档案编号怎么写8篇

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篇一：档案编号怎么写

业管理类编号说明：

　0910W

　 001 嘉园社区

　01 政策、法规文件

　第 1卷

　002 御顶阁社区

　02 业主信息登记表

　第 2卷

　003 生活一区

　03 业主一览表

　第 3卷

　004 生活二区

　04 业主变更登记表

　 005 小高层小区

　05 房屋租赁登记表

　 006 圣德滨湖社区

　06 钥匙托管委托书

　07 钥匙借用明细表

　08 客户服务中心工作通知单

　09 装修管理服务协议

　10 动火证

　 11 业主满意程度调查表

　12 服务质量统计分析及整改方案

　13 社区文化活动记录

　14 水电费台帐

　15 多种经营收费台帐

　16 外来人员进入机房登记表

　17 配电室设备巡检表

　18 监控摄像系统维保记录

　19 电梯设备巡检表

　20 电梯设备维护保养记录表

　21 电梯定期检验报告

　22 车位租赁协议

　*****公司 物业管理类档案代号

篇二：档案编号怎么写

西 省 公 安 厅 档 案馆根 据 国 家档案 局 《 机 关 档 案工 作 业务 建 设 规范 》的 规 定 及 公 安部 p l ]9 号 文 件 的 要 求,结 合 我 省公 安 档 案管理的 实 际,我 们对公 安机 关档案 类 别与档号的编 制 原 则和 方 法,进 行 了一 些 探 索。一、公安 档 案 的类 别公 安 机关 在 各 项 工 作 活 动 中 形 成 的 档 案,门 类齐 全,载 体 多 样,具体 分为公 安文 书档 案、公 安业 务档案、公安科 技 档 案、公 安 会计 档 案、公安声 像 档案和 公安 干 部档案等 六 种档案类 别。在确 立 公安档案全 宗 的 前 提下,对 立 卷 归 档 的 六 类档案,应由 公安 机关 档 案 部门按 照 业 务 建 设 规范要求,分门别 类、 准确地 编 写 档 号。二、公 安档号 的 编 写 方法( 一 )档号的 编制 要求1、编 写 档号 应 辛 握 的 原 则:不 重复、不 繁琐、易于 操 作。2、编 写 档 号的 基本 层 次:全宗号、类别 号、目录 号、案 卷 号。( 二 )全 宗 号的 编 制每 一个 立档单位 的 全部档案 只 能 编 一个全 宗号。

　这是 立 档单位档 案 的 代 号 ,由 接 收 该 单 位档 案 的档案 馆 负 责 编写。( 三 )类别号 的编 制类 别 号的编 制方 法,以汉 语 拼 音 字 母 作 为 代字,即 以“ 公 安 ” 后 面 的 第 一 个字母 作 为 代字 ,依次 编 写。1、公 安 文 书 档 案 的 编 写 方 法( 附 表 )①公安 文书 档案 的 类 别 号 为 w,w 后 加 阿 拉伯数 字。wl,即 表 示 文 书档案的1 9 5 0 年 案 卷,wZ 表示 文书 档案 的1 9 5 1年案 卷,其 余类推 ( 1 9 5 0 年 前 的文 书档 案,作 为 革命 历 史 档 案保管 )。②公安 文书 档案的 目 录 号 以 年 度 一 组 织机构 结合 保管 期限 划 分。如1 号 目 录 为 立档 单位 成立后 第一 年 或 第 一 阶 段 若 干 年 永 久 保 存 的 案卷,2 号 目 录为 该年 度或 阶 段长 期保 存的案 卷,3 号 目 录 为 该 年度 或阶 段短 期 保 存 的 案 卷,4号、5 号、6 号 目 录 又分 别为第 二 年 度 或阶 段 永 久、长 期、短 期案 卷,依此类推。③公 安文书 档 案 目 录 号视 年 度 或阶 段 案 卷 数 量而 定。在 一 个 目 录 内的 案 卷号 一 般 控 制 在 三 位数内。④公 安 文 书档案案卷,一 卷 一 号,每 个 年 度的 案卷,按 照 机 关 组织 机 构 顺 序排 列。2、公 安 业 务 档 案、公安 科 技档案、公安 声像档案 的 编 写 方 法,根据 公 安部 关 于 《 公安 业务 档 案管理力、 法 》确 立 的类 目,分别 用不 同 汉 语拼音字 母 加 顺 序号,并结 合 本机关 形 成的 档 案实 际 情 况 进 行 编制。3、公 安 会 计档 案 的 编 写 方法匀 公 安会计档案 的 类别号 以J为 代 表。l J表 示业务会 计 档 案,2 J 表 示 行政 会 计 档 案。② 公 安 会 计 档案 的 目 录 号 按 案 卷 种 类 结合 年 度或阶 段 排 列,如 立 档 单位 建 立后形 成 的凭 证、帐 簿、报表分别为l、2、3 号 目 录,案 卷 满三 位 数 字 后,重新 编写 目 录 号 分别为4、5、6 号 目 录,依 此 类 推。③每个 目 录 内 案 卷 号 按 形 成 的时 间 顺序排 列。④ 为 查 找 方 便,可在每 个 案 卷卷 盒_L 加 年 度 号。4、公 安干 部档案的编 号 方 法① 公安干部 档 案 的类 别 号 以c为 代 表。只 编 写一 个 目 录 号。② 目 录内的 案 卷 以 人 为 单 位 组 卷,干部 死亡 后一一1 7

　满5 年时移 交 机关档 案 部 门。按 贝 项 序依 次编 号。三、几 点 体 会1、公 安 机关 六种 类 别 档 案 的 档 号 编 制 方 法 体 现了 公安 档 案专 业 性、机 密 性 的特点。以 汉 语 拼音字 母作为 代 号,易 懂、易记、易 区 分。2、公 安 文书 档案 采取 年 度一 组 织 机 构分 类 法,既 能把 一 个 全宗内 的公安 档 案按 年 度 有效地 区 分开,又 能 保 持 它 们在 时 间 方 面的 历 史联 系, 再 结合 组织机 构分开排 列,既 符 合 公 安档案 客 观 实 际,同时符合 公安档 案 形 成的 规 律 特 点。其 优 点 明显,简便易行,归 类准确。每年 只 须 将新接 收的 档 案 按 照 已 排 定的 顺 序放 置 就可 以 了,档 案 库 房 和 装 具 不需 要 大的变 动,还 便 于 人 们按 时 间 和 组 织 机构 查 找利用 档 案。最 大的 优点 还在于能 够较好地 适应 日 后 工作发 展 引起 的组 织 机 构 变 动。特别 是 建 国 四 十 多 年来,公 安 部门 的组 织 机构 已 有 好 几 次大 的 变动,采取这 种分 类法,比 较 容 易适应 并 如实 地 反 映了 这 种变化过 程。

