浅谈现代档案管理中档案管理基础工作的应用

摘 要：现代档案管理是运用现代手段和管理思想管理档案的过程。现代档案管理具有较强的规范性和现实性，对国有企业的有效管理有一定的影响。本文主要研究了现代档案管理中档案管理基础工作的应用。

关键词：档案管理；基础工作；应用

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章編号：1004-7344（2018）17-0032-01

前 言

档案管理即对不同类别的的档案进行系统化的分类，归纳与安置，以满足日常工作中的人员调动、工作调配、档案调取等工作需求。我国各企事业单位当前采用的现代档案管理涉及到多种管理模式，其中又包括对于不同行业领域的多层次类别，在日常的档案管理工作中起到了引导性作用。在日常的档案管理工作中应加强对档案基础管理的重视力度，将档案基础管理工作作为档案管理工作的重点。

1 档案管理基础工作的内容

档案分类：以档案管理工作的相关规定，根据档案的类别、顺序、来源等因素，对档案进行系统化、合理化的分类。

档案装订：依照档案管理工作的装订要求，对不同类型、外观的档案进行统一装订，系统化分类管理。

档案登记：根据现存档案的调入、迁出、查询等方面进行详细精确的记录。

档案查询：对不同类别、外观的档案进行及时的查询。

档案注销：对于已迁出或不在本单位或企业的档案进行清理

2 当前阶段档案管理基础性工作的重要作用

2.1 对档案工作进行标准化管理

档案工作的基础性管理可以有效提升管理体系的标准化，加强各环节的工作效率。现代化档案管理的标准化程度是对档案管理水平进行评价的重要参考，其中，基础性的管理工作主要包括对文字、照片等数据进行分类、归档、记录。通过基础工作对无用档案进行管理，核实模糊的数据，剔除无用数据，并将档案资料在全面分析的基础上系统进行整合、分类，提升档案管理流程的规范化程度，从而加强管理体系的运行效率，是当前阶段档案管理单位实现现代化管理的重要前提。明确的数据归档能够在保证档案处理、记录完整性的同时，加快档案数据的查找效率，完善档案体系的建设。基础性的档案管理工作是决定档案管理标准化的根本要素。

2.2 保证数据记录、检索的准确性

对复杂、庞大的数据进行系统性处理、记录，将其输入到档案管理的系统中，并进行有效的归类是档案管理基础性工作的重要内容，也是提升数据信息检索效率的基础。对数据进行检索主要是通过网络信息系统对关键词进行搜索，检索到相关信息。现代化信息技术的广泛应用使得档案管理系统中逐步将过去的纸质数据信息录入模式转化为电子化数据输入模式，将信息以电子数据的模式存储在信息库中，方便对信息的调用。而对数据进行有效检索的基础是准确信息录入、合理的归类管理，一旦这些基础环节的某一部分出现问题，极有可能降低档案检索的准确性，影响档案系统的运行。

2.3 可以有效加强重点环节的管理效率

档案管理按照不同的录入、处理、归档、检索等工作的类型不同，划分为不同的管理体系，信息管理的轻重缓急程度也有所不同。通过基础性管理工作将信息的重要程度进行划分，对较为重要、期限紧张的档案优先进行处理，对不重要的数据信息在后期进行加工，能够有效提升信息的利用率。与此同时，在档案管理系统中对数据库中的检索功能进行优化升级，提高重要信息的显示位置，将其置于检索结果的前端，能够有效提升数据使用的效率，使得档案信息的查找更加精确。

3 提高现代化档案管理中档案管理基础工作的作用的对策分析

3.1 重视档案管理基础工作，优化管理人员结构

加强档案管理工作中的基础工作，是保障档案管理工作整体水平的首要前提。在提升档案管理工作人员的业务水平，岗位素质的同时，强化其对基础工作的重视力度，加强对档案管理工作的认识高度。逐步提升完善档案工作者的岗位管理意识，高质量完成基础工作。优化管理人员机构即强化对档案管理者的工作能力、年龄、工作质量的科学有效管理。档案管理由于其复杂化、多样化、常态化，对于档案工作人员的身体素质、业务能力、反应能力等有着较高的要求，因为时下的档案管理工作不同于过去，日趋复杂多样，年龄较高的工作人员由于身体素质、生理机能的减退，在档案管理过程中更易出现失误。因此，档案管理工作人员的年龄也应在人员选拔的考虑范围之内。优化管理人员结构即在日常的档案管理工作中对人员应进行更新换代，应多任用青年工作人员以满足工作的复杂性、多样性。除此以外，青年工作人员在学习和接纳新型档案管理知识时，学习能力、适应能力较强。

3.2 对档案进行全面普查，去除杂劣

日常的档案管理工作由于长期的档案积累，档案的迁出与录入随着时间的推移，工作量逐渐增加。在日常的工作过程中，极易出现档案分类错误，放置不当，装订错误等工作失误，档案材料破损或丢失的现象。为了有效避免这样的现象发生，通过对现有档案进行系统化的检查，对装订有误的档案进行重新装订，对档案时间、内容登记不当处进行细致修改。而有些档案由于人员变动或时间过长等原因已失去保存价值，应进行及时的调出并进行清理，以确保档案的时效性。

3.3 对档案基础工作实行现代化管理

由于当前计算机技术的发展，其在档案基础管理工作中已经发挥着极其重要的作用，当前在档案检索和信息管理工作中已经广泛应用计算机技术，这一技术与档案管理工作的融合大大提升了档案检索的工作效率，同时由于计算机检索方式的优化，对于模糊检索的应用，使档案检索工作更加精准。

4 结束语

总之，档案管理的基础工作虽然琐碎，却极其重要，因为只有在进行档案管理的前期进行了踏实的档案管理基础工作，才能获得更加全面、完整的档案信息，才能对档案进行严谨的分类和编号，才能给后期的档案信息保存工作打好基础，我们要积极强化档案管理中对于基础工作的重视，完善档案管理体系，积极提升档案管理基础工作人员的专业素质，使档案管理的基础工作更加规范和严谨。

参考文献

[1]刘欣艳.档案管理基础工作在现代档案管理中的重要作用[J].中国科技投资，2016（13）.

[2]张玲玲.浅谈档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J].人力资源管理，2017（05）：306～307.

收稿日期：2018-5-12