浅议加强企业人事档案的规范化管理探述

[摘 要]随着我国加入世界贸易组织，企业对管理工作有了更深刻的认识，作为管理的重点，人事档案对人力资源的科学配置起到非常关键的作用。它不仅记录着有关企业人事变动、人员安排以及个人的基本信息，还对审核人事退休、选拔人才以及福利待遇起到至关重要的影响。近年来，我国的企业改革开展的如火如荼，领导对人事档案管理也有了更深刻的认识，基于规范化、科学化、严格化管理的新政策不断出台。但是由于传统理念和工作能力的束缚，导致企业人事档案管理与实际诉求还存在很大的差异。针对这样的现象，我国各大企业都必须转变思想，对人事档案实施规范化的管理，制定健全的体系章程，并提高管理人员的综合素质，确保人事档案信息的完整与准确。

[关键词]企业；人事档案；规范化管理

现如今，社会经济迅猛发展，世界市场被逐渐连接为了一个整体，企业作为经营活动的主要参与主体，其规模不断扩大，竞争也越来越激烈。人事档案是企业最重要的档案，档案内容涉及全体职工的基本情况、精神面貌，是组织部门人员招聘、培训、审核、评定的基础，也是企业参与市场经营的参考依据。众所周知，人力资源管理受到的关注愈加变大，而人事档案作为人力资源协调与配置的关键，更是起到了重要的作用。早在1992年，我国就颁布了《企业职工档案管理工作规定》，为档案的管理提供了制度保障。但是由于市场经济的发展和企业改革的深入推行，传统的办法已经不能完全适应企业的新变化，不符合档案技术化、智能化管理的方式，许多信息不够公正和完整，内容不全面。对此，本文就结合企业人事档案管理的现状，对实施规范化管理的方法进行研究，从而突出企业人事档案管理的优势，更好的为企业服务。

1 企业人事档案的概述

企业人事档案，指企业的劳动或人事部门在招聘、培训、考核、选拔以及任用等工作环节中形成的区分人的经历、政治面貌、具备的技术水平、工作的日常表现以及工作岗位的变迁等相关情况的记录性材料，是对一个员工全方位的考察依据，亦是国家档案的重要组成元素。

具体来说，企业人事档案能够从侧面反映全体职工的面貌，是对职工活动的客观记录，通过图表、数据等展现企业历年来的经营情况，也便于企业提高查询速度和工作效率。另外，人事档案都是经过部门认可的真实记录，具备权威性和科学性，并以个人为保管单位，体现企业的性质与工作情况。

2 加强企业人事档案规范化管理的作用

2.1是人力资源最重要的参考依据

人力资源管理是有关企业人才的管理，人事档案记录着有关职工的一切数据，不仅包括个人信息，还有政治面貌、工作经历、获奖经历等等。这些资料是人力资源部门掌握的一手档案，对于企业选拔人才、实施培训都有非常重要的影响。规范人事档案信息，有助于企业扬长避短，将职工的优势和劣势互补协调在一起，并做出科学和认真的制度，突出人才特征，为企业人力资源的高效管理提供参考。

2.2對于企业参与竞争起到积极的作用

市场经济的深入推进，对企业竞争带来了巨大的影响，人事档案作为企业管理的重要参考依据，对于企业的经营活动具有推动作用。从本质上而言，企业经营的核心力量是人，档案管理者的工作能力、工作水平以及综合素养直接决定着企业的发展。规范人事档案，落实严格管理，可以为企业提供全面、正确和完整的信息，在企业参与市场竞争的时候提供准确的依据和数据，帮助企业在竞争中取得优势地位。

2.3是实施人才强国战略的需要

人才强国战略是我国在新经济推动下提出的发展目标，旨在通过培养全面人才，带动国家发展。现如今，企业发展快速，经营规模不断扩大，职工数量也有了明显的提高。完善企业人事档案管理，可以让党和政府更加了解企业的经营状况，也让企业制定出符合政府和市场要求的计划，从而更好的实施人才强国战略。

3 目前企业人事档案管理工作存在的问题

虽然我国企业对人事档案管理有了更新的认识，并基于现状推行严格管理体系，落实规范化制度。但是以往的落后思想仍旧占据主导，企业有关人事档案的资料不够全面和真实，信息资源的优势无法彰显。具体而言，目前企业在人事档案管理中存在以下问题。

