规范金融企业档案管理，支持金融行业健康发展

摘 要：社会经济迅速发展的同时，档案管理工作也逐步的由以往的纸质档案管理模式向着数字化档案管理模式的方向稳步发展。数字化档案管理模式在我国经过长期的发展已经取得了一定的成效。但是就目前来说，数字化档案管理与西方发达国家相比，仍然存在着很多的问题。基于此，本文首先提出金融企业档案管理程序，在此基础上对金融企业档案管理进行了分析，以此更好的促进金融行业健康的发展，为我国金融行业的发展做出贡献。

关键词：金融企业;档案管理;档案部门

经济全球一体化的迅速来临以及人们对国际资本流动需求的持续增加，各个领域对于金融行业档案管理工作提出的要求也进一步提高。作为金融企业来说，必须紧跟时代发展的脚步，加快数字化档案管理体系建设的目标，充分发挥数字化档案管理的优势，为社会经济的发展提供强有力的支持。

1 金融企业档案管理工作程序

1.1 分类

根据业务产品的特点，项目材料也可以详细的划分为商业化收购业务、投资投行业务、中间业务等各种不同的。项目材料则是根据其形成阶段上存在的差异，可以详细的分为审批、实施类以及后期管理类文件等几种。

1.2 收集

项目材料收集实际上就是我们所说的档案归档，其对于文件材料的收集范围做出了明确的规定。假如项目文件资料与项目有关且具有较大参考利用价值的话，工作人员必须按照要求收集完整的资料。如果归档范围中没有规定项目文件材料收集范围的话，档案管理人员必须以文件重要性以及利用价值为基础，确定文件收集的范围。在文件收集过程中工作人员必须切实做好文件材料重要性的区分工作，重要凭证文件必须及时的移交档案室进行管理，非重要凭证文件则应该按照文件收集的先后顺序以及项目完成情况进行收集和整理。

1.3 整理

金融企业在开展项目材料的收集和整理工作时，必须按照以单位为基础的原则进行，不但要在项目收购过程中做好原始材料的分户和整理工作，同时还应做好项目材料的检定工作，避免因为重复归档情况的出现，影响档案收集和整理工作的质量。

2 规范金融企业档案管理工作的措施

2.1 完善档案基础设施建设

1）打造高标准规范化档案中心。经过深入调查研究发现，当前很多金融机构的档案管理都采取的是各部门分散管理的方式，并没有按照要求设置综合型的档案管理中心，这种档案管理方式，不仅无法满足现有和后续新增档案保存的要求，同时也不利于金融机构档案集中管理工作的开展，增加了档案管理不安全隐患发生的几率。所以，金融机构在档案管理中心建设时，应该在满足档案管理工作基本要求的前提下，将档案管理中心建设在远离易燃、易爆物品的场所。2）档案防护装具以及相关设备。为了确保档案管理的安全性，金融机构在档案管理过程中，应该采取安装铁皮柜或者密集架档案装具的同时，增加档案管理场所空间利用率，提高档案管理的安全性。另外，金融机构还应按照档案管理工作的要求，在档案管理中心安装监控、防盗报警装置、防盗门、遮光窗帘、温湿度计、灭火器、加湿器、消毒灭菌器等相关设备，降低外部环境因素对档案管理安全性产生的不利影响。3）切实做到重要制度必须上墙。金融机构在开展档案管理工作时，要求档案管理人员必须严格的按照岗位职责、档案中心管理制度、节约制度以及保密制度的要求开展档案管理工作。

