浅谈数字化信息在轨道交通档案管理中的应用

摘 要：数字化信息在重庆轨道交通档案管理中的应用十分有利于相关工作的开展，其效果也较为明显。对于旧时的纸质档案难以保存、存档过程中出现差错、查找资料工作相对困难等问题都有了很大程度上的解决。特别是档案管理的信息化已经成为了推动轨道交通各项工作进展的主流趋势。

关键词：轨道交通；数字化；档案管理

0 引言

由于重庆主城区轨道交通工具具有运量大、快速、通畅、安全、准时、舒适、节能、环保等优点，人们越来越认识到，采用轨道交通工具是解决城市交通堵塞问题的最佳选择。而每一条轨道交通线路从可行性研究、设计、建设至运营、经营各个阶段会产生大量的数据，如进度、质量、投资、技术、合同等方面的数据，这些数据不仅内容各异，而且还处在不断的变化之中。如何通过有效的管理来充分使用这些数据，将直接影响到项目能否顺利实施，员工工作效率能否得到提高。根据国际信息化发展的趋势，轨道交通逐步建立起一个网络化、数字化、一体化的工作环境，保障机构内各部门共享一个统一的信息通讯和数据处理平台，实现数据的共享和信息交流，满足企业内部办公过程中涉及的公文流转、督办管理、论坛、公告、信息门户平台等各方面的需要，实现高效办公和决策的公开、公正、公平，建立一个良好的工作环境，充分体现轨道交通运营管理智能化、电子商务网络化的优势。

1 轨道交通档案传统与信息化管理

在传统的数据管理方式中，以手工劳动为主，轨道集团各职能部门将纸质文件交办公室进行归档，各部门以自己的方式在自己的职权范围内采集数据，同时也只能查询到使用自己拥有的数据，形成了一个个“信息孤岛”，其他部门有可能对本部门解决问题有帮助的信息资源因为资源的封闭而无法及时的获得相关信息，从而造成了信息资源的闲置和浪费。随着轨道交通各条线路的开通，各个工程项目的立项建设，轨道集团接触到的相关单位大大增加，往来文件资料也成几何级增长，而传统的数据处理方式的弊端也日趋显现，如不及时加以改进，不但影响工作效率，更不利于整体全面地解决工作中的问题。

2 轨道交通档案数字化管理概念及内容

2.1 含义

数字化档案管理是相对传统管理而言的，它是以系统理论为基础，以数学方法为工具，借助计算机、数字通信等技术，组成最佳的结构体系，并充分发挥管理人员的积极性和创造性，以取得被管理对象在确定目标下，其整体动态的最佳效果。

2.2 轨道交通档案数字化管理的目的

轨道交通数字化档案管理的总目标：一是要千方百计地保存保护好各类轨道交通运营、建设阶段的档案实体，最大限度地延长档案寿命；二是要充分开发轨道交通档案信息资源，最大限度地为轨道交通行业服务，也就是要迅速、准确地提供一切可能提供的档案信息为轨道交通各项工作按计划开展服务。

2.3 数字化管理的内容

数据管理一般包括数据采集、数据存储、数据加工和数据查询四方面内容。 数字化管理要做的工作就是通过各类信息技术平台来缩短数据采集、加工、查询的时间，延长数据存储的时间。

3 数字化管理在轨道交通档案中的应用

由于目前计算机软件开发缺乏整体规划性，软件在通用性、实用性方面存在一定的不足，轨道交通档案管理数字化进程也不够理想，目前轨道交通综合档案管理与工程档案管理通过各自的档案数字化处理流程开展相关档案管理工作。