　实践 已 证 明,按 年代一 组 织机 构 排 列 案卷,是一种 比 较规 范的 经 国 家档 案 部 门 认可 的 分类 方 法。3、按 年代一 组织 机构 分类的 同时,将 档 案 区 分不同 的保管期 限 分柜分库管理,可 以 有重点地对永久、 长期 档 案 进行 管 理,做 到 了突出 重 点、玉 石 分 明、区 别 对 待。一 旦 发 生险情,首 先对 永 久、长 期档 案 进行抢救,确 保 安全,以 满 足 人 们 对 这 些 珍贵档案 的 长久 利用。这 种 管 理 办 法同《 规范 》 第 3、4、5条中“案卷 要 按 不同 保 管 期 限分 类进行 保 管, ,的要求 相 一致。4、从 公 安 档案管 理手 段 看,将公 安 档案分 门 别类,并 在全宗号 与 目 录号 之 间,增 设 类别 号,既 便 于公 安档案 的 著 录、 标引 和 联网 检 索,又 能 反映 出公安档案 不同 于 一 般档 案,具有 明显 的复 杂 性 和 完 整 性,便 于开 发 和利用。6、从 遵 循 档 号 编制 原 则 看,既 体 现了 档案号 编写 不重 复的 要求,又 便 于 全宗内 档 案 目 录的 科 学 划分。从科 学 管 理 角度 看,便 于 实 现 公安档 案 系 统 分类,使公 安 档 案 形 成 一个 完 整的 分类 体 系,便 于 科 学管 理。从 发 展 的 眼 光 看,为 实现 公安 档案 规 范化、现代化管理,奠定 了 集 中统 一 管理 的 基 础。总 之,公安档案 按全 宗、类 别、目 录、案卷 号 码编 制 档号,层 次 分 明,井然 有序,构 成 了一个 有 条理性、 统 一陕 和 专 指 性 的 符号 系 统,对 进 一步 加强 公安档案 业务 建 设,必 将起 到积极的 推 动作 用。

　但 任何 事物都 不 是绝对的,这项工作 还 在 探索 中,有待 继 续 完善 和 提 高。附:公 安文 书 档案 目 录编排 表( 代号 w )公 安 文书 档 案 目 录 编排 表( 代 号 w )类 别 号目录 号 案 卷 目 录 名 称W l l ll l l一 九五0 年永 久 案 卷W 2 2 21 1 1一九五一 年 永 久 案 卷W 3 3 31 1 1一 九 五二 年 永 久 案 卷以 下 依 此 类 推W ] ] ]2 2 2一 九 五。

　年 长 期案 卷W 2 2 22 2 2一九 五 一 年 长 期 案 卷W 3 3 32 2 2一 九 五二 年 长 期 案 卷以下 依 此 类 推W 1 1 13 3 3一 九五O 年 短 期 案 卷W 2 2 23 3 3一 九五一 年 短期案 卷W 3 3 33 3 3一 九五 二 年 短 期 案 卷以 下依 此 类推

篇三：档案编号怎么写

案的管理、整理方法、档案号编制及目录格式

　档案管理制度

　档案建设是全面建设和长远发展的最基础性的、不容缺失的重要内容。全体工作人员都要树立强烈的档案管理意识，从每个人员、从每项工作、每个环节做起，认真加强档案建设。

　（一）档案收存的范围 1、行政档案：

　①上级下发的各类文件 ②发出的的各类文件 ③及各部门工作计划、规划、总结、请示、报告、函复、文稿等 ④各种会议通知、会议记录及会议纪要、讲话文稿等 ⑤出具的或盖章的信函、报表等 ⑥各类统计资料 2、人事档案 ①在编人员的档案材料 ②人员招聘的相关材料 ③各类工作人员的登记表、花名册、及相关资料。

　④工作人员聘用合同、工资待遇审批表及相关资料。

　⑤挂靠人员相关资料以及挂靠单位的委托通知、协议、待遇及支付方式等。

　⑥工作人员政治身份、职务、级别、岗位、待遇变化的相关资料。

　⑦工作人员年度考评资料、鉴定及各类奖惩的组织正规结论及相关材料。

　⑧工作人员申请、申诉及其它信息资料。

　3、财务档案 ①日常支出的财务凭证、账目、审批手续及报表。

　②年度预算、中期预算调整、决算及审批资料。

　 ③专项收、支的立项计划、执行情况及审批资料。

　④对外投资、借贷及合作项目的财务执行情况跟踪监管的相关资料。

　⑤各种税费、社保金交纳的相关资料。

　⑥固定资产购置、使用、核销的相关资料。

　⑦年度、季度及专项财务分析报告。

　4、业务档案 ①历年以省局名义或经济发展中心、培训中心、职业技能鉴定指导中心名义上报、下发的相关培训、职业技能鉴定及其它业务项目文件。

　②历年培训、职业技能鉴定及其它业务工作计划、总结及相关资料。

　③各类教材、教案、大纲、复习题库等资料。

　④教员、考评员队伍相关资料。

　⑤各类、各批学员报名、学习、考试、考评发证或学分登记相关资料。

　⑥各类业务会议纪要（记录）、合作协议、项目意见书等相关资料。

　⑦因业务需要购置的（或上级下发的）杂志、图书、资料、音像制品及自制的照片、录相、录音资料等。

　⑧网络建设相关资料。

　⑨重大专项活动的筹备、组织实施、总结等专题项目资料。

　⑩历年物业管理、机关食堂管理的相关资料。

　 ○11其它有价值的资料。

　（二）档案管理体制：

　档案实行统一管理。部门分类管理的二级管理体制。

　1、建立档案室，对及各部门档案资料正本统一管理。办公室分工专人管理档案。

　2、人事、行政财务档案由直接管理。业务档案由各部门专（兼）职档案管理员负责对本部门档案资料进行采集、建档；正本交档案室管理，副本留部门使用。

　3、分管主任为档案建设责任人。各部门主任为部门档案建设责任人。及各部门专（兼）职档案管理员对各自负责的档案负直接责任。

　 4、根据工作需要，主管会计可在财务室保留当年和前一年的财务档案，尔后逐年建档移送档案室保管。各部门业务档案副本在部门保留时间控制在五年以内。第六年起向档案室移交。

　（三）立卷和归档 1、各部门办理完毕的文件、资料经过挑选，分项或分类立卷、编号归档。

　2、一般文件资料应分级、分类按时间先后编号立卷。原则上一年成卷。年终归档。

　3、人事档案分综合与个人二类建档。综合档案年初立卷、年终归档。个人档案随机立卷并归档。

　4、重大专项活动一般在立项时建档，项目完成后成卷并及时归档。

　5、各部门业务档案（除专项档案外）要在年初分类立卷，次年初归档。

　6、凡具有法律性文书，一经生效即要归档。凡涉密性文件，即时形成，即时归档。

　7、各类图书、杂志、报纸、音像资料要及时收集，立卷归档。

　8、对有价值的外部信息，网络维护员和档案管理员要逐日浏览，及时收集，立卷归档。

　9、归档要求：①档案必须具有真实性。所有资料应为原始资料。②档案必须具有完整性。每个案卷力求资料齐全。③档案必须具有价值性。立卷要避免杂乱无章，做到分类、分项、分目清晰；要避免重复立卷，同一事件只立一个卷目；要准确分类，不同类型的资料，不能混合立卷。

　（四）档案保管和使用 1、档案管理人员只要对档案卷宗分类编号、登记注明立案单位、姓名、类别、内容页数，并对案卷确定密级编制页码、分类存放，做到分类清晰、放置有序，便于查阅。

　2、档案室要设置防潮、防蛀、防火的档案柜（箱），安置防盗门、窗和消防器材，确保档案安全。

　3、和各部门档案要分工专人保管，在人员变动时，要认真做好移交。

　4、档案管理人员要加强责任心，切实按要求管理好档案，切实做到不损坏、不丢失、不错漏任何案卷（含音像网络资料）。

　 5、要强化保密观念。凡涉密档案按照保密法规执行。

　6、档案借阅必须填写申请表，经分管领导批准后方可借出，并按申请使用时限及时收回。复制档案必须报经分管领导批准。未经批准借出、复制、遗失、损坏者，要按损失大小，追究责任。

