计划生育声像档案管理存在的问题及建议计划生育声像档案管理存在的问题及建议

声像档案是指国家机构、社会组织及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录像带、录音带等不同材料为载体，以影像、声音为主，并辅以文字说明的历史记录。计划生育声像档案是人口与计划生育工作发展历程的真实记录，是具有查考价值、使用价值和研究价值的宝贵财富。做好计划生育声像档案资料的收集、整理和管理工作，不仅对当前人口与计划生育工作具有重要的现实意义，而且对开展人口与计划生育工作研究具有深远的历史意义。为了更好地保护好、利用好这些生动、形象的特殊载体档案，笔者对盐山县的计生声像档案管理情况进行了调查，调查发现，计划生育声像档案普遍存在随意丢弃、归档不及时、保管条件差等问题，严重影响了声像档案的完整及利用价值，已到了非抓不可的程度。

一、计划生育声像档案工作存在的问题

（一）声像设备存在“一强一弱”现象

“一强”是指声像设备齐全。随着社会经济的发展和计生工作以舆论宣传为先导的当代，该县的县级学校配备了放映机、投影机等高标准的声像设备，县计生局8个科室备有数码照相机，其中4个科室有数码摄像机，可以说设备先进。12个乡镇人口学校也都配备了多种声像设备，360个行政村的人口学校全部配齐了VCD机，能使广大育龄群众在农闲时，既学会了很多婚育知识，又丰富了业余文化生活。今年，有8个乡镇计生办新增了数码照相机，占70%。可以说，声像设备比较“强”。“一弱”是指声像设备管理混乱。大部分乡镇没有制定声像设备管理制度或相应的使用要求，难以充分发挥作用；有的设备存放在个人手中，没有合理利用；有的设备使用人员频繁变动，设备不能有效利用。最终造成一些重要活动没有及时摄录，档案没能完整保存下来，从而造成部分宝贵资料的缺失。

（二）工作人员存在两种误区

调查中发现，工作人员存在着两种思想认识上的误区。

一种是部分人根本就不知道档案的具体概念，尤其是什么是声像档案？认为拍完、录完就算完成任务了，不需要长期保存；还有的工作人员误以为谁拍的照片谁就可以自由支配，怎么处理这些声像档案属于个人行为。

事实证明，工作人员“弱”的一面影响了“强”的一面发挥作用，加上认识的误区，造成了计划生育声像档案管理工作的混乱局面。

（三）声像档案管理问题突出

1、管理制度不健全。调查中发现，大部分乡镇计划生育声像档案处于无章可循的自由形成、自由处理的状态。由于缺乏必要的管理制度，极易造成声像设备频频出现故障，降低了使用寿命。产生的声像档案随意放置，造成了宝贵资料的严重流失。

2、档案意识不强，难以及时完整归档。声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如，照片、底片要同时归档，影像需辅以文字说明，如果不及时归档，日后工作人员自己也难以追忆齐全和准确。调查发现，县计生局虽然设有档案室，但是声像档案并没有归档案室实行统一管理，只是由各科室保管。而乡镇有的照片、底片早已分家或已无底片，散扔在抽屉里或一个袋子里，失去了其保存价值和利用价值；有的乡镇虽然将照片存放在了相册内，但是，只有近几年的，时间再长的照片早已不知所踪。从录音、录像带的归档情况看，更另人担忧，“一盘带子反复用”是普遍存在的问题，原始录音、录像带没有保存下来，十分可惜。其次，有的声像档案的文字说明不准确、不完整，没有从事由、时间、地点、人物、背景等要素入手去写，概括不出其所反映的全部信息。

3、保管条件差，难以长期保存

声像档案的保管条件要求比较严格。而调查发现，县、乡都将声像档案放在文件橱内与其他档案混存，存放照片档案的装具不够规范，不具备防潮、防磁、避光等保存要求。致使一些有历史意义的照片变黄褪色，底片粘连，磁带受损等，这些都直接影响着声像档案的寿命。

二、加强计划生育声像档案工作的对策及建议

（一）提高认识，强化宣传

计生档案能充分体现一个地区计划生育工作的发展历程，也是计划生育工作的重要组成部分。因此，各级计生领导和工作人员一要充分认识做好计生档案工作的重要性，自觉增强档案意识，加强管理。档案工作人员一定要认真履行职责，切实负起责任。二是加大宣传力度，结合本地、本部门中心工作，通过现有的图片、影像等资料，发挥声像档案自身的宣传教育作用，使人们逐渐认识其存在的重要性和长远的历史意义。

（二）建立健全档案管理制度，做到科学、规范

要改变声像档案管理混乱的现状，制定一个实际的管理办法来规范此项工作十分必要。各级计生部门对产生的声像档案资料从收集、归档到移交档案室，要实行统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝据为己有。对声像档案的保管、借阅要作出明确规定。对声像档案的分类应力求准确规范。在此基础上狠抓落实，确保声像档案归档质量。

（三）加大投入，提高档案基础设施建设

各级计生部门要严格按照声像档案的保管要求，克服困难，加大投入，配备专业的档案装备和设施，改善档案工作条件，达到规定的标准，以更好的为人口与计划生育工作服务。

（四）分类指导，加强业务培训

针对声像档案管理现状，建议档案行政管理部门要加大对声像档案工作的指导力度，根据不同情况，采取灵活多样的方式进行分类指导，力争整体水平提高。注重业务培训，全面加强对工作人员的档案专业知识培训，尤其是声像档案的文字说明要点，必须准确地概括出声像档案所反映的全部信息，从而更好地体现出其自身的利用价值和史料价值等，为建立一系列高质量的声像档案奠定良好的基础。