16ERP环境下销售与收款内控分析与方案设计

摘要：在市场经济中，内部控制是企业生产经营活动的自我调节和自我制约的内在机制，处于企业中枢神经系统的位置，对于加强企业经营管理，維护财产安全，提高经济效益，具有一定的现实意义。本文以国华销售与收款业务为主线，提出销售与收款业务内部控制的目标，通过分析其在ERP环境下的销售与收款业务流程与风险，对其在ERP环境下销售与收款业务的内部控制进行设计，以防止销售与收款过程中的差错与舞弊行为。

关键词：ERP环境；内部控制；销售与收款

一、ERP和内部控制相关理论概述

（一）ERP概述

1.ERP系统的管理思想

ERP系统是建立在信息技术基础之上，利用现代企业的先进管理思想，全面集成企业的所有资源，并为企业提供决策、计划、控制与经营业绩评估的全面化、整合化和动态化的管理平台。ERP系统与企业其他信息系统有着本质的不同，它是以业务流程管理为核心的管理信息系统。它打破了传统的以职能划分的作业模式，实现了财务与业务的一体化。

2.ERP系统应用的特点

ERP（即企业资源管理）最为突出的一个理念就是企业信息资源共享。

首先，ERP系统把企业的物资采购供应业务、产品类生产销售业务、投资项目核算管理业务、资金控制业务以及成本核算业务全部集成到一個系统之中，并把各个业务模块产生的信息数据统一归集在ERP系统的信息数据库中，从而实现了信息资源的有效共享。其次，ERP系统的信息集成性还表现在其他部门录入的业务数据可以直接生成财务数据方面，这不但减少了财务员的核算工作量，同时也实现了财务信息的及时产生，方便了业务人员及时进行成本费用的监控。

（二）内部控制相关理论概述

企业内部控制制度是运用现代企业的系统理论、控制理论和信息理论，按照企业控制与管理规律要求建立起来的经营管理体系，对完善公司治理结构，改善经营管理，防止弊端，保障财产安全，提高经营活动的效率和效益等，有十分重要的意义。在市场经济中，内部控制的固有功能是企业生产经营活动的自我调节和自我制约的内在机制，处于企业中枢神经系统的位置。

二、销售与收款内部控制的目标

销售收款业务具有业务发生频繁、工作量大、运行环节多等特点，并涉及资金流和实物流两条线，因此是企.业运行过程中最容易出现徇私舞弊的环节。要对销售收款业务进行控制，必须首先明确其控制的目标。只有以正确的目标为导向，企业才能设置出合理的内部控制组成要素，与之相对应，内部控制各要素也是企业实现或达成目标所必需的条件。通过建立有效的内部控制，企业选择规避、减少、承担和接受风险，内部控制实际上就是控制风险。由此，结合企业销售收款业务来看，由于其业务风险集中在经营风险、市场风险和信用风险几个方面，因此，对以上几方面风险进行控制，我们可将其目标具体确定。

（一）保障商品和货款的安全和完整

（二）扩大销售

（三）实现经营现金流入量的最大化

（四）与客户建立长期友好的合作伙伴关系

三、国华销售与收款业务流程及风险分析

（一）郑州国华食品有限公司简介

郑州国华食品有限公司，总部设于河南郑州市，主要从事生产和销售方便面、饮品、糕饼以及相关配套产业的经营。公司产品均标注「国华」商标，公司主要产品系列分为五种。公司透过自有遍布全国的销售网络分销旗下产品，截至二零零八年六月底，共拥有四个大区，19个销售部，88个销售处，以及58个创业小组以服务580家经销商。四通八达、快捷高效的营销网络和售后服务是保障公司产品快速销售流转的主要原因，也有助于新产品及时迅速地登陆市场。作为方便食品行业的名牌企业，也是食品产业大省――河南省的方便面行业的前三强企业。

（二）国华销售与收款业务流程

国华ERP环境下销售与收款业务是以业务员争取到客户为出发点，经过销售主管的赊销批准，按照ERP系统设定的销售价格录入发货通知单，依据发货通知单到仓库请求供货，在合理安排货物供应后，仓库主管开具销售出库单，发出货物给客户。以销售出库单为出发点，系统自动生成销售发票并过账，在财务核算模块中分类汇总以及催收货款、进账，清理应收账款。

（三）国华销售与收款风险分析

销售与收款环节中，企业为了在竞争中赢得主动，捉住商机，除了要进步产品质量、改善售后服务外，还要运用赊销方式来扩大销售，只要有赊销就必定有应收账款。一方面扩大了企业产品的销路，增加了产品销售收进，进步企业竞争能力和经济效益，另一方面又形成了一定的应收账款，增加了企业经营风险。

