档案管理基础工作在现代档案管理中的作用

摘 要：随着时代的发展和社会的不断进步，人们愈发重视对档案信息的安全和管理工作，尤其是在当前网络信息化时代的大背景下，档案信息化已经成为了时代发展的必然趋势。我们都知道档案信息内容十分丰富且种类繁多，因此落实档案管理信息管理就势在必行，对档案管理基础工作也有了更高的要求。可以说高效的档案管理基础工作是档案管理和调阅的前提和保障，可以促进档案管理工作的稳定快速运行，极大的提高档案管理的工作效率和质量。笔者结合自身在大朗镇档案馆的实际工作经验，就档案管理基础工作在现代档案管理中的作用进行分析和探究。

关键词：档案管理；基础工作；现代档案管理；具体作用

网络信息化时代的到来，使得信息传播和获取的速度空前加快，数字信息化技术在档案管理基础工作中的应用极大地提高了档案管理的工作效率，同时档案信息的安全也受到了严重的威胁，当前网络信息化档案管理趋势和档案管理的基础性工作产生了冲突，使得档案管理基础工作的问题也日益凸显。可以说档案管理基础工作是档案查询和调用的前提和源头，基础工作出现问题会直接影响到之后的档案调阅和查询，并造成巨大的经济损失和档案馆的信誉下滑的问题。对此，我们要高度重视档案管理基础工作，保证档案管理的准确性并加快档案信息管理网络数字化的进程。

1 当前档案管理工作中存在的问题和面临的挑战

高效的档案管理基础工作是档案管理工作运行的前提和保障，是企业改革和科学化管理的必然发展要求，对此我们要高度重视档案管理基础工作的准确性和科学性，完善档案管理工作体制，促进档案管理信息化的进程。但在实际的档案管理工作中还存在着以下的问题，限制了档案管理基础工作的运行：首先，档案管理基础工作被忽视，不具备健全的日常工作制度，影响档案管理工作的有序性。其次，受档案管理机构管理质量不高的影响，档案分类不合理，具体表现在仅依据时间分类而忽略档案资料具体内容，增加了档案资料查找工作的难度。最后，档案编号准确性不强。因每份档案都是唯一的，所以，其编号也是档案的一种标志。但在实践过程中，经常会出现同一编号代表多份档案的情况，对档案资料查找以及归档都十分不利。

2 档案管理基础工作在现代档案管理中的具体作用

一般情况下，档案管理基础工作的内容就是整理并分类档案资料，同时对其进行鉴定与保管，所以，具体的工作内容单一，实际工作量巨大。需要注意的是，档案管理基础工作需要人工来完成，尤其是在整理并分类档案资料方面很容易受诸多因素影响而难以保证档案信息资料的记录完整性。为此，有必要给予档案管理基础工作应有的重视，并且正确认知其重要作用。

2.1 严格规范档案管理工作

贯彻落实档案管理基础工作，能够保证档案管理的规范性发展。一般来讲，档案管理基础工作的内容包括档案资料的整理、分类与保管等。档案基础工作的认真开展能够保证后续工作得以简化，在有效信息提取方面能够加快速度并提高质量。在此基础上，确定档案资料类别与编号，为查找档案资料提供便利，增强档案资料管理工作的规范性。

2.2 提高档案资料准确性

开展档案管理基础工作对档案管理后期工作的开展提供了有力的保障，而基础工作准确性的提升也能够更好地帮助后续工作的进行尤其是在计算机网络技术普遍应用的背景下，档案管理信息化建设的重要性逐渐突显出来，为此，保证档案资料信息汇总、分类与编辑等准确具有一定的现实意义。

2.3 推进档案管理现代化发展进程

目前阶段，档案管理工作的现代化建设发挥着不可替代的作用，基础工作和档案管理的现代化建设是相辅相成的。基于计算机网络与其强大运算能力，档案资料检索与调取的速度明显提升，在实现档案管理基础工作规范与准确的基础上，可以确保档案管理现代化建设工作量得以减少，保证录入资料更加准确。

3 增强档案管理基础工作的有效策略

笔者结合自身在大朗镇档案馆的实际工作经验，就如何增强档案管理基础工作的效率浅谈几点个人看法，希望对档案管理基础工作的效率提升有所帮助。

3.1 增强工作人员档案管理基础工作认知程度

开展档案管理工作的过程中，因机构本身的忽视以及档案资料基础工作强度较大的影响，导致管理人员并未给予档案管理基础工作高度重视，对档案管理工作的开展十分不利。在这种情况下，档案管理机构需加大教育与培训的力度，确保所有管理人员可以对档案管理基础工作的重要作用予以正确地认知，增强档案资料规范性以及准确性。大朗镇档案馆定期组织工作人员前往其他市、镇优秀档案馆和图书馆进行学习交流，并开展相关档案知识培训，使全体工作人员时刻保持对档案工作的兴趣和热忱，切实推动大朗镇档案事业向前发展。

3.2 提高档案管理标准要求

在日常工作中，档案管理就是针对档案開展分类与管理等工作。但如果档案资料整理量较大，则会受管理不完善因素的影响而出现差错，不利于档案管理后续工作的开展。与此同时，因档案管理机构管理模式与规章制度尚未统一，所以在传递或者是共享档案资料的时候同样会引发诸多问题。在这种情况下，要高度重视档案管理工作的系统化与规范化发展。作为档案管理机构，应当重视自身的正规化建设，建立并健全管理机制，注重档案管理工作人员教育工作的开展。大朗镇档案馆利用每月例会时间，由老资历工作人员对“新手”馆员进行授课，授课内容主要为档案日常工作涉及的规章制度解读、具体操作指南。

3.3 档案管理信息系统的完善，伴随信息技术的发展，在档案管理系统中占据的地位更高

为了进一步强化信息化管理模式，一定要保证信息管理系统的完善性。在此过程中，需优化分类档案资料，并且详细地填写档案信息的分类，保证所设置的关键词准确，实现检索效率的全面提升。在此基础上，信息管理系统强化的目标就是保证档案检索速度以及准确率的有效提升。将信息处理系统引入到档案管理工作中，需实现全面更新，确保和现代技术保持同步，进而推动档案管理工作的现代化建设。大朗镇档案馆建馆以来，致力打造全国首个镇级数字档案馆。以信息技术为手段，积极推进档案资源整合，成立数字档案馆建设领导小组，对馆藏档案实行数字化处理，各社区（村）、单位可在线直接查询档案。

3.4 保证档案管理的安全性，实现档案管理与档案资料安全性的全面提升为档案管理基础工作的顺利开展奠定了坚实的基础

档案资料数量极大，所以管理难度明显提高。然而，部分档案管理工作人员对于档案资料检查工作的作用严重忽视，难以保证及时找出档案资料的损坏问题。在这种情况下，档案管理工作人员应积极开展档案管理安全性的建设工作，并且针对档案资料展开定期地检查与整理，如每隔一年清点一次档案实际馆藏与台账数量是否相符。如果档案资料出现损坏亦或是丢失的情况，需及时选择使用补救的措施，若管理机构条件允许，可以将监控系统安装在档案室当中，以保证档案资料更加安全。

4 结语

综上所述，档案管理的基础工作为后续档案管理工作的开展提供了有价值的参考依据，所以其作用与地位是不容忽视的。作为档案管理人员一定要正确认知档案管理基础工作的作用，为档案管理工作的进一步开展提供保障。

参考文献

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