档案信息管理工作情况汇报

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　档案信息管理工作情况汇报

　档案信息管理工作情况汇报 201 某年档案工作情况汇报 根据鉴江供水建设管理处下发的关于做好档案管理工作的通知精神，积极 迎省市水利部门及档案局的检查，我部对工程自开工以来的监理档案信息管理 工作进行了总结，现将自查情况汇报如下：

　一、档案基本情况：

　1、基础设施情况。为了加强档案管理工作，我部档案资料实行专人收集、 专人管理，现有档案文件柜 2 座，配备了微机、打印机、复印机等设备。

　2、档案资料情况。档案室现有资料数量如下：

　1）监理规划（1 份）和各项目工序的监理实施细则 23 份；2）工程形象进 度和完成的工程量统计报表累计 20 份；3）工程进度款的计量支付证书累计 19 份；

　4）工程质量统计及进度分析、存在问题和建议等专题报告 5 份；5）监理 旬报 30 份；6）监理月报 22 份；

　7）工程监理工作总结报告 2 份；8）监理批复 30 份；

　9）各种会议的会议纪要 61 份；10）监理通知累计 48 份；11)监理文件累 计 23 份；12）监理报告 11 份。

　3、对库存档案基本上录入电脑，实行了电子信息化管理。二、主要作法：

　1、要求所有归档资料应清晰、字迹工整、表格完整，复印件不得出现歪 斜、缺漏等现象，资料内不得用涂改液、胶水。资料内严禁一切金属物，采用 三孔一线法，三个孔保持正确间距，间距为 9.9,装订线在距案卷左边 1 至 1.5 处(以不影响查阅卷内内容及美观牢固为原则)。横写的材料一律把文件头放在 装订线一侧装订。

　2、分部、阶段、单位工程验收报告、验收签证、鉴定书、竣工图册、竣工 图集、设计变更通知需印刷成册，装订的资料封面颜色、封面格式由上级主管 部门统一，资料应写明资料的具体内容及桩号，不得采用同一案卷题名不同卷

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　数的问题。其它原始资料（施工资料、施工记录、质保资料、单元评定资料 等）采用案卷封面、卷内目录、备考表分置案卷首尾三孔一线装订，不需要用 彩色封面印刷成册。

　3、建立工程信息编码系统，保证工程信息的采集准确、全面和及时，运用 计算机网络技术和 P3 软件协助快速处理和反馈，为工程建设的目标控制提供及 时、准确的信息。

　⑴监理文件的建立和发送 监理文件格式按本公司《信息管理规定》（ISO201 某：201 某监理工作质量 保证体系文件）执行，并按图 10.2 的程序建立和发送。

　拟稿核稿是否需要会签否签发是有关部门会签文件编号、打印（校核）原 件存档文件的整理、移图 10.2 监理文件建立流程图 ⑵外部文件管理程序外部文件和资料包括来自发包人、承包人和其他有关 各方如上级及地方单位的资料，其管理程序按图 10.2 程序进行。

　签收、登记、甄别设计文件（设计或设计监一般文件报表（承包人）竣工 文件（承包人）退回（阅）填写文件处审批（承包格不合审查有关部门是否转 发（监理是否退不合审阅格合（监理是否需处转发发回包人及有关部竣工验格 合否门收监理有关转发有关单位及监理 4、工程信息收集、整理、储存⑴工程 信息收集 ①监理工作准备阶段，由信息员负责向发包人收集工程设计文件及有关工 程资料。②合同、造价监理工程师负责收集工程建设地区的原材料、燃料来 源、水电供应、交通运输、劳力、工资标准等信息资料。

　整理、归档图 10.2 外部文件管理程序图③施工过程，驻地监理工程师负责 收集有关进度、质量、投资、合同等方面的信息，收集上级单位对工程建设的 各种意见和指令。

　④各专业监理组负责收集各种工程项目自检报告、质量问题报告、质量验 收签证等。⑤工地会议信息记录将在参加会议的监理人员中指定专人进行收集 整理。⑥现场每日的气象资料收集由信息员进行记录。⑵信息整理和储存制度 ①监理人建立的文件，属内部信息，由信息员按《信息管理规定》的格式