国华作为生产性企业，销售与收款是企业经营活动非常重要的工作，其基本包括十个环节——接受客户订单、批准赊销信用、安排发货、按通知单发货、生成发票、开具货运合同及出门证、发票过账、收款、办理销售退回、销售折让和折扣、清账。

在销售收款方面，国华公司面临的风险主要有：

第一，所接受的订单不符合企业的授权标准，接受了企业生产和库存无法满足的订单；第二，无授权低价销售产品；第三，无授权或无约定情况下发生赊销；第四，超额度和超账期赊销；第五，仓库保管人员未经授权私自发货；第六，客户需求信息接收或传递、处理过程发生错误，导致客户需求不能准确满足；第七，应收账款被挪用，或者客户信用不佳导致应收账款不能足额收回；第八，销售退回实物与账面不符；第九，清账不及时影响顾客的信用额度，并进而影响到企业销售；第十，未授权人员进入系统误操作，更改初始设置等。

四、国华ERP环境下销售与收款内控方案设计

（一）接受顾客订单

该业务活动流程首先由客户提出订货要求，然后根据客户订货要求编制发货通知单，最后，对发货通知单进行审批。对发货通知单中各项销售要素的审核过程是对该笔销售交易的认可过程，也是对该笔销售交易的控制过程。为了验证该业务中客户的真实性、商品价格、种类、规格的正确性以及销售商品数量的可接受性，ERP系统应该设置销售管理模块，进行销售管理和控制。发货通知单一般是进入销售管理系统的第一张单据，发货通知单审批内容包括对销售产品种类、规格、数量、单价、客户、赊销额度、信用政策等，是销售的关键内部控制环节。

为确保内部控制程序的有效实施，在ERP系统环境下，应统筹考虑符合内部控制要求的职责分工；价格的制定权限、客户名单的管理权限和发货通知单的编制权限必须分开，由具有相应授权的独立部门和人员分别执行，销售项目主管应有特别处理权；ERP系统内的价格制定和调整、客户名单的修改和增加必须附有相关批准文件；独立检查与评价中应有严格的流程管理制度和责任管理制度；應独立评价流程管理制度和责任管理制度在ERP系统环境下的执行效果。

（二）批准赊销信用

赊销信用的批准是发货通知单批准的一部分，赊销信用的管理包括两部分内容，一是制定赊销额度，指根据对客户的调查，针对每个客户制定赊销额度；二是日常赊销管理，包括对销售业务赊销额度的比较和超出赊销额度的销售的特殊批准。信用管理部门的职员在接收到销售管理部门的发货通知单后，即执行赊销额度核查程序，将发货通知单与该顾客已被授权的信用额度以及至今尚欠的账款余额加以比较。如符合信用额度，则进行审核；如不符合则报请信用主管调整信用额度或作特殊销售处理。

为了降低坏账风险，应明确各部门、人员的职责分工。其一，销售业务与信用检查、信用额度确定是不相容业务，不能由同一人负责，以切实避免销售人员为扩大销售而使企业承受不适当的信用风险。其二，应分级设置批准赊销信用的权限，并在程序中设置操作权限，不同信用额度的赊销由不同层次的管理人员审批。应在ERP系统中内置客户信用额度比较和报警机制，同时，内置完整的信用额度标准体系和信用额度审批程序。

企业应对新顾客进行信用调查，对原有顾客进行定期或不定期的信用调查，通过获取信用评审机构对顾客信用等级的评定报告等方法了解顾客财务状况，评定坏帐风险，调整赊销政策。在ERP系统中制定严格的信用计划，用为企业信用管理的基础。

（三）安排发货

为了防止仓库保管人员未经授权私自发货，企业应要求仓库保管人员只有在收到经批准的发货通知单时才能发货。对于本环节的控制，国华在ERP系统中单独设置存货管理模块对存货的收发进行管理。在此模块中应设置实时接收程序，接收由销售管理模块传递过来的已编审完整的发货通知单，作为存货管理部门对外发货的依据。在存货管理模块中应设置根据完整的发货通知单自动生成存货销售出库单的内部程序，一旦存货管理人员在销售单上签署已发货指令，存货管理模块将自动生成存货销售出库单。并且发货通知单和存货销售出库单应互相记录对方的编号（或要编号的编码规则上相互体现），并可以实现销售出库单与所依据的发货通知单的联查（可以在填制发票时作为依据）。