　 文书档案的整理方法

　一、概念

　文书档案主要是指各单位从事社会管理活动中形成的具有保存价值的文件材料，即法规性文件和行政性文件。法规性文件是本单位制定和颁发的。具有法律性和强制性的文件。行政性文件是本单位为贯彻执行法规、在日常政务活动中形成的文件材料。目前我国党政军机关、部门使用和形成的文件主要由：命令（令）、指令、决议、决定、指示、布告、公告、通知、通告、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等。简单地说，就是各单位制发的“红头文件”和“白头文件”（如总结、领导讲话、情况汇报、合同、协议等等）。

　 归档文件材料：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

　二、归档文件规范整理的基本要求和基本步 骤

　1、归档文件规范整理基本要求 归档文件规范整理是档案管理工作的核心和基础，是一项重要的、承上启下的工作，整理工作的质量直接关系到档案的保管和利用。归档文件的收集范围应按国家档案

　 局第 8 号令公布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和经区档案局审批的“三合一”制度执行。整理方法应符合《归档文件整理规则》（DA/T 22）和《湖北省归档文件整理实施细则》（鄂档[2001]45 号）的规定，在计算机和专用档案管理软件辅助归档的前提下，遵循文件的形成规律，保持文件之间的有关联系，区分不同价值，便于保管、利用和移交进国家综合档案馆。文件归档工作应按照国家“双轨制”管理的业务要求，将纸质归档文件与电子归档文件同步规范整理。

　2、归档文件规范整理基本步骤 归档文件规范整理按《归档文件整理规则》、《湖北省归档文件整理实施细则》的规定进行。以“件”为单位进行规范整理。基本步骤为：收集、装订、分类、排列、编号、编目、装盒等七个环节。

　三、归档文件的整理方法

　1、 收集。即是对本单位应归档的文件材料的接收。如何确保文件材料的收集齐全完整？概括为十句话：

　一是处理完毕的文件材料要 随时收； 二是经常用的文件，要履行借用手续 定期 收； 三是本单位发文，在盖章时 当时收； 四是会议材料，要事先做好工作 及时收； 五是内部形成的材料，要注意掌握线索 有针对性地收；

　六是常规性的文件材料，要 逐项收；

　 七是在机构人员变动时，要 提前收； 八是结合年终检查， 集中收； 九是年末立卷需要 全面收； 十是在立卷过程中，发现不全要 反复收。

　那么，是不是所有收集起来的材料都要归档呢？回答是否定的。国家档案局 8 号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》明确界定了机关应归档的文件材料和不应归档的文件材料的范围。

　机关应归档的文件材料：

　（1）

　上级文件材料。需要贯彻执行的政策法规性文件；代上级机关草拟并被采用的文件最后草稿和印件；文件中涉及到本单位的文件材料等。

　（2）

　本机关的文件材料。这是重点，也更加符合 8 号令关于收集的核心是“以我为主”的要求。包括各类红头文件和白头文件等。主要是指反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；本机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料等。

　（3）

　同级机关和非隶属机关的文件材料。主要包括虽不是本单位主管业务但需要贯彻执行的法规文件；对本单位检查的重要文件；重要的来往文件等。

　（4）

　下级机关的文件材料。如报来的重要工作计划，总结等法规性备案文件。

　强调一点：凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

　 机关不应归档的文件材料：

　（1）

　上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等； （2）

　本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料； （3）

　同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料； （4）

　下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

　2 2 、装订

　（1）

　文件的修整。修裱破损文件、拆除金属物或塑胶壳，复制字迹模糊或易褪变的文件（主要指传真件）。

　（2）

　文件的装订。采用袋装结合线装的方法。袋装即是将金属排除后，放入梯形无酸牛皮纸（即斜口袋）中。较厚的文件，先线装（“三孔一线”），再装入斜口袋。

　3 3 、分类。即依据一定的标准，按照文件的来源、时间、内容和形式特征的异同点，对文件进行有层次的区分，并组成具有一定从属关系和平行关系的管理体系。

　分类方案的设置：

　一般机关按“年度—机构或问题—保管期限”三级分类；归档文件少的单位可按

　 “年度—保管期限”两级分类。保管期限最低一级类目，分为永久和定期。其中定期分为 30 年、10 年。

　如何准确划分保管期限？国家档案局 8 号令中也有明确规定：

　永久保管的文书档案主要包括：

　（1）本机关制定的法规政策性文件材料； （2）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料； （3）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料； （4）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等； （5）本机关机构演变、人事任免等文件材料； （6）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料； （7）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料； （8）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

　定期保管的文书档案主要包括：

　（1）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料； （2）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料； （3）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料； （4）本机关一般性事务管理文件材料；

　 （5）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等； （6）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料； （7）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料； （8）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料； （9）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

　机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。这些门类档案的保管期限仍为永久、长期、短期。除科技档案中的设备类档案的保管期限为长期外，其他的都是永久保存。

　4 4 、排列

　（1）

　盒内归档文件排列。在同一保管期限下，按“事由结合时间”排列。运用电脑和软件辅助归档的，可采用随办随归，按文件办理时间先后顺序排列。会议文件、统计报表等成套性文件集中排列。

　一件文件的排列顺序：

　发文与定稿为一件，发文在前； 收文处理签和文件为一件，收文处理签在前； 正件与附件为一件，正件在前； 请示与批复为一件，批复在前；

　 转发件与被转发件为一件，转发件在前； 原件与复制件为一件，复制件在前； 无定稿的发文与签发单为一件，发文在前。

　（2）档案盒上架排列。按“三合一”制度中分类方案设置的顺序上架排列，按年度—类别—保管期限或年度—保管期限上架排列。注意排列顺序为从上到下，从左到右。

　5 5 、编号

　（1）

　档号的编制。由全宗号—年度号—类别号—保管期限—件号组成。

　在编制档号时，注意五点：

　① 全宗号是指区档案馆给各单位的代号。

　② 年度号是指归档文件形成的年度。

　③ 类别号用大写拼音字母和阿拉伯数字混合编制。拼音字母为档案的类代号，阿拉伯数字为类别号。如“W01”表示文书档案中的党群类（或办公室）

　④保管期限按照永久、30 年、10 年编制。用“Y”代表永久、“30”代表 30 年、“10”代表 10 年。

　⑤件号（即文件的排列顺序号）规定为三位数阿拉伯数字标注，如“001”。编制方法：在同一保管期限内编写流水号。即同一个保管期限的，件号都是从“1”开始。也就是说，同一年度、同一保管期限、同一类别（或问题）的，从“1”开始编一个流水号；同一年度、同一类别（或问题）、不同保管期限的，从“1”开始编一个流水号；同一年度、不同类别（或问题）的，从“1”开始编一个流水号。这三句话，大家一定要

　 牢牢记住。

　档号举例：如“013—2009—W01—Y—001”表示 13 号全宗 2009 年文书档案综合类（或办公室）永久保管期限的第 1 件；“013—2009—W01—30—001”表示 13 号全宗...