3.1认识欠缺

档案管理工作相较于其它工作，更加单调和枯燥，眼前利益很少。许多领导基于这一点，常常忽视档案管理的重要性，对于信息的掌握不全面，对管理工作经常是应付了事，没有设立单独的管理部门，有些管理者甚至是身兼数职。另外，在管理过程中也没有及时进行整理，年代久远的纸质档案存在发黄和信息模糊的现象。

3.2档案信息不全面

基于1992年提出的档案管理制度，信息的内容还相对有限，有关人员的资料不充足，企业之间档案的信息也普遍存在一致化倾向。近几年职工的工作情况、业绩水平、奖励惩罚都没有记录在内，也没有针对职工德行、爱好等方面的重要信息，无法真实全面的反映人们的情况。

3.3人事档案管理手段普遍滞后

随着计算机信息技术的发展，国有企业人事档案的管理手段明显落后，不适应现代化的要求，一是计算机技术还没有在人事档案管理中广泛应用，手工操作使档案不易于检索利用，易被人为破坏。二是有的档案转递不及时，操作程序不规范。例如，有的人已调转，但其人事档案还未按规定转到新的单位，有的企业违反规定，把人事档案当成普通邮件寄送，不通过机要交通转递，容易造成档案丢失。这些情况不仅不利于个人工作的发展，也不利于企业人事档案的规范管理。

3.4管理人员素质较低，硬件设备不完善

由于企业领导对人事档案管理工作不够重视，使得企业在资金的投入上较少，相关硬件设备不健全，纸质档案依旧是管理的重点，即便实施了信息化管控，也常常因为职工素质和技术能力的问题，无法保证落实规范化管理，信息的查询速度依旧跟不上要求。

4 加强企业人事档案的规范化管理

4.1 加强宣传，增强人们的档案意识

对于人事档案的意识薄弱、档案管理人员配备不足、档案存在断档和人档分离的现象，有必要加强人事档案意识的宣传工作。比如，可以通过各种方式来宣传《中华人民共和国档案法》，使职工对《档案法》有清醒的认识，还可以通过具体的实施宣传人事档案工作，目的是让领导干部和员工充分认识到人事档案的重要性，认识人事档案背后重要的是人事档案关系。在这样的宣传过程中，职工对人事档案意识不断增强，有利于人事档案工作的开展，促进资源的有效开发利用。

4.2 实施人事档案的信息化管理

信息化管理与现代技术的普及密切相关，在企业人事档案管理中实施数字化与网络化管理，可以将人员的全部信息和资料录入到电脑之中。一方面，有助于防止纸质信息内容的丢失，加快输入速度，另一方面也可以提高工作效率，及时进行查询与考评。

4.3 细化档案内容

目前企业人事档案信息还不够全面与准确，在新的时代背景下，企业必须要注重档案服务功能的体现。不仅要记录职工的基本信息、学历、能力，还要完善他们德、能、勤、绩等方面的信息，是企业掌握更全面的信息，并做好保密性处理，让企业获得更有用的资料。

4.4 提高管理人综合素质

管理人员的管理素质对于人事档案管理工作有着非常大的影响，因此对管理人员的培训必不可少，必须加强其自身的综合素质，另外单位应引进具有高专业技术水平，具有创新，社会协调等多能力的人才。而由于人事档案管理工作的性质，档案管理人员必须具有敬业、求真务实、搜索的精神，针对人事信息查询，搜集方面有著卓越能力。设立专门的人事档案管理部门，吸收具有搜索、查询高科技能力，并具备一定社会协调能力的管理档案人才。在此基础上，还要紧跟市场和技术发展的方向，掌握人事档案管理的新制度与新方法，保证落实好档案的规范化管理。

5 结束语

企业人事档案是企业最重要的信息之一，也是有关职工的基本信息的记录，对企业人力资源管理起到重要的作用。在市场经济和企业竞争愈加激烈的背景下，企业领导要发挥带头作用，对人事档案信息进行积极宣传，结合管理上的问题开展网络智能管理，完善档案内容，并逐步提高管理者的综合素质，制定健全的管理制度，通过积极的方式规范管理，促进企业更好的发展。

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