（四）按通知单发货

为了避免装运人员装运未经授权的产品，应由存货管理部门将装运通知与系统内的发货通知单核对一致后，由存货管理部门人员监督装运人员装运，并在发货通知单上签署已装运指令，在ERP系统标注装运通知单，生成销售出库单。

装运部门人员负责核查所提取商品的内容与裝运通知单一致。按序归档的装运凭证通常由装运部门保管。装运凭证是提供商品已装运的证据，应设置独立核查人员，定期检查是否每张装运凭证均以编审完整的发货通知单为依据。

（五）生成发票

在由ERP系统开具发票的情况下，销售发票应由系统根据已发运的装运凭证、已标注发运的销售出库单自动生成的。系统中的发票记录上应记录所依据的编审完整的发货通知单号、存货销售出库单号和装运凭证编号。开具发票前系统内部程序应能自动核查销售出库单和装运凭证的的完整性。开具发票时要认真检查货物的价格和折扣政策是否与该地区所实行政策一致。

（六）开具货运合同和出门证

由于国华主要是送货销售，生成发票后要打印货运合同一式四联，由司机签名确认后带走两份，一份货到后交给客户，另一份由客户签字确认货收到后带回公司结运费。在此环节中，开票人员要认真检查合同上的客户名称、地址以及本车运送货物的品名、规格、数量等是否与发票一致；同时开具出门证，由司机出门时交给门卫，门卫对出门证上应该具有的车号，时间，所装货物，印章和签字逐一进行核对，核对无误后方可放行。

（七）发票过账

为了确认销售的真实性、确保销售记录的完整性、保证业务估价与分摊的正确性，ERP系统应具备单据追踪能力，在销售系统生成总账所须凭证时，应能联查销售发票、销售出库单、装运凭证等，保证记录销售程序的完整性。

（八）收款

为正确办理和记录现金、银行存款收入，ERP系统在收款环节应检查收款业务是否按照流程设计的三种收款方式严格执行，有无未按规定程序执行及私设小金库现象发生。销售收入及时入账，不得账外设账，不得擅自坐支现金。销售与收款职能应当分开，销售人员应当避免接触现金。

（九）办理销售退回、销售折让和折扣

退货业务涉及退货的批准，退货货物的入库和应收账款的冲减三个环节；销货折让和销货折扣则涉及折让和折扣的审批与应收账款的冲销二个环节。

为保证业务在授权范围内进行和实物与资金处理的一致性，ERP系统在职责划分上，要求退货的批准、退货货物的接收和开具贷项通知单、应收账款的冲减应分别由不同人员负责，并确保与此业务有关的部门和人员各司其职，分别控制实物流和会计处理；对于销货折让和折扣业务应将审批与应收账款的冲减业务作为不相容业务处理。

另外，在系统中各项审批事项必须由具有相应授权的职员签署完整，企业的销售退回必须经销售主管审批后方可执行；销售退回的货物应当由质检部门检验和仓储部门清点后方可入库；质检部门应当对客户退回的货物进行检验并出具检验证明；仓储部门应当在清点货物、注明退回货物的品种和数量后填制退货接收报告；财务部门只能在企业接收到退货货物和退货的发票后，才能冲减应收帐款，即在ERP中应收账款管理人员只有在接收到存货管理部门开出的贷项通知单后，才能比照收到的退货发票冲减应收账款。企业应对退货原因进行分析并明确有关部门和人员的责任。

（十）清账

清账是销售与收款循环的最后一环，是由总部会计在月末或期末对企业的应收账款进行清理，为确保应收账款账户数据的真实性、及时性，对于信用期内收回的款项应重点检查款项到账后是否立即对应收账款清账，同时记录客户资信情况、调整客户赊销额度；不管赊销部门的工作如何主动，顾客因宣告破产、死亡等原因而不支付货款的事仍时有发生。销货企业若认为某项货款再也无法收回，就必须注销这笔货款。对于确实无法收回的坏账，应获取货款无法收回的确凿证据，经适当审批后再及时注销；对于会计期末未收回的款项，企业应将对客户的风险评估纳入客户管理内容，在此基础上制定针对该客户的信用政策和坏账预期。为应对坏账风险的冲击，在控制程序上应充分利用ERP系统的信息处理能力，分别对客户制定坏账准备提取方案，提高坏账准备提取的准确性。在ERP系统环境下，坏账政策的制定要经过适当的授权，符合企业会计制度，并与坏账提取进行职责分离。

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