2.2 建立健全档案管理机制

1）建立完善的档案管理网络。确保档案管理工作责任的全面覆盖。金融机构在开展档案管理工作时，不仅要明确分管领导的职责，同时还应配备负荷金融企業发展和管理要求的档案管理人员。各部门在开展业务时，也必须密切的配合档案管理部门开展档案管理工作。严格的按照档案管理四级责任人制度的方式，确保档案管理工作的质量和效率。另外，各部门在配合档案管理部门开展档案管理工作时，必须安排专职或者兼职人员负责本部门档案资料的收集整理工作，促进档案收集整理质量的有效提升。2）做好档案管理四纳入的落实工作。所谓档案管理四纳入实际上指的就是将档案管理工作纳入到金融企业领导以及各部门人员岗位职责中。不管是分管领导、部门领导还是专兼职工作人员必须严格的按照要求落实各自的岗位责任。3）明确金融机构档案管理部门与其他各部门的职责和工作责任。档案管理部门在金融企业档案管理中承担着档案管理者的重任，并不是档案的保管者和。作为档案管理者必须全面的负责金融企业档案管理工作计划、组织、培训、考核、接收、保管、利用等各方面的工作，充分发挥档案管理部门的积极作用，推动金融企业的发展。由于档案数据是在金融企业长期开展业务的过程中逐渐形成的，如果只是单独依靠档案部门的话，不仅会出现很多无法解决的问题，而且也不利于档案工作的开展。所以为了确保金融企业档案管理工作的顺利开展，企业的领导部门必须充分重视和支持档案管理工作，要求各部门积极的配合并参与到档案管理工作中。4）严格按照不同类型档案集中统一管理的原则开展档案管理工作。由于现阶段很多金融企业的文件材料、档案等都采取的是各部门分散管理的方式，这种档案管理方式主要存在着以下几方面的弊端：业务部门的工作人员因为不熟悉档案管理的相关政策、法制以及规章制度，导致企业的业务档案管理出现了不规范的问题。业务档案长期存放于业务部门，增加了虚假业务档案风险发生的几率。由于业务档案存放于业务部门，企业无法进行集中管理，导致档案安全隐患的发生。为了彻底改变这一情况，金融企业在开展档案管理工作时，必须以企业资产关系为纽带，按照统一领导、统一管理、统一制度、统一标准的原则开展档案管理的工作。同时要求企业内部各部门、下属单位等必须充分利用信息技术建立企业档案动态监管体系。5）建立规范化的企业档案整理与利用体系。金童企业在开展档案管理工作时，应该按照文件立卷、档案整理原则、方法、档案编制要求以及档案装具等相关要求，合理规范的进行企业档案资料的分类、排序以及保管。根据企业发展的实际情况，制定符合企业档案管理要求的《各类文件归档范围和保管期限表》，同时明确企业各种文件归档的范围以及保管的期限。严格按照金融企业《档案整理规范》的要求明确档案整理的原则以及方法，确保档案管理工作的高效进行。另外，金融企业在开展档案管理工作时，还应采取建立全卷宗档案管理体系的方式，将企业档案管理过程中的相关资料以及组织机构的改革等内容进行集中的整理和保管。6）电子文件管理力度的持续加强。随着科学技术的不断发展和进步，金融企业也应该紧跟时代发展的脚步，加大电子文件管理工作的力度，通过建立企业业务档案数字化管理体系的方式，推动企业档案管理工作的有序开展。这就要求，金融去企业在建立业务档案信息管理系统的过程中，企业内部各部门必须积极的参与其中，按照电子文件归档管理的要求，开展电子文件的归档整理工，确保归档整理后的电子文件满足电子档案管理的要求。

3 结束语

总之，金融企业档案管理是企业长期可持续发展中的关键环节之一，档案管理工作不仅事关企业信息的安全性，同时也是影响企业经济发展的重要因素。所以，金融企业应该根据自身发展的实际情况，紧跟时代发展的脚步，加快数字化档案管理体系建设的步伐，才能在推动企业档案管理工作有序进行的同时，充分发挥出档案管理工作在金融企业发展过程中的积极作用。

参考文献

[1]王利明.如何着力规范金融企业业务档案管理[J].城建档案，2017，11：72-73.

[2]张菲.着力规范金融企业业务档案管理[J].中国档案，2015，09：50-51.