3.1 轨道交通档案综合数字化管理

轨道交通档案综合数字化管理包括文书档案、人事档案、会计档案的数字化处理工作。

3.1.1 文书档案。

文书档案的数字化通过集团办公OA系统来实现，OA自动化办公系统的公文处理及归档流程严格按《企业档案管理规定》、《企业档案工作规范》要求制定，结合公司的实际情况，文书档案按党群、行政、生产、经营4类来分类，归档文件按大类结合年度进行排列，会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。电脑还可以根据操作员录入的文件相关信息自动生成档案号，对文件进行智能化分类，很大程度上避免了工作人员的一些误操作，同时便于收文登记人员与档案人员的工作衔接。只是现在的OA系统功能还不完善，未能实现文件、档案一体化计算机管理，档案著录标引工作还没有完全转移向文件形成处理部门，这样直接影响到档案管理的工作效率。

3.1.2 人事档案。

轨道交通的干部人事档案管理信息化工作最大的问题是数字化信息量不足，许多基础数据网上缺失，档案资源利用率较低。干部档案信息外围涉及到上级主管部门、众多基层单位、横向条线部门，内部涉及到干部管理的多个职能部门，信息内容也包括班子建设、干部管理、干部任免、干部档案、干部教育、干部统计、干部考核、考察、党员统计等方方面面。因此，数字化信息系统建设必须突出多部门协作、多方位联动，制定科学合理的信息采集、维护和使用规定，明确界定各级、各部门的责任区分、权限和义务，形成科学、有序、规范、统一的运行协调机制，加强统一的强化培训，提高信息使用者的实际操作能力，从而实现干部人事档案管理数字化信息系统建设更好地为现代组织人事工作服务。

3.1.3 会计档案。

由于上面提到的技术等原因，轨道交通的会计档案数字化处理系统也没有完全与OA办公自动化系统合并在一起，并且根据《会计档案管理办法》要求，会计凭证、会计账簿、会计报表的输入应符合国家标准归档格式要求，目前的办公系统在智能化处理这类专业文件上功能上还有欠缺，达不到一些标准规定。因此会计档案的数字化目前还是通過金蝶等专业系统管理软件来实现，OA办公自动集成化的工程还在开发进程之中。

3.2 轨道交通工程建设档案管理数字化

由于轨道交通项目参与方众多，围绕工程项目的实施，如何做好各方之间的协调至关重要。轨道集团作为项目业主，与设计方、监理方、施工方、政府部门之间都要建立起通畅的联系才能够顺利地开展工作，基于这方面的需求搭建一个轨道交通工程建设数字化管理系统是十分必要的。

目前的轨道交通工程建设数字化管理系统功能仅限于施工单位与业主方的对接，施工单位的工程支付类文件统一在工程文件处理窗口处登记编号，而工程文件的归档由工程文件处理窗口直接与公司档案室对接，按轨道交通在建线路分类整理后，纸质文件与电子文档同步归档。

4 结论

随着轨道交通档案数字化管理应用的发展 ，不仅可以让企业的资源能够得到更加合理化的利用，让有限的资源发挥出更大的作用，更为关键的是各个单位的档案数据库联结起来，就能够建立起一个网络数据集成中心，各类数据通过网络进行共享、交换、查询，这既会给我们的工作和生活带来极大的便利，又可为轨道交通事业稳定发展造就一个高效、协作的团队，而这样的团队也离不开一个重要的协作平台-现代档案信息管理系统。

信息化是轨道交通档案管理的必由之路。作为轨道交通企业的档案管理者，在新时期，要适应档案管理数字化要求，必须冲破“接档案”“管档案”的陈旧观念，剔除影响档案事业发展的体制弊端，调整档案管理工作结构，使其与社会整体发展协调一致。务必要树立起强烈的职业创新意识，以信息化建设推动轨道交通档案管理工作，把建立轨道交通档案信息网络，实现馆藏档案数字化、资源共享、服务对象与需求扩大化，当成义不容辞的职责。

参考文献

[1]丁烈云、王征，轨道交通工程建设数字化管理系统总体设计研究，土木工程学报，2004年11期

[2]现代档案工作基础，重庆市档案局，2004年1月

[3]邱雨平，试谈档案管理与信息化建设，中国科技博览，2009（35）