文书档案实现信息化管理的探索

要实现传统的管理向现代管理理念转变，既有管理方式转变问题，也有管理理念转变问题，而管理理念的转变必须优先于管理方式的转变。笔者认为，在文书档案由传统管理方式向现代管理方式过渡时，应注意以下几点。

一、适应办公现代化的形势，重视电子文件的管理

随着计算机和网络的广泛应用，办公自动化、标准化、网络化渐趋完善，使用办公自动化管理系统代替以往手续繁杂的办公行文，许多日常工作可以直接在电脑和网络上办结，形成大量的电子文件。从电子文件形成的过程和特点看，电子文件仍像普通文件一样具有形成阶段、管理阶段、处置阶段，加强电子文件归档工作，对电子文件实行档案化管理成为必然的要求。电子文件档案化管理，就是在传统档案管理经验和形式基础上，结合电子文件自身的特点，采用先进的电脑和网络技术对电子档案实行文件级管理，对本单位形成的电子文件实行自动化、网络化管理，从而实现高效、快捷的电子档案信息管理模式。它不由文件形成部门或其他非专业部门来管理电子文件，也和传统的档案管理方式有所区别。

二、健全完善文书工作的管理系统

文书档案的收集、整理、鉴定、检索、保护和统计等环节，既相互连接，又相互制约。做好文书档案工作，为本企业的中心工作服务，是文书档案工作人员的根本任务。做好文书档案管理工作，是为了保证文书档案在中心工作中的作用，即作为机关工作的参谋作用，作为宣传教育的素材，作为历史的凭证，其重要性不言而喻。为了实现文书档案管理由传统方式向现代化管理方式转变，必须健全文书档案管理人员系统，设立专、兼职文书档案管理人员，同时要修改和完善文书档案管理制度，删除不适应计算机管理新方式的内容，增加与计算机管理新方式相适应的内容，保证新的制度下各环节的责任、程序和标准。

三、注意确保电子文件的原始有效

电子文件的归档时间与传统档案不同。电子文件可以在文件办理结案后随时归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用数码签名封签认证，由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使辨别电子文件的原始凭证性变得复杂而困难。因此，电子文件要进行加密保护，以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。为了解决电子文件载体易老化变质影响电子文件的长期可读性问题，档案部门可以将电子文件打印出一份纸质档案以作备份。

四、及时修改完善文书档案管理制度

企业现有的文书档案管理制度，其内容主要针对纸质文书的形成和归档，对电子文件管理的相关规定不完善。而电子文件的特点是文件形成的源头分散、不易反映文件修改和运作过程的真实情况、对已确认形成的文件容易进行修改而影响档案原始凭证的权威性，因此，修改企业文件档案管理制度的重点应针对如何收集电子文件、如何反映文件形成过程的真实情况、如何保证正式文件的原始性等方面作出规定。

五、提高专职文书档案管理人员的业务素质

实现文书档案管理由传统管理向现代管理过渡，对专职文书档案管理人员的基本要求除了传统管理体制下的要求之外，更要强调业务知识水平，一是要有扎实的信息理论知识和相关知识，二是要熟悉政策法律知识，三是要掌握现代管理技能尤其是电脑应用的基本技能。为此应该从以下几个方面加强队伍建设：一是应选调那些所学专业为文档管理的专业人员；二是对在岗的专业人员定期进行培训，使其在品德、业务、技能等方面适应新形势的要求；三是对文档管理人员进行定期考核。

作者单位：北京燕山石化公司