浅谈档案管理的网络化及其保护

摘 要：随着社会的进步与发展，互联网时代已经到来，越来越多的企业重视起信息技术的应用。档案管理作为文化管理的重要组成部分，其网络化受到了人们的高度重视。档案管理实现网络化，可以更加科学、便捷、快速的进行管理。本文分析了我国现阶段档案管理的状况，如何实施档案管理的网络化，以及档案管理网络化会面临的风险和解决措施。

关键词：发展现状；存在风险；解决措施

随着我国综合国力的增强，科技水平的提高，网络化的时代已经到来，网络的应用受到广泛关注，并且被应用到各个领域中。档案管理也紧跟时代的步伐，向网络化发展努力，然而这其中并不是一帆风顺的，其中存在很多风险。针对我国现阶段档案管理的状态，安全有效的实施网络化，并成功应对风险，是十分必要的。

1 现阶段档案管理的发展现状

档案管理在各个行业中都占据着重要地位，在企业中它可以实现人力资源的有效管理，在图书馆事业中它可以实现书籍的有效管理与查询。因此档案管理实施网络化是一项重大举措。但是在当下，我国档案管理仍存在一些问题，阻碍了档案管理的进步与发展。

一方面由于之前对信息技术的不重视，我国部分档案管理仍停留在传统的人工管理方式中，这就造成管理工作的复杂，管理方式的不合理，资源无法实现有效配置。而档案的形式是多种多样的，仍选用人工管理模式，不仅导致管理工作无法快速便捷的进行，还造成人员需求增大，增加开支。

另一方面档案管理的工作人员专业知识以及综合素质较低，部分人员不具备运用网络的技能。人员分配的不规范，导致档案管理始终停留在传统管理模式中，管理工作人员工作积极性不高，都是影响企业档案管理工作发展的因素。对档案管理工作人员进行培训或雇佣具备专业知识及技能的人员，都可有效的提高档案管理的规范性。

2 实施档案管理网络化的措施

2.1 实施档案管理电子档案与传统档案同步实施

传统的档案作为我国运用多年的档案，具有其独特的优势，因此在实施档案管理的网络化的同时，应将电子档案与传统档案相结合，同步进行。一方面传统档杆管理主要是针对档案管理中“历史遗留问题”中档案残缺不全，档案资源信息程度较低，或档案存放时间较长的休息资源进行传统管理措施，保障了档案管理的基础信息性，避免大量的档案录入增加档案管理人员的工作量。另一方面，近期档案适应网络化管理，进行档案信息数据管理的准确性发展，促进档案管理的效率性和准确性，促进档案管理体系进一步完善健全。

2.2 应用网络数据管理手段进行档案管理

实施网络诗句管理手段进行档案管理。随着社会科技水平的进一步提高，档案管理数据化应用程度也进一步提升，实施档案管理自动化软件，结合OA办公自动化和MIS信息管理相结合实施软件管理档案管理网络化发展，提高档案管理自动化程度的进一步提高。

2.3 提高档案管理人员计算机应用能力

档案管理的网络化对其管理人员的技能及知识具有更高的要求，而许多从事传统管理方式的人员并不具备相应的知识，甚至综合素质较低。因此，对档案管理工作人员的培训应被提上日程，定期培训管理人员的计算机技能，使之可以更好地进行网络化的档案管理，使档案管理的应用程度有所提升。

3 电子档案管理网络化的风险

互联网时代的到来，在经济全球化的基础上，进一步加强了世界各国的联系，同时互联网的高速发展，也催生出了相应的风险。档案管理的网络化需要充分运用互联网，而电子档案的建立除了具有传统档案的风险外，还需应对互联网时代所带来的风险。网络的公开性使得保护隐私变得更加重要，档案作为重要信息更应加强保护。以下为一些档案管理网络化中所面临的常见风险。

3.1 黑客攻击

黑客攻击是档案管理中我们面对的最为头疼的一件事情。黑客往往是依靠自己的高超技能，通过设定一些程序跳过封锁或者使用木马病毒等来对服务器进行侵犯。他们具有主动侵犯性，攻击的频率以及危害都比较大。计算机黑客按照攻击动机来可以分为两大类，一类是恶意破坏，这一类黑客入侵的主要目的是破坏服务器内的资料，对其进行删除或者是篡改，或者是制造大量的垃圾信息，阻碍用户正常使用数据库。另一类是盗取资料。这一类黑客主要是为了获取数据库内具有价值的资料而对数据库进行攻击，对数据库资料进行窃取，达到自身的目的。

3.2 网络病毒

目前网络病毒屡见不鲜，比如熊猫烧香病毒、CIH病毒等等，都能对计算机造成非常严重的影响，如果存储资料的服务器被感染病毒的话，会造成大量资料遗失。目前病毒的传染方式有很多种，最为常见的是通过电子邮件、移动存储器以及下载等。这些病毒一旦感染很容易通過共享造成局域网内所有电脑被传染，最终对存储服务器造成严重损害。

3.3 管理混乱

网络化档案管理由多个流程构成，比如说文件扫描、档案分类、授权管理等，不可能所有流程都由一个人监控，因此容易造成流程交接上的出现问题。此外系统的升级以及服务器的搬移等等都有可能造成文件丢失。

4 风险的相关应对措施

4.1 强化防御技术，降低黑客攻击风险

为了防御黑客的攻击，网络管理员应当为数据库安装有效的防火墙，为了提高安全系数，甚至可以在路由器之前安装物理防火墙，将黑客的攻击挡在系统之外。防火墙应当关闭一些高风险的端口，对网络访问进行一定的限制。此外还应当在系统中安装检测系统，一旦有非法入侵的用户进入，立即锁定并且将信息反馈到网络管理员处，及时进行处理。

4.2 提高风险意识，防范病毒攻击

档案网络管理所处局域网的每一个用户都应当有着足够的警惕性，对于来历不明的邮件以及下载的文件都要通过杀毒软件来进行扫描，降低感染病毒的概率。

4.3 规范管理流程

对于用户的授权，要严格对用户的权限进行分类，杜绝出现超级用户。对于档案管理的每一个流程要进行细分，责任划分清晰，交接工作要进行严密统计，必要的时候要可以牺牲速度来换取信息质量。

4.4 强化法律制裁

虽然我国的法律是比较全面的，但是互联网作为21世纪以来才在我国兴起的产业，许多与网络相关的法律还不完善。因此档案管理的网络化，面对的一些风险，无法用法律进行有效的保护。我国应加强立法，承认电子档案的法律性，并对其进行保护，对从事网络犯罪的更应严厉处罚。

5 结束语

档案管理的网络化是顺应时代发展的重要表现，虽然实施档案管理的网络化仍面临者管理人员技能不足综合素质较低、对传统管理方式的过度依赖，且档案管理网络化中会面临黑客攻击、网络病毒、管理混乱等风险，但是本文也提出了强化防御技术、提高对风险的重视、使管理过程更具规范性等的解决措施。

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