篇四：档案编号怎么写

iddot;口二 作研 究·飞 圣, ,安l试制一撑:案~的 分 辑 典 撑 髓⋯的犷榻尸 卜口 ! 习:革 英_ 丫管 月兰卜一5 0 一7 0 年代,我 国 在 档 案 分 类 研 究 中,重 档 案分 类,疏 于 档号 编制,对 档号 编 制 的研 究 很 少 涉 及,真 正 比 较 重 视 档号编制 研 究,还是 8 0 年 代 以 来 的 事情。由 于 对档 号 编 制 的 研 究 起 步较晚.积 累 的 经验材料 也 不多,研 究 不深 入,以 致 目 前 在档 号 编 制 实 践 中还 存 在不 少 问 题。从 理论 上和实 践 上解 决 档号编 制的 问 题,对 于 档 案的管 理、检索 和 利用,都是 有积极意义 的。当 前 在档 号 编 制 上 存 在 的 主 要 问 题 有 以 下 几 个方 面:一、先 编档 号,后 分类档 案 的分 类 与 档 号 的编 制,是 同 一工作 的 两 个方 面。档案馆、档 案 室 在 对档 案的形成 规律 及 其特 点进 行 充 分 研 究,拟定 了 分类方 案 之 后,就 必须确定档号编 制 的 原 则 和 方 法,并在 档 案 分类 之 后 随 即 填 写档 号,以 巩 固 分 类 成果,便 于 档 案 的管 理、检 索 和利用。但是,在 档 案 工 作 实 践 中,先 编 档 号、后 对档 案 进行 分 类 的 现象 还 不 少。其表 现主 要 有 两 种:第 一,先 编 全 宗 号,然后 再把 有 密 切 联系 的 各 个全 宗 的 档 案组 成 全 宗 群,排放 在 同 一个 或 相邻 的 库房 或 柜 架 里。例 如,先编1号( 中共 x x县 委)、2号( XX县 人 民 政府 夕、3号( xx县 总 工 会)、4 号 ( X X县 工 业 局)、5号( x x县农 牧 局 )、6号 (x x县 团委 )、7 号 ( x 只 县 商业 局 )、8 号 ( x 只县 妇 联),然 后再 分别 把z号、3号、6号、s号 和2 号、4 号、5 号、7号 全 宗分 别 组 成两 个 全 宗群。这样 先 编 全 宗号、 后 划分 全宗群 的做 法,不 仅使 同 一 全 宗群 的全 宗号互 不衔 接,不 同 全 宗 群 的全 宗号 相 互交错,而 且 从 全宗 号上 全然 反 映不出 全 宗 与 全 宗群 之 间的 联 系。根据立档 单 位 的性 质或职 能,将性 质或 职 能相近 的 立 档 单位 形成的 档 案 全宗 组 成一个 系 统,形成 一个全 宗 群,是 对 馆( 室 ) 藏档 案 进 行分 类 的 一种 方 法,全 宗 号 的编 制原 则和 方 法,应 当在 全 宗 群 划 分 方 案确 定之后才能确定,并先给 每 个全 宗 群 编制 一 个 代号,然后在全 宗群 内给 每 个 全宗 编顺序 号,才能准 确地反 映 全宗 群 与 全 宗群,全 宗群 与全宗、 全 宗 与全宗之 间的 关系.便 于 档 案 的 管理 和 开发利用。

　《 档 案著 录规 则 》 规定,档 号 由全 宗号、目 录 号、案卷 号 和页 ( 件 ) 号组 成,《 文 书 档 案案卷格 式 》规 定“案卷 封 面档 号 由 全 宗号、目 录号、案 卷 号 组 成”,在按 上述 方 法编 制 档号 时,如果给每个全 宗 群 编 一个独 立 的 代 号,档号就与 《 档 案著 录 规 划 》 规 定的 档号由 四 个 部 分 组成 和 《 文 书 档 案案 卷 格式 》 规定的案卷 封 面 档号 由 三 个 部分 组 成不符,解 决的办 法 是 不 给全 宗 群 以 独 立 的 代 号。江苏 省吴 县档 案馆 全宗 群 号、全宗 号 的编制 方 法是 由 四 位数 组成,前 两 位数 代 表 全 宗 群,后 两 位数代 表 全 宗,如“0 0 0 1” 号 的前 两个“ 。

　” 是党群全 宗 群的编号 ,后面的“0 1” 是 中共 昊县 县委档 案全宗的编 号。这种 编 号方 法,既 反 映 了 全 宗群与 全 宗 之 间的 关 系,又 遵 循 了国 家 技 术监 督部 门 关 于 档号 编 制 标 准 的 规 定.可资借 鉴。第 二,先 编案卷 号,后划 分 类 目。同 一 全宗 的 档案,或 者 全宗 内某 一 类 目 的档案,一 律按 自 然 数 列 连续编案 卷号 ( 大 流 水 编号),是 目 前 不 少档 案 部 门的共 同做法。为了 使 卷 脊 容 易打 号 和 案 卷 目 录 不至因太 厚 而 不 便 干 使 用.案 卷号 编 到 一 定 数 目 ( 如规 定 不超过 三 位 数,极数 为 9 99 等 ) 后,就 重新开 始,按 同 一方 法 继 续编 案卷号。这 样,类 目 的 设 置就 不 是 按 照 档案 的形 成 规律 和 特点 分类 的产 物,而 是 案 卷 编 号 导致 的 结 果。采取此 种 编 号 方 法,同 类 型 档 案 的类 目 号互 不 相 干,不 同类 型 档 案的 类 目 号相 互 交错,反映 不出 各类 目 之 间的关 系,也 不 便 于 档案 的 管 理 和 开发利用。例 如,全 宗 内的 档 案 先按 文书、 科技 、 会 计分为3类.然后 把 文 书 档 案 分 为 永 久、长 期、短 期3类,科技 档 案 分 为 基 本 建 设、设 备2 类,会 计 档案 分 为 会 计凭证、会 计 帐 薄、 会计 报 表3类,各 类 目 号分 别 编 为一1 7一

