探讨办公自动化环境下如何进行医院档案管理工作

摘 要：在如今的环境下，社会经济大力发展，信息技术也渗透了人们的生活和工作。为了达到办公自动化的目标，医院引进了先进的信息技术。然而过去的档案管理方式已不再适用，必须改变过去的管理理念、管理模式，采取先进的信息技术来对档案进行管理。笔者针对办公自动化环境下的医院档案管理进行了分析，具体如下。

关键词：办公自动化;环境;医院档案;管理

办公自动化技术越来越先进，其虽然提高了医院档案管理的效率，但却仍然存在一些问题。必须解决这些问题，改善档案管理流程，保障档案资料的安全性，从而为医院的建设和发展提供更多有用的参考资料。

1 办公自动化环境下，医院档案管理中的缺点和不足

1.1 缺乏科学合理的信息化管理制度

分析目前一些医院的档案管理状况，虽然其采用了计算机技术，但硬件软件系统并未能得到及时的更新。这导致电子档案的存储缺乏安全保障，很多重要资料可能会被泄露和遗失，给医院带来不良影响。医院虽然在档案管理这项工作中投入了一些资金，然而因为办公自动系统不够完善，导致硬件和软件设置的配套方面存在一定的差异。所以，必须建立科学合理的管理制度[1]。

1.2 档案管理人员的能力无法胜任工作

要想促使医院档案管理工作达到办公自动化的目标，就需要引进专业的技术人员、管理人员。而且办公自动化技术也对档案管理提出了更高的要求，资料的存储需达到多元化的程度，这就提高了对工作人员的技术要求。但如今，医院档案管理人员不但缺乏专业的计算机操作技巧，而且相关专业素养也需要得到提升，因此给工作带来了一些问题。

1.3 安全等级不够

医院的一些档案具有保密性的特征，其內部往来环境非常封闭，不容易被泄露。但若是有人侵入局域网中，就容易盗取其中的数据，甚至篡改医院资料。而且医院的内网防火墙等级不高，没有得到及时的升级，导致很多病毒都能穿过防火墙[2]。因为存在漏洞和问题，所以也给不法分子提供了可乘之机，这些人为了获得经济效益而窃取机密资料，给医院带来了非常大的困扰。

1.4 医院办公系统不完善

针对医院目前的办公系统，必须进行修补升级，避免产生漏洞。因为国内没有统一化的医院档案管理系统，大部分医院都是购买软件，或者自己开发软件，导致系统的兼容性不够，最终产生崩溃的现象。同时，这也影响了档案的管理。因为办公系统操作太复杂，可能耗费大量的时间。最后，系统未能将电子文件传输和医疗档案管理进行融合，所以难以对医疗文件进行自动化管理与处理。

2 什么是办公自动化

所谓办公自动化，指的是借助计算机技术、网络技术来进行办公的一种理念。借助先进的计算机技术，能实现对数据的存储和备份，以及文件传递接收功能。这样一来，可提高办公的自动化程度[3]。在医院的档案管理中，通过办公自动化能保证信息存储的完善性、稳定性，对于医院来说具有很大的作用。

办公自动化使得信息资料能得到共享，提高档案管理的集中化程度，促使档案的利用更加方便。与此同时，过去的管理方式已不再适用。办公自动化对医院档案管理人员的要求也越来越高，相关工作人员不但要具有基础管理能力，也要熟悉计算机软硬件和办公设备的操作。

3 办公自动化环境下如何进行医院档案管理工作

3.1 建立科学合理的档案管理模式

为了构建科学合理的档案管理模式，必须要制定出相应的制度，促使医院各种档案资料都被纳入到档案管理范畴中，其中包括患者资料、医疗信息等，从而发挥出学术作用。另外，也要促使档案管理系统和自动化办公系统进行融合，而且采用统一化的端口与标准。借助先进的自动化技术来对档案进行管理，达到档案管理的现代化、科学化、信息化目标。最后，也要对医院档案管理的职责进行划分，明确管理的任务。从不同的角度、不同的方面来开展档案管理工作，采取多样化的管理方式[4]。在这个过程中，必须规范档案的信息类别。并根据一定的要求，深度挖掘档案信息的使用价值、学术价值，为医院各项工作的开展提供更多的参考资料、数据支持，也促使医院的决策有据可依、有案可查。

3.2 加强对医院档案管理人员的培训

如今，随着社会经济的发展，医院市场化的程度也在不断提升，由此产生了各种不同的医学领域成果。在这样的背景下，医院的档案信息资料也更加丰富，种类更多，这给档案的管理带来了一些难题。在办公自动化的基础上，医院要加强对专业人员的引进和培训。具体对策包括了这些：第一，要加强档案管理者的法律知识培训，而且要在培训中添加档案管理、医疗信息分类的课程，提高档案管理者的专业素养。第二，要对档案管理者进行办公自动化设备操作方面的培训，促使工作人员不但了解医疗知识，也熟悉软硬件的操作，能对各种不同档案资料进行科学的归档、存储，提高档案管理的效率与效果。最后，医院也要制定出关于档案管理者的绩效考核制度，根据考核结果来决定档案管理者的薪酬奖励、晋升等。这样一来，便能提高档案管理者的积极性和热情，促使档案管理工作的开展更加顺利[5]。

3.3 对体制进行规范和统一

为了促使办公自动化环境下的医院档案得到科学化管理，必须对体制和标准进行统一。首先是对文档管理体制进行规范。一些医院的文件管理和档案管理是分开的，而且分属于不同的部门。为此必须进行改进，促使文件和档案得到统一化管理。其次要对管理流程标准进行统一，明确文件、著录、资料的管理要求，同时要求使用一样的电子文件格式。最后要对技术操作标准进行明确，尽量选择兼容性强的软件系统，而且针对技术标准进行统一规定。技术标准包括了数据接口、数据安全、数据转化等，统一化的管理能提高档案的管理效率。

3.4 加强对医院档案的网络安全建设

在办公自动化的环境下，档案管理过程中要用到各种软硬件设备。但一部分计算机系统的兼容性不强，而且存在漏洞，容易给档案的安全性带来一定的威胁。必须要保证网络系统中各种组织成分不会受到一定的损坏，促使系统更加科学合理的运行，而且提供连续不断的网络服务[6]。为此，可采用数据加密技术、数据恢复技术、防火墙技术、攻击检测技术来保证安全性。因为这些技术可保证医院机密资料、患者信息受到保护，不会被泄露。

4 总结与体会

档案资料对于医院来说非常重要，其包括了患者的医疗资料，医院的建设发展信息等。这些资料对于医院的发展而言，起着关键的作用。在办公自动化的基础上开展档案管理工作，不但能保证档案管理的规范性，而且也能提升档案的管理效率。所以医院要积极的引入新技术、新设备，为档案管理提供新的契机。

参考文献

[1]赵秋月.办公自动化环境下医疗机构档案管理的必要性分析[J].世界最新医学信息文摘，2019，19（38）：188-189.

[2]王祎柯.基于办公自动化环境下医院档案管理的必要性和可行性[J].传播力研究，2019，3（23）：297.

[3]董丹娜.办公自动化环境下的医院档案管理研究[J].黑龙江科学，2019，10（03）：114-115.

[4]张伊然，谢步东，朱颖，晁雪敏.办公自动化环境下的医院档案管理[J].办公室业务，2019（01）：119-120.

[5]黄晓丽.办公自动化环境下医院档案管理探讨[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2018（11）：97-98.

[6]杨光.办公自动化环境下医院档案管理的相关研究[J].全科口腔医学电子杂志，2018，5（31）：42+44.