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　整理归类储存。

　②工序质量验收签证类外部信息，按分部工程类别，由各专业监理组按工

　程档案管理规定整理储存。

　③设计文件、一般文件、报表、竣工等文件信息资料按外部文件管理程序

　进行整理储存。

　5、工程信息管理措施 ⑴安排专职信息员负责信息管理 监理人将安排专职的文档管理员负责监理文件和外部文件的管理，包括文

　件收发、保管、整理、归档、移交、无效文件的回收处理等。

　⑵所有信息均编码标识 有效信息按编码系统进行编码标识，对复制的文件标注“复印件”或“副

　本”标记，被替代或作废的文件标注“作废”标记，所有信息均按编码分类存 档。

　⑶采用计算机网络建立信息目录查询系统 按信息编码在电脑中建立信息目录查询系统，所有存档信息均录入到目录 查询系统，使工程信息一目了然。

　⑷及时收集、传递和整理有关信息监理人将根据工程的进展情况及时收 集、传递和整理有关资料，保证信息资料与工程进度同步，充分发挥信息在动 态控制中的作用，严禁在工程完工以后补做工程资料。监理资料的整理应以日 常整理为基础，按编码列出目录，分类整理。整理后的资料必须内容完整、系 统、准确，总监理工程师应对归档（归卷）前的资料进行审查。对于同一内容 的来函及批复，正本与底稿，正文与附件，转发文与原件要合并一起归档（归 卷）。

　⑸严格履行收、发文登记签收手续 监理人将建立收、发文登记本，来往文件均在收、发文登记本上记录，并 履行签收手续。

　⑹制定档案管理规定，做好保密工作 所有信息文件一经归档，任何人借阅均须按档案管理规定手续办理，保密

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　资料需经领导批准才能借阅。

　⑺采用数码照相与计算机结合进行工程形象进度管理 监理人将采取数码照相机的先进技术，定期、定点对工程的形象进度进行

　拍照，并把照片附在监理月报中报送发包人。

　⑻采用 E 某 P6.0 和 P3 软件辅助信息管理 采用合同事务软件 E 某 P6.0、项目计划管理软件 P3 建立进度、投资、质

　量、合同管理、文档管理系统。

　10.5 工程信息编码⑴工程文件信息编码 工程文件信息采用三级编码，第一级表示文件类别，取文件类别名称中关

　键字的一个拼音字母；第二级表示文件名称，取文件名称中两个关键字的拼音 字母；第三级表示文件信息序号，从“1”开始，按先后顺序编排。

　文件信息的具体编码见表 10.5.1 例子：JTZ01 第 1 号监理通知监理通知 扩展阅读：

　档案管理工作情况汇报 档案管理工作情况汇报 （宿迁市国家保密局） 在市委办公室的正确领导下，在市档案局的大力支持和指导下，我局认真 贯彻落实《中华人民共和国档案法》，着力抓好档案管理的各项基础设施建设， 使我局档案管理工作步入了科学化、规范化、制度化的运行轨道，各类档案的 管理、使用工作取得了一定成效，现将我局档案管理工作开展情况汇报如下：

　一、领导重视、组织健全 由于保密部门工作的特殊性，档案管理显得尤为重要，我局始终把此项工 作放在重要位置，实行领导干部责任制，明确专人负责保密局档案的管理，不 断创新工作方式，健全管理体制，探索符合本单位工作实际的档案管理模式。

　先后投入 2 万余元购置档案柜、档案盒、档案装订工具等，及时将文件资料清 理、归档、保存。重视对档案管理人员的培训，除积极参加市档案局组织的业 务培训外，还多次组织我局档案管理人员到先进单位、先进地区学习经验，交 流心得，使档案管理人员业务水平和工作能力有了明显提高。

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　二、制度健全、管理规范 建立健全了各项档案管理制度，使档案管理工作得以有组织、有计划、有 程序的开展。在原有《规章制度汇编》的基础上，完善、细化了全局档案管理 的各项要求，规范、充实了《档案管理制度》的内容，使文件材料从制作、接 收、传递、办理到整理、归档都进行严格的规范，实行文件一月一清理制度， 详细整理每一年的各类文件资料，编制索引目录，对清理人、核对人进行登 记，明确责任。

　三、创新方式、提高效率 我局按档案规范化管理标准，要求全体工作人员都参与档案的收集、整 理，理顺内部关系，完善各个环节的工作，消除了各部门之间相互推诿、扯皮 现象，解决了管理缺位、协调不畅的问题。要求档案管理人员对未归档的文件 及时清理、归档，对已归档的文件进行再次清理，建立目录索引，便于日后文 件检索。在此基础上，我局还充分发挥局域网的优势，应用信息技术，建立电 子目录索引，实现了文书档案目录的快速查阅和迅速传递，为各处室参阅文件 资料节约了大量时间，提高了工作效率。

　通过一系列的努力，我局档案管理水平有了一定的提高，档案管理工作逐 步走向规范化、制度化、信息化的发展轨道，但与档案工作的标准化管理还有 一定差距。在今后的工作中我们将进一步明确档案管理责任、规范档案管理制 度、创新档案管理方式，不断提高我局档案管理工作的能力和水平。

　201 某年 9 月 10 日

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