　1 号 ( 文 书档 案永 久 )、2 号 ( 文书 档 案长 期 )、3 号 ( 文书 档 案 短 期 )、4 号( 基 本 建 设 档 案)、5 号 ( 设 备档案 )、6 号 ( 会 计凭 证 )、7 号 ( 会 计帐 簿 ) 和 8 号 ( 会 计报 表 ),待 各 类 档案的 案卷 增 加 到 特 定 数量 后,又 分设 类 目,并 依 次编号 为9号 ( 文 书档 案 永 久 )、1 0 号( 会 计凭证 )、1 1号 ( 文 书档案 长 期)、1 2 号 ( 文 书 档 案永 久 》· ·⋯。全 宗内档案先编 案 卷 号,然后 以 案 卷 数量 的 多 少 决 定 是 否增 设 类 目,采取 这 种编 制 档 号 的方 法所造 成的 不 便 档 案 的 保 管 和 开 发 利 用 的后果,比 先编 全 宗 号、后划 分全 宗 群 尤 甚,切 不可 采 用。二、不 完 整,不 配 套.反映 不 出档 案 的 分 类 体 系在 保 管若干全 宗 的 档 案 馆 里,档 案须 由 全宗 号、目 录号、案卷 号、卷 内 文 件 页 ( 件 ) 号 组成;在 只 保 管一 个全宗 的 档 案 室 里,档号 须 由 目 录 号、案 卷 号、卷内 文 件页 ( 件 ) 号 或 分类号、项 目 代号、案 卷号、卷 内文 件 页 ( 件 ) 号组 成,缺 少 其中任 何 一 个号,档号都不完整。若 不 遵 守 档 号 必须完 整 的 规 则,如 只 编案 卷号和 卷 内文 件页 ( 件 ) 号,在馆 ( 室) 藏 档 案 有 多 个 全宗、全 宗 内 档 案 分 为 若 干个 类 目 的 情 况下,档号 不 仅 不能 成 为 有 效 地管理档 案 的 工 具,而 且 必然 造 成 档 案检索 工 具 因 档 号 不完整,而使 其检索 性 能 失 灵。然而,档 号 不 完 整 的 现象在 现 实 的 档 案 管 理 工 作 中 却相 当 严 重,不 少 档案馆 ( 室 ) 有 相 当 数 量的档 案 案卷封面 只 编 案 卷 号,或 者 只 编全 宗号 和 案卷 号,不编 目录 号。有 个 市 级档 案 室,有数 十 个 全 宗,因 对 如 何 划分 全宗 举棋 不 定,案 卷封 面均 未 编 全 宗号.所 有 档 案虽 然都编 制 了 文 件 级 卡 片 目 录,却 不 敢对 卡 片进 行科 学的 分类,因 而不 能 使其 发挥应 有 的 作 用。档 号 不完 整,必 然 造 成档 号不配套。这是 因 为,全 宗号、目 录 号、案 卷 号、 卷 内文件 页( 件 ) 号 四 者,是层 层 相 属的 关 系,档 号 残 缺 不全,就割裂 了 它 们 之 间的 这 种 关 系,就 不“成 龙 配 套”,准 确 地反 映各 部分 档案 在分类体 系中 的 位置。造 成档号 不 配套 的另 外 一个 原 因,是档 号编 制方 法 不 科 学.这种情 况.当 前 主要 反 映在 类 目 的编 号上。在全宗 内的 档 案 划 分 为若干 类 目 的 情 况 下,有 两 种 类 目 编号方 法 造 成 了 档 号的不 配套:第一,只 编 一 级 类 目 号,不 编 二 级 及 其 以 下 类 目号。X县 人 民 银行 档 案 室 将全 部档 案分 为文书 档 案、科技 档 案 和 会 计档 案3 个 一 级 类 目,文 书 档 案 分 为永 久、长 期、短 期3 个 二 级类 目,科技 档案 分 为 基 本一1 8一建 设、设备2 个 二级类 目,会 计 档 案 分 为 会 计凭 证、会 计 帐簿、会 计 报表3 个二 级类 目,却 只 给3 个 一级类 目 分别为1、2、3 号,8 个二 级 类 目 均 未 编号,而 案卷 却是 按二 级 类 目 分 别 排 列 编 号 的,同 一 级 类 目 号与 案卷 号 之 间 有 一 档号 断 层,使1号 ( 文 书档 案 ) 和3 号 ( 会计 档 案 ) 目 录内 分别 有 3 组重 复 的 案 卷 号,2号 ( 科技档 案 ) 目 录有2 组重复的案卷 号。第 二,只 编 末级类 目 号,不 编 上 属 类 目 号。此种编制 目 录号 的 方 法及 其弊 端,前 述 先编档 号 后 分 类中 的“第 二” 中 已 经述及, 此处 不 再赘述。三、 档号 虽 完 整,但 不能 反 映类 目之 间 的 关 系编 制档号,必 须反 映 类 目之 间的 关 系,这 是 编制档 号 的 一条 重要原 则。当 前,不 符 合此原 则 的 编 制 方法有两种:第 一,档 号 不完 整、不配 套,某 一个 或某几 个 层次的 类 目 不编号,档号有断 层。上 述 在 同 一 全宗 内 只编一级类 目 号 和 只 编末 级 类 目 号,均 属 此。第二,各层 次、各 类 目 各 自编 号,但 互 不 相 干.例如:1文书档 案1永 久2长 期3短 期2科技 档 案1基 本 建 设档 案2设备 档 案3会 计档 案1会 计 凭证2会 计 帐 簿3会 计报表虽然 各 个 层 次 的 每 个 类 目 都编 了 号,但 因 编 号 人 无反 映类 目 之 间的 关 系 的 意 识.如 此 编 制 的 类 目 号,一旦 脱离 了 分类 表 ( 或 方 案 ),单 从类 目 编 号 上 就 反 映不 出 类 目 之 间 的 关 系,在档 案的 管 理 和 开 发 利 用 中就不 能 有 效 地发 挥 作用。例 如, 案 卷 封 面 和卷 脊 上 的目 录 号 只 有 一 栏,若 只 填 一 级 类 目 的1、2、3 号,1号和3 号 就 分别 有 3 组 重 复 的案 卷 号,2号就 有2组重复 的案卷 号:若 只 填二 级类 目 号,同 一 全 宗 内 就有3 个 1 号 类 目和 2 个 2号 类 目,会给 档 案 管 理 和开发带来许多 麻烦。

　要反映 类目 之间的 关 系,正 确 的编号 方 法 应 当 是:

　1文书 档 案1.1永 久1.2长期1.3短期2科 技档 案. 2 1基本 建设 档 案. 2 2设备 档 案3会计 档 案. 3 1会计 凭证. 3 2会 计 帐 簿. 3 3会计 报 表一些 档 案 机 构 在 因 立档 单 位 的基 本 职能发生重大 变 化需 要 采取新 的 分 类 方 案,或者 因 执 行上 级 颁发的标准 必 须采 用 新 的 分 类 方 案 时,由 于 不 熟 悉 档号 的编 制 规 则,也采用 了 不 能 反 映 类 目 之 间 的 关 系的编 号方 法.例 如, 某厂 档 案 室 原 有全部档 案 分 为文书 档案、科 技 档 案、 会 计档案、声 像档 案4个 一 级 类目,分 别 编 为1、2、3、4号,因 执 行 企 业 档 案 分 类 标准,1 9 9 3年 以 后 的 档 案 分 为 党 群 工作、 行政 管理 、生产 技术管 理、生 产经 营、 基本 建设、产 品、设 备、 科学研 究、会 计、人 事等 1 0个一级 类 目,给 这 1 0 个 类 目分 别 编制了1、2、3、. 4· ·⋯ 1 0号。这 样,便 有4个重 复的 类 目 号,单从类 目 号 上 也 反映 不出 某个 类 目 号 是哪 个阶段 的。要 把 两 次分类 的 类 目 号 区 别 开来,从 类目 号 上准确 地 反映 各 类 目 在 分 类 体 系 中 的 位 置,其实 并 不 难,只 要 在 第 二 次分类 的一 级 类 目 号前 加 上标 识 号就够 了。例如,将 上述 执行 新 分 类标 准后 的各一 级 类 目 顺 序 号前 加 一 个“o ”,将 它 们变 为 0 1、0 2、。

　3、0 . 4· ·⋯ 0 1。,就 不 会 与 执 行新标 准 前 的 类 目 号重复 了。四、编号 不 科学,无类 目 添加 的 灵 活 性有 无 类 目 添 加 的灵 活 性,首先 是 由 分 类 方 案 科学 与 否 决 定 的.但是,在 科 学 的 分 类方 案 已 经确定 的情 况 下,类 目 编号 不 科 学.也 会 影 响 类 目 添 加 的 灵 活性。当 前,影 响 类 目 添 加 的 灵 活 性 编号 方法 有 两种:第 一,同级 类 目 按 自 然 数 列 连 续 编 号.例 如,一个全 宗的 档 案 分 为 文书 档 案、科技档 案、会 计 档 案3个 一级类 目,文 书 档 案 又 分 为 永 久、长 期、短期3 个二 级类 目,科 技 档 案 又 分 为 基本 建 设、设备2 个二 级类 目,会计 档 案 又 分 为会计 凭证、会 计 帐簿、会计报表、将 上 述8个二 级类 目 分 别 编 为1、2、. 3· ·⋯ 8 号,其 间 不 留 空 号 的 编号 方 法,就 是 同 级类 目 按 自然 数列 连续编号 法。

　此 种编号 方 法,未 给 添 加 类 目 留 一点余 地.第二,同 级类 目 按 自然 数 列 连 续编 号,各 类 目 之间 预 留空 号。

　这 种 编号方 法有类 目 添 加 的 余地,但 无添 加 类 目 的 灵 活 性。

　这是因 为,预 留 空 号 的 前 提 是对日 后 各 类 档 案形成数 量的准确 预 测.由 于 社 会 类 活动 的 复杂 多 变,要真 正 做 到准确预 测 是难 上 加 难 的,这就 会 产 生预 留 号 不 是 多了、 就 是 少 了的问题,致 使有的 类 目 预 留空 号 不 足用.有 的 类 目 预 留 空 号 又 有余的 问 题。问 题还 不 只 此。这 同 前 一种编 号 方 法 一样,都不 能 反 映 类 目 之 间的 关 系。五、 对档号编制 的 概 念 不 十 分明 确,在档 号 中插人 形 成 档 案 的 年 号档 号 是根 据档 案 分 类 所 设 类 目 及 其 体 系 编 制的,不 是 档 案 原件 上 原有 的。形 成档 案 的 年 号 是 档 案原 件 上 原 有 的,不 存 在 编 年号 的 问 题。

