电力企业档案管理:问题\成因与对策

摘 要：档案管理作为电力企业经营管理工作中不可或缺的一个重要环节，对企业的发展起举足轻重的作用。该文从电力企业档案管理工作中存在的问题及其成因着手，进一步提出其相应的具体对策，以便为新形势下电力企业的建设与发展提供更优质的服务。

关键词：档案管理 对策 电力企业

档案是人类活动的记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案，能够更好的了解过去、把握现在、预见未来。档案管理作为电力企业经营管理工作中的一个重要环节，对企业的发展有着重要的影响。随着电力行业的飞速发展和电力改革的不断深入，企业档案的管理工作出现了一些新的特点及变化。因此，如何有效开展电力企业档案管理工作就具有重要的现实意义，该文从电力企业档案管理的重要性入手，分析当前存在的一些主要问题以及成因，并在此基础上提出相应的对策，以便能更好的为电力企业的建设与发展提供优质服务。

1. 电力企业档案管理的重要性

电力企业档案管理是电力企业管理工作的基础部分和重要环节，对电力企业经济建设与发展具有十分重要的影响，是电力企业赢得市场竞争主动权的有力保证。作为企业生产经营活动的原始记录和原始凭证，电力企业档案包含着许多内容，涉及到方方面面，范围广、门类多、信息容量大，是电力行业发展过程中形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等不同载体形式的历史记录。档案是企业成长发展历程的真实写照，涵盖着丰富的科技资源和知识信息，是一笔不可估量的财富。这些珍贵的档案保存得是否完好，直接影响着档案的保管寿命，制约着档案被利用的效果。因此，面对目前电力企业档案管理存在的问题，与时俱进，抓住机遇，做好电力企业档案保护工作，加快企业档案管理信息化步伐，不断拓展企业档案工作新领域，可为电力企业经济发展提供强有力的信息保障，同时对促进电力行业的发展具有无可替代的重要意义。

2.电力企业档案管理中存在的问题及其成因

2.1存在的问题

电力行业的工作范围广，技术层次多，决定了电力企业档案管理工作的复杂性与艰巨性。近年来，随着相关制度、规定等日趋完善，电力企业档案管理工作虽取得一定的成绩，但也存在一些问题，主要如下：

2.1.1规章制度、管理体系不健全，档案利用率低

档案管理工作是一项具有管理性、科学性的工作，需针对本单位实际情况制定一套科学、完整以及可操作性的管理规章制度。虽然目前大多数电力企业已经建立了档案管理制度，但不够健全，在档案的收集、保管、借阅、保密等方面还存在着一些问题，如档案资料收集不全，信息缺失；借阅档案时不履行相关手续，经常有借无还；还有些档案人员随意涂改、销毁甚至出售档案资料，严重违反了档案管理的要求。此外，企业对档案的宣传力度不够，使得相关档案的利用率较低。实际上，档案信息资源的有效利用可以为企业带来巨大的经济效益与社会效益，然而，长期以来，企业一直重“藏”轻“用”，缺乏有效的宣传，使得企业员工对档案的利用效益知之甚少，信息资源开发不足，造成档案利用率较低。

2.1.2档案意识不强，归档不及时、不准确

目前，企业员工对档案管理工作缺乏足够的认识，档案意识淡薄，对单位的各项文件、资料不够重视，归档不及时，资料流失、损毁的情况时有发生，文件材料的系统性、完整性、规范性以及准确性也难以得到保证，从而增加了档案收集的难度。此外，由于一些电力企业及职工对《中华人民共和国档案法》不甚了解，对电力档案也不够重视，存在重安全生产，轻管理的现象，造成档案管理的不规范，经常出现档案材料不完整、数量不齐全的情况，根本无法发挥档案管理的作用，也无法为企业提供优质、高效的服务。因此，应打破“轻档案”的传统思维模式，将档案工作完成情况与全员绩效考核挂钩，从而强化全员的归档意识和责任意识，确保公司在生产经营和管理活动中形成的，对企业具有保存价值的各种形式的文件材料、影像以及实物等及时归档。

2.1.3档案管理人员缺乏，业务素质有待提高

目前，部门负责电力企业档案管理的部分人员学历较低，以为档案管理只是简单的收集、分类，人员的专业素质不高、责任心不强，缺乏对档案管理工作理论知识和专业技能的学习，档案人员没有持证上岗的硬性规定，更没有连续的培训计划，使得档案服务人员的保护意识和保护技能没有得到相应的强化，从而严重制约了档案管理水平的提高；有些档案管理人员身兼数职，工作变动频繁，使得自身无法全身心的投入到档案管理工作之中。另外，档案管理员的待遇普遍不高，岗位级别也低于其他专职人员，在很大程度上挫败了档案管理人员的工作积极性，经常出现人员跳槽或是更换岗位的现象，导致档案工作的人员队伍不稳定。档案管理人员的频繁变换，使企业的档案管理工作缺乏稳定性和规范化，对档案的延续性不利。此外，由于缺乏归档范围、保管期限的科学界定，大量没有保存价值或没有长久保存价值的资料也被长期保管，这严重增加了经营成本。有的电力企业档案管理极不规范，随意性强，例如：存在随意涂改现象、越往基层越乱，任意抽取档案资料案例等现象。

