规范档案信息管理操作规程，并采取措施使信息的安全得以保障。首先是通过法律来形成一种威慑，使法律更加完善，严格执法。具体处罚条例和网络行为规范应该包括在档案管理法制中，通过法律的方法来有效的减少隐患，保障信息安全。另外，对网络上信息的安全性，要增强前期的控制，采用一定的措施加强技术保障，使系统本身发生故障的可能性降到最低。信息的备份工作也是尤其重要的，在保证信息的完整和紧急情况下使系统恢复正常运转上发挥着重要的作用，最后，还要要严格控制上网流量信息的范围。

4.3 建立完善的网络服务机制

具有交互性、信息量大是网络信息技术的重要特征，具备很强的服务能力和备检索能力。在档案管理信息网络机制的建立过程中，要体现这些原则和优势。首先是使档案信息数据库系统得以合理的建立和完善。档案管理部门应该在结合管理对象实际情况的基础上，用电子化档案代替传统的纸质化档案，尽快建立一套系统用以对信息数据统计进行管理，并安排专业技术人员维护和监控其运行情况。其次，严密的数据传输机制和查询准入的建立是必要的。运用网络技术来管理档案的目的是使所提供的数据信息查询服务更加完善，同样，档案信息数据库的服务能力和水平也受到其安全问题的影响。因此，为了防止他人恶意破坏数据库，避免重大损失的发生，电子档案数据信息传输、上传、下载以及查询准入机制的建立是必须的。在完成对电子档案数据库系统的建立以后，应该由档案管理部门为其配置数据防火墙，在保障数据安全发挥防护作用，并要求用户在下载上传和进行访问时，要通过合法规范的用户名和密码。同时对各项数据必须定期进行备份，最大程度上保证数据库资料的安全性。最后，为使服务能力得到提高，应该建立档案信息的专门网页，档案管理部门在掌握管理对象本身特点的基础上，及时、准确的设计出服务网页。互联网交叉和内部网络两种网页的形式都可以采取，这样不仅为内部业务部门之间进行数据交换提供了很大的方便，又能够满足社会上的需求。现代化的、主动的档案服务方式必将代替手工式的、被动的提供利用方式。

4.4加强网络环境下档案标准化建设

在实现利用网络管理档案信息过程中，档案信息管理的标准化与规范化的内容的制定是必不可少的。现阶段，在档案管理工作中还存在不少问题，需要进一步完善其标准化工作。有的档案管理本身硬件设施不完备，而引进了国家的管理标准，在一些档案管理过程中，甚至出现档案管理开发系统与计算机软件之间不兼容现象。所以，在档案管理过程中，标准化管理方式要不断得到加强，根据自己的实际情况，没有国家档案管理标准则，在档案管理中应采用行业或者地方行业标准，有国家的标准的，采用国家档案管理标准。这样可以有效的帮助各档案管理者建立标准的档案信息管理数据库，使档案的信息化管理得以实现。

4.5注重传统档案资源的建设

档案信息资源反映了社会实践活动过程中真实的历史记录，来源于社会实践活动。虽然一部分档案资源是直接以电子形式由开展者提供到网络上的，但是还有大部分档案是由加工之后的档案馆资料转换为电子形式提供到网上的，这些资料经历了从传统的档案馆收集、整理，然后进行加工等工序。所以，即使是在网络环境下，各档案馆应该更加努力建设和保存好自己的馆藏, 并且在此基础上建设档案信息数据库, 在网络环境下，这能够保证档案馆拥有丰富的档案信息资源。

5.结语

随着国民经济和社会信息化的快速发展，在信息网络环境下，商品经济和信息社会双重压力共同影响着档案信息的利用和传播。所以档案部门应该在顺应时代发展要求的前提下，抓住档案信息化建设的契机，研究信息化建设带来的冲击，主动了解信息化建设带来的的理论与方法的革新与突破。为实现对档案信息的合理配置，积极投入到实践中去。为了保证国家档案资料的完整性，最大限度的保障公民的切身利益，更要对档案信息资料进行合理、科学的管理。

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（作者单位：湖南省娄底市城建档案馆）