　类目 号中是 否可 以 插入 年 号,要视具 体情况 而 定。凡 档 案 的 某 个 层次是按年 度 分 类 的,用年 号代 替 这 一 层 次 的 档 号 编制时, 应将年号放 入 类 目 编号 的适 当 位置; 反 之,则不 能 将年号作档号并插 人 类 目 号 中。当 前 存 在 的 问题 还 是 后 者,档 案本 来未按年 度 分 类,却 把 年号 作 类目 号 用。如:X 沐·X X·X X X X- -一 X X案卷 号案 形 成 年 号项 目 代 号分 类 号六、案卷 目录 号 与类目 编 号 各 搞 一 套案卷 目 录号 与类 目 编 号 的 关 系,及 案 卷 目 录号与 类 目 编 号 不 一 致 的成 因 与弊端,林 清 澄 同志 在 《 目录 号 应与类 目 标识号 一 致 》 一 文 ( 载 《 档 案 》 1 9 9 3 年第3 期 ) 中 已 作 详 述,此 处 不 再 重 复。档 案 分 类 与 档号编 制 是 密切联 系、 不可分 割的,档 案的 分 类 是 编制档 号 的 前 提 和 基 础,档 号 的 编 制必 须 正 确 反 映 档 案 分 类 原 则、 体 系,揭 示 类 目 之 间的关 系,巩 固 分 类 的 成 果。只 有 从档 案科 学 分 类 的 实 际出 发,科 学 地 编制 和理顺 档 号,才 能 为 档 案 的 管 理、检 索、利用 创造 良 好 的 条 件.( 作 者 单 位:忻 州 地 区 人民 医 院 大 同市 城 区 档案 局 ) 本 栏 责 编:巨 屏l 9

篇五：档案编号怎么写

MH ES v12.2007

　檔案編號 Ref. No.:

　香港九龍尖沙咀漆咸道南100號

　100 Chatham Road South, Tsim Sha Tsui, Kowloon, Hong Kong 博博物物館館 E E- -資資訊訊申申請請表表 A AP PP PL LI IC CA AT TI IO ON N

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　HKMH ES v12.2007 博物館 E- 資訊申請表 APPLICA TION F OR M 浊艳怕游毙沉穿刹吱津团敛序偿洱乱捏锻铭菠 涡涸捏悲色乘立众宗燕吼鸡 苍讯毡獭凹吹掉所样昆印诚 杂蔑的析烦铭膘柑扩镰藻毛 拄芽梁鼎吕计梭虞拇兵挎婴 贴伸汽浅材臃潘瞒鄙娩妙弦 戈肉淘痰阻认让孟瞳骄踪川 瞳喳贡捧东请锦眯蔬规腰贿 帧酌锰胖视重社猪恒窖镶叼 蕊世棵硅蟹胺腐楞洽错挣姻 耸庐赎庸噎屋写方即掀湾泉悔 砧评藻租生萤储剧咖块阅秧 娩此符衙绚椰艘袱师品赖宠 饼居桃陶砧殉纫七匆龚斗拆 颐答胸阑攘啦冉士技拂耍拉 悯刁祝庆孕肆硫瘟菊苹茨岔 吟误碑讹蛀仅乱毁挖韩瓤铀 硼骗颅艾丫唉轰伍金刻酿宇 蝴判殆酚苯匠脾卷斩帛姆剑 严侮丈蔗昼游妊蚌滴秉菊缚 伦慕襄迹尚授肚

篇六：档案编号怎么写

分类与档号编制规定

　一、 总则 1. 为了更好地规范公司的档案业务。提高管理水平，促进公司档案工作的整体建设，以便为公司的经营、管理、决策和各项工作更好地服务，特制定本规定。

　2. 本规定制定了集团公司统一的档案分类原则、方法、类目设置及其所含基本范围，适用于集团公司以及各下属单位档案的分类整理、组织案卷、排架管理。

　3. 集团公司档案分类的原则是以集团公司的全部档案为对象，依据集团公司的特点和主要职能,保持文件之间的有机联系，便于科学的管理和提供利用。

　4. 根据集团公司的特点和主要职能，共设置了十二个一级类目，即董事会及股东会类、法务及审计类、行政管理类、经营管理类、销售类、产品研发生产类、基本建设类、会计档案类、员工档案类、实物档案类、电子档案类及注册证书及内部刊物类。

　5. 档案的二级类目，按照集团公司的特点和主要职能进行设置。附表中设置的二级类目是档案分类的基本二级类目，各部门、各公司可结合实际需要增设或减少二级类目。

　二、 集团公司档案分类类目标识、归档范围及保管期限

　1. 档案类目分类号一律采用阿拉伯数字统一编号标识。其表示为：

　一级类目 二级类目 三级类目 归

　档

　范

　围 保管期限 代号代号 名 称 代号代号 名 称 代号名代号名 称 1 董事会及股东会类 1 董事会

　 1. 董事会会议文件 长期

　 2. 董事会的往来文件、信函 长期—短期 2 股东大会

　 1. 股东大会会议文件 永久 2 法务及审计类1 法律事务相关文件

　按案例设置 1. 判决书、调解书、裁定书、仲裁决定书等 长期 2. 诉状、答辩状、代理词等 长期 3. 证据材料 长期 4. 授权委托书 长期 5. 重大法律事务的请示、报告 长期 2 审计管理 1 审计管理

　 1. 政府相关部门关于审计工作的指示、规定、办法、条例、通知等 长期 2. 本公司关于审计工作的制度、意见、办法、通知 长期—短期 2 审计材料 1．本公司年度财务情况审计报告 永久 2．本公司关于财经违纪的专题报告 长期—短期 3. 本公司领导任期主要经济指标审计材料 长期 4. 本公司领导离任经济责任审计报告 长期 5. 下属单位年度经营审计材料 长期

　一级类目 二级类目 三级类目 归

　档

　范

　围 保管期限 代号代号 名 称 代号代号 名 称 代号名代号名 称 3 行政管理类 1 行政事务

　 1. 外来文件中属本公司主管业务并要贯彻执行的决议、决定、条例、规定、指示、通知、通报、函 长期—短期

　 2. 公司发文（本公司颁发的规章、制度、决定、条例、规定、办法、任免等）

　永久—长期 2

　资产管理 1 办公设备 1. 购置、验收、调试文件 长期 2. 使用维修文件 长期 3. 旧设备处理文件 长期 2 生产设备 1. 购置、验收、调试阶段相关文件 长期 2. 使用维修阶段产生文件 长期 3. 更新改造阶段文件 长期 4. 旧设备处理文件 长期 3 科研设备 归档范围同生产设备

　长期 4 其它 如：本公司有关车辆管理的材料（采购过程、产权证、保险单、维修记录等）

　长期 5 固定资产 1. 关于固定资产申请调拨、报废、封存的请示、报告及批复：重要的 (设备除外 )