2.1.4档案管理的理论研究与政策指导滞后

随着电力行业的飞速发展和电力改革的不断深入，档案管理工作显得日益重要，是新时期下摆在电力企业管理部门面前的一个崭新课题。因此，亟待加强这方面理论研究和政策指导，特别是关于档案的产权特征、法律地位、档案在资源建设中的作用、企业产权变更后档案的流向以及对国家、社会有保存价值的档案鉴定等问题，这些都需要有关部门与领导在实践中不断摸索，完善企业的档案管理模式，并出台相关政策，指导档案管理工作的稳步发展。

2.1.5档案管理信息化建设滞后

信息化是档案管理工作的发展方向，也是提高档案管理水平的有效途径。目前，由于种种原因造成电力企业档案管理的信息化建设较为滞后，主要表现在以下几个方面：个别企业领导对档案信息化建设认识不够，未把档案信息化建设纳入企业信息化整体规划，致使档案信息化建设缺乏必要的资金投入；企业档案信息化相关政策、制度、标准不健全，实际开展过程中缺乏具体的措施和依据；很多企业虽配备了相关的数字化硬件设施，但利用率较低，数据录入量有限；对档案信息资源的开发利用不足，未能实现整个企业信息资源的网络共享。

2.2形成的原因

电力企业档案管理工作中诸多问题形成的原因较多，具体可归纳为以下几方面：各级领导与员工对档案重要性的认识不足；档案管理责任制落实不力；档案管理人员对档案管理业务不熟悉；监理单位、质检部门、工程部门一些专业技术人员把关不严，致使一些档案文件内容不全或与事实不符等等。

3.加强电力企业档案管理工作的具体对策

电力企业档案管理工作过程中出现上述问题带有普遍性，对经常出现的这些问题如不及时解决，就谈不上档案的规范管理。档案作为企业资源，其利用价值就会被浪费，进而影响企业的进一步发展，而要有效的解决这些问题可采取如下具体对策：

3.1建立健全的企业档案管理制度

当前，国家相继出台并制定了《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》、《工业企业档案分类试行规则》等一系列的档案管理法规。企业必须严格按照这些政策法规整理电力企业档案资料，同时根据企业自身实际情况建立和健全电力企业档案管理制度和实施规范，统一标准、统一规范，确保档案工作有章可循、有法可依。同时，还需建立和健全归档工作的约束、激励、监督机制并运用法律和经济等手段有效进行档案管理，着重落实领导责任制，将档案工作纳入电力企业行政领导责任制进行监督，严格执行奖惩制度。

3.2加强员工培训与队伍建设，提高档案工作人员素质

电力企业档案工作要发展，必须加强档案人员的业务培训，重视档案人才的教育和培养，激发和调动档案人员的自觉性、积极性，提高档案人员的工作能力。培训的方式因地因人而异，可以现场培训，将培训和实际操作相结合，使档案人员较快的掌握档案工作基本要领。同时，为档案管理事业的长远发展，为企业档案工作大局着想，需保持档案工作人员队伍的稳定。创造档案人才留得住、用得上、能发展的企业环境，开展思想政治工作，使档案工作人员树立正确的人生观、价值观，爱岗敬业，甘愿为档案工作贡献自己的才华。创造条件，尽快使符合条件的档案人员能获得相应的待遇，激励他们的工作热情，让档案人员得到应得的报酬，使得档案干部队伍逐步稳定下来。只有这些相应人才素质的拥有，才可能充分挖掘档案信息化平台的潜力，从而更为有效的实施档案管理现代化工作，为企业服务。

3.3加强服务观念，提高服务意识

作为档案管理工作的具体执行者，档案管理人员的工作态度、工作效率直接影响着档案工作的质量和结果。档案工作不仅是一项业务性工作，同时也是一项服务性工作。因此，企业档案管理人员要认清档案工作的服务性特点，改被动服务为主动服务，改进服务手段，提高服务质量，为企业的发展当好助手、当好参谋。档案人员要主动了解企业的生产、经营情况，了解当前企业管理的需求，改变传统的服务手段，利用先进的档案管理网络，以浏览、下载、发送邮件等多种方式，主动、及时、快捷、有效的提供相关服务。

3.4进一步加快推进档案管理信息化建设

计算机和信息技术的快速发展，已经对电力企业档案管理工作产生了划时代的巨大影响，因此需借助现代信息技术，引进先进的管理理念，对档案管理中不合理的一些方法和手段进行改革。企业要充分认识到档案信息化建设的重要性，根据需要和可能将其纳入企业信息化建设规划，统筹规划、合理安排，制定相关的规章制度，深入研究档案资源的开发利用，实现信息的资源共享，充分利用现代数字化设备，引进高水平、复合型的信息化人才，行之有效的开展档案管理信息化建设工作。

4.结语

企业管理离不开企业档案工作，企业档案工作是企业管理工作的关键组成部分，企业管理的规范与否，在许多方面都可在档案管理工作上得到体现。档案管理工作是一项综合、复杂性工作，涉及系统论、控制论、信息论等诸多理论，本文从目前大多数电力企业档案管理存在的一些问题及其成因着手，在此基础上提出相应的具体对策，以期为进一步探求新时期电力企业档案管理模式提供一定的参考价值。

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