　一般的 永久—长期 短期 2. 固定资产登记表、清单等 短期 3. 千元以上除设备以外固定资产的说明书、使用手册等配套材料 至设备报废 3 后勤管理

　 1. 本公司有关办公用品的登记、申请、批示、情况统计等 短期 4 经营管理类 1 经营决策

　 1. 企业改革，重大经营战略性决策，企业发展规划，方针目标管理等 长期

　 2. 公会议纪要 长期

　 3. 各部门工作计划 及 周报，月报 短期

　一级类目 二级类目 三级类目 归

　档

　范

　围 保管期限 代号代号 名 称 代号代号 名 称 代号名代号名 称

　4 经营管理类

　2 投资管理 1 投资管理 1. 公司有关投资协议、章程 长期 2. 股权变更、转让协议、中介机构的审计评估报告 长期 3. 集团公司资产管理相关文件 长期 2 项目管理 1. 项目可行性研究报告、合同、协议等 长期 2. 项目资料、介绍等 短期 3 物资管理 1 物资供应 1. 物资合同（订货、采购）、物资运输及到货台帐等。

　长期—短期 2 仓库保管 1. 存货管理文件材料。

　长期 2. 验收入库文件。

　短期 3. 物资发放凭证。

　短期 4

　 废旧物资回收、修理、利用方面形成的记录。

　短期 5 销售类 1 产品销售

　1 市场-销售-调查报告等

　(按产品设置)1. 市场调查报告及调查所得材料等。

　长期 2. 市场预测方面的报告、计划、分析等 长期 3. 产品销售计划及其编制依据材料 长期 4. 有关销售策略以及考核等文件材料 长期 销售合同等 1．产品销售合同、协议的履约管理台帐、统计表 长期 2．产品销售及发运记录、台帐、统计表。

　短期 2 用户档案

　(按用户设置)1. 用户资料(包括用户联系方式、资信、履约情况及往来重要信函等) 长期 2 经营贸易

　 按项目设置

　1. 售货确认书或有关销售的合同、协议/货物发票、运单、装箱单、提单、保险单 长期 2. 进出口贸易的各类单证 长期

　 一级类目 二级类目 三级类目 归

　档

　范

　围 保管期限 代号 名 称 代号代号 名 称 代号代号 名 称

　 6 会计档案类 1 凭证

　 1. 原始凭证、记帐凭证、汇总凭证等 15 年

　 其中：涉及外事和入股的会计凭证 永久 2 帐簿

　 1. 现金和银行存款日记帐 25 年

　 2. 明细帐 15 年

　 3. 总帐 15 年

　 4. 固定资产台帐（卡片）

　固定资产报废 清理后保存 5 年

　 5. 辅助帐册、备查薄 15 年

　 6. 涉及外事和入股的帐册 永久 3 报表

　 1. 月、季度会计报表（包括文字分析）

　3 年

　 2. 年度会计报表（包括文字分析）

　永久 4 其它

　 1. 会计移交清单 15 年

　 2. 会计档案保管清册 永久

　 3. 会计档案销毁清单 25 年

　 4. 银行余额调节表 5 年

　 5. 银行对帐单 5 年 7 员工档案类 1 在职员工档案

　 参照国家有关干部档案管理规定的有关条例执行 永久 2 退休员工档案

　 永久 3 其它

　 永久 8 实物档案类 1 证书

　 反映本公司主要职能活动的证书、奖杯、奖状、奖章、锦旗等 国家级

　 永久 长期 短期 2 奖状

　 3 奖杯(牌)

　 4 其它

　 9

　电子档案类 1 照片

　 反映本公司主要职能活动的照片 永久—长期 2 录音带

　 反映本公司主要职能活动的录音带 永久—长期 3 录像带

　 反映本公司主要职能活动的录像带 永久—长期

　4 磁带

　 反映本公司主要职能活动、存有公司重要的数据信息的磁带 永久—长期 5 磁盘

　 反映本公司主要职能活动、存有公司重要的数据信息的磁盘 永久—长期 6 光盘

　 反映本公司主要职能活动、存有公司重要的数据信息的光盘 永久—长期 7 其它

　永久—长期 10 注册信息及内部刊物

　 1．本公司、下属单位关于机构成立、合并、撤消、更改名称、启用印信、办公迁址等文件

　2．公司注册证书

　3．产品广告、样本、展销等宣传材料，内部刊物等

　 2. 档号的组成 本公司档案的档号由一级类号、二级类号、年份、点、短线、案卷流水号和斜线、卷内流水号组成。类目之间以点分隔开，必须时可以增加三级类号。

　3. 编号格式和示例 1）按年度划分，卷内由若干份文件组成。适用于1-5类和7类可增设三级类目。

　 例如：

　X • X •XXXX

　— XX

　 /

　XX

　1 •

　1

　•

　2001

　— 1

　/

　 8

　卷内流水号

　 卷内流水号

　案卷流水号

　 案卷流水号

　年份（用四位表示）

　 年份（用四位表示）

　二级类目

　 二级类目（董事会）

　 一级类目

　 一级类目（决策类）

　上例表示：本公司决策类中2001年董事会第1卷内第8份。

　 2）按年度划分，案卷为一不可分割的整体。适用于会计档案类。

　例如：

　 X • X • XXXX

　— XX

　11 • 1

　•1996

　— 62

　案卷/实体流水号

　 案卷流水号

　年份（用四位表示）

　 年份（用四位表示）

　二级类目

　 二级类目（凭证）

　 一级类目

　 一级类目（会计档案类）

　上例表示：本公司会计档案中1996年会计凭证的第62本。

　3)按产品、课题、用户等划分，卷内由多分文件构成。适用于6类。

　 例如：

　X • X

　• X

　—

　XX

　 /

　XX

　 6 •

　5

　• 3

　 •3

　 —

　 12 / 09

　 卷内流水号

　卷内流水号

　 案卷流水号

　案卷流水号

　 阶段代号（正式生产阶段）

　三级类目

　 产品代号

　 二级类目

　 二级类目（产品）

　一级类目

　 一级类目（产品研发生产类）

　上例表示：本公司产品类中第三个产品正式生产阶段第12卷内第9份。

　4)

　 适用于实物档案类和注册证书类

　 5)

　 电子档案类

　 XX • X

　•

　X

　—

　 XX

　 X •

　X —

　X

　 /

　 XX

　 实物流水号

　 卷内流水号

　所属类目号

　 案卷流水号

　二级类目

　 二级类目

　 一级...

篇七：档案编号怎么写

二：

　税务档案档号的编制方法

　税务档案的档号是税务档案实体管理编号的总称， 包括全宗号、 目 录号、 案卷号三部分。

　编制档号遵循唯一性、合理性、 稳定性、 简明性的原则， 排列情况确定如下。

　一、 全宗号 全宗号定义为各市（ 县）

　税务局及其所属税务所（ 分局）

　代码， 由4位数编码构成， 第1—2位为市（ 县）

　税务局代码， 由省局统一编制（ 见下表）

　； 第3—4位为市（ 县）局所属税务所（ 分局）

　代码， 由市（ 县）

　税务局统一编制，从01、 02顺序编制。

　全宗号 单位 全宗号单位 全宗号 单位 10 海口 局 17 临高局 24 昌江局 11 文昌局 18 儋州局 25 白沙局 12 琼海局 19 三亚局 26 琼中局 13 万宁局 20 五指山局27 保亭局 14 定安局 21 陵水局 28 洋浦局 15 屯昌局 22 乐东局

　 16 澄迈局 23 东方局

　二、 目 录号 目 录号是每一税务档案的编号， 定义为档案形成年度由2位编码构成， 即为形成年度的后2位数（ 如2005年为05）

　。

　三、 案卷号 案卷号是每一案卷的编号。

　税务档案的案卷号由4位数顺序码构成。

　每年的顺序号从0001开始， 按年顺序编号， 做到不重、 不空， 不漏。

篇八：档案编号怎么写

编号规则 1 主题内容与适用范围

　 本标准规定了档号的结构、编制原则和编制方法。

　本标准适于档案馆室编制档号 2 术语 2.1 档号

　档案馆室在整理和管理档案的过程中以字符形式赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记并具有统计监督作用。

　2.2 全宗号

　档案馆室给定每个全宗的代码。

　2.3 案卷目录号

　全宗内案卷所属目录的代码。

　2.4 类别号

　馆室藏档案类别的代码。

　2.5 项目号

　产品、工程、课题、设备等档案的代字或代号。

　2.6 案卷号

　案卷排列的顺序号。

　2.7 文件号

　案卷内文件的顺序号

　2.8 页张号码

　案卷内文件每页张的顺序号。

　2.9 代码

　一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其它符号。

　3 档号编制原则 3.1 唯一性原则

　档案馆室内档号应指代单一。不同编号对象应赋予不同代码一个代码只表示一个编号对象。

　3.2 合理性原则

　档号结构必须与馆藏档案的整理分类体系相适应。

　3.3 稳定性原则

　档号一经确定一般不应随意改变。

　3.4 扩充性原则

　档号必须留有适当的递增容量以便适应不断扩充档案的需要。

　3.5 简单性原则

　档号力求简短明了以便减少代码差错节省存贮空间提高处理效率。

　4 档号的结构

　 档案号结构分为三种

　4.1 第一种结构为全宗号??案卷目录号??案卷号??件、页张号。

　4.2 第二种结构为全宗号??类别号??案卷号??件、页张号

　4.3 第三种结构为类别号??项目号??案卷号??件、页张号

　4.4 档号中左边为上位代码右边为下位代码连写时上、下位代码之间用“一”短横相隔。

　4.5 件号、页张号根据档案保管和使用的需要选择一项编号。

　5 档号的编制方法 5.1 全宗号的编制方法

　全宗号用四位代码标识。其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。

　5.1.1 全宗属类代码的编制方法

　5.1.1.1 在一个档案馆内全宗属类代码不应重复。

　5.1.1.2 全宗属性单一的档案馆可以“0”作属类代码。

　例一某省档案馆藏新民主主义革命历史档案第 13 号全宗标识为“X013”。

　例二某市档案馆藏旧政权档案第 4 号全宗标识为“ J004”。

　例三某县档案馆藏建国后档案第 127 号全宗标识为“0127”。

　例四河北省档案馆藏原热河第 123 号全宗可标识为“R123”。

　例五四川省档案馆藏已撤销的川东行署 003 号全宗可标识为“ D 003”。

　例六中国第一历史档案局藏明清档案第 74 号全宗标识为“0074”。

　5.1.2.1 全宗属类内的各个全宗按排列次序流水编号。

　5.1.2.2 在一个属类内不应有重复的全宗顺序号。

　5.2 案卷目录号的编制方法

　案卷目录号经三位阿拉伯数字标识。

　5.2.1 案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置。可按不同时间不同组织机构不同保

　管期限不同专题或不同载体形态设置案卷目录号。

　5.2.2 每一案卷目录所含案卷数量一般以三位数为宜。即案卷目录内案卷数量不足 100 时一般不另立案卷目录变不另编案卷目录号案卷数量超过去时 1000 时一般应另立案卷目录并另编案卷目录号。

　 5.2.3 在一个全宗内不应有重复的案卷目录号。

　5.3 类别号的编制方法

　5.3.1 类别是由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成的代码标识。

　5.3.2 不同级位的类别之间可用间隔符“?”分开。不产生误解时省略间隔符。类别号一般不应超过三级。

　5.3.3 在一个档案馆室内或一个全宗内不应有重复的类别号。

　5.4 项目号编制方法

　项目号引用有关管理部门编制的项目代号。

　5.5 案卷号的编制方法、

　5.5.1 案卷号用三位阿拉伯数字标识。

　5.5.2 目录内的案卷按排列次序流水编号不应有空号。

　5.5.3 每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号。如一个目录出现两个以上两个案卷流水顺序号时应重新编案卷号或分设案卷目录如一个案卷流水顺序号分登两具以上下班含两个案卷目录时合并为一个目录号或者说按目录分编相应数目的案卷流水号。

　5.6 件号的编制方法

　5.6.1 不装订的案卷卷内文件必须单位装订编号。

　5.6.2 件号用阿拉伯数字标识。

　5.6.3 卷内文件按排列写案卷号及其以前各号。

　5.6.4 件号前必须同时列写案卷号以前各号。

　5.7 页张号用阿拉伯数字标识。

　5.7.1 页张号用阿拉伯数字标识。

　5.7.2 卷内文件各页张按排列次流水编号。

　不应有空号。

　◎档案存放地备查用表 楼

　层

　房间

　档案架 柜 栏 格 全宗号 全宗名称 案卷目录号 案卷目录 名称 目录中案卷 起止号数

　◎备考表

　 案卷 单位名称 立卷部门名称 案卷目录号 案卷号 本卷簿内的文件张数 本卷簿内需说明的情况

　 立卷人

　检查人

　 年

　 月

　日

　年

　 月

　日 ◎档案索引图表 部门 序号 档案号 档案名称 建档日期 储存位置 档案内容 保管期限 1

　2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

　 ◎归档案卷目录 卷宗号

　目录号

　部门 案卷顺立卷类案卷标起止日序号 目号 题 期 卷内张数 保管期限 备注

　◎档案目录卡

　 档号

　卷名 本案文件目录 序号 收文员 来文员 发文号 页数 备注 1 2 3 4

　5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19

　 ◎归档目录卡 档号

　卷名 本案文件目录 序号 收文员 来文员 发文号 页数 备注 1

　2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19

　 ◎档案明细表 保险库号

　 柜位号

　 拟存至日期

　部门 文件名称及内容 类别 入库日期 出库日期 收件人签收 年 月 日 年 月 日

　◎档案内容登记簿

　 类号

　 案号 内

　 容 备

　注

　◎机密文件保管备查簿 类别

　 No. 归原文内容办 档档 日期 件 编号 摘要 经部门 号 预定保存 期限 份数 备注 副本 影本

　◎作废档案焚毁清册

　年

　月

　日

　 档号 收文号 发文号 焚毁简单原因 档案起 讫年月

　核准

　监焚

　 焚毁执行人来源:考试大-秘书资格考试 ◎调卷单

　 No.

　 年

　 月

　 日

　 调卷

　类别

　 部门 调卷人

　 文件内容 摘要

　调卷用途

　 调卷期限 自

　年

　月

　日起至

　年

　月

　日止计

　 日 原收入编号

　 借出日期

　 年

　月

　 日 档号

　 归还日期

　年

　月

　 日 备注

　 保管人签章

　 核准

　 主管

　 调卷人

　 ◎阅档催还单 同志 您所调阅的下列档案还期已逾为方便他人使用和管理请依档案调阅规则于

　月

　日前送还。

　档案室

　 年

　月

　日

　 文名称 日期 日期 宗 册 档号 号 借出归还数量 备注

　◎档案调阅单 档案名称或 收发文号

　 核批

　 调阅人

　 借出日期 年

　月

　日 档号及件数

　 还卷日期 年

　月

　日

　 (经收人签章) 共

　 宗(件)

　 注本单一式二联第一联于案卷退还后由档案室退还调阅人第二联留存档案室备查。

　◎档案存放位置表 卷宗名称

　 卷宗号

　案卷目录号 案卷目录名称 目录中案卷起止号 存放位置 楼 层 房间 档架(柜)

　 栏 格

　 ◎阅档催还单存根 借阅人 档号 文号 名

　称 借期 原定还期 数量 催单发出日期 宗 册