文书档案管理存在的问题及强化措施

摘 要：现阶段，随着我国全面邁入信息时代，人们对于文书档案管理工作的重视程度也随之提升。在当前的大环境中，文书档案在各个行业当中都发挥着至关重要的作用。但是随着文书档案的数量和信息涵盖量越来越大，文书档案管理工作在新时代面临着非常严峻的手段。因此相关部门及工作人员需要通过现代化的技术和理念，以科技档案的管理模式使文书档案的价值最大限度的发挥出来。本文当中笔者将结合具体情况，运用相关技术知识，对文书档案管理工作中存在的问题和强化措施进行详细的分析论述。

关键词：文书档案管理;信息技术;强化措施

从定义上来看，文书档案能够全面详细的记录工作当中所产生的所有信息，是对工作最为真实的记录。文书档案作为一种重要的信息凭证，不仅能够为历史信息的查询提供重要的依据，同时还可以对工作进行客观而科学的指导，在实际工作当中占据着非常重要的地位。因此相关部门及工作人员对于文书档案的重要性要有一个深刻的认知，并积极通过相应的技术手段切实解决文书档案管理工作中遇到的实质性问题，最终从根源上提升文书档案管理工作的质量。下文中笔者将对此展开进行论述。

一、新时代文书档案管理工作中存在的典型问题

（一）文书工作与档案工作的衔接程度不足

文书工作与档案工作虽然是两种不同的工作类型，但是二者之间有着非常强的关联性，在实际工作当中要秉承统一性的理念对其进行全面而细致的处理。但是从目前的状况来看，在二者分体式管理体系的影响下，文书工作与档案工作之间的距离呈现出越来越远的态势，虽然分体式管理体系考虑到文书工作和档案工作各自的特点不同，期望通过二者之间的协调配合来实现同步发展，但从实践效果来看，这种管理方式已经造成了文书工作与档案工作之间的脱节。此外，在具体工作中，许多文书工作人员的档案意识严重不足，许多档案人员同样对文书工作的了解程度不足，这样一来就造成了二者之间的脱节现象越来越严重，其衔接主体上存在着非常多不规范的情况。

（二）现代化技术的应用层次不足

在现阶段信息量越来越大的情况下，文书档案工作对技术的要求也随之提升，电子文书档案开始逐渐替代传统的纸质文书档案，成为文书档案的主要形式。但是在这种技术环境之下，许多文书档案的管理人员对于现代化信息技术的掌握程度不足，甚至连基本的办公软件使用都成问题，专业化程度非常低，无法对文书档案工作进行全面的掌控和管理，从而对文书档案记录的速度和精确度都造成了严重的负面影响。

（三）领导人员对文书档案管理工作的重视程度不足

在许多单位的文职工作当中，文书档案管理工作的地位普遍比较低，领导部分对其重视程度也远远不足，经常将文书档案管理工作视为次要性工作，对文书档案管理工作的认识程度远远不足。一些领导人员甚至认为文书档案管理工作就是简单的资料收集和整理，对文书档案管理工作的价值依然停留在表面阶段。此外，由于文书档案管理工作无法产生直接的经济效益，因此许多企业为了追求利益最大化，往往不愿意在文书档案管理工作中投入大量的资源，这样一来就导致文书档案管理工作的水平越来越差，最终对企业和组织造成严重的负面影响。

二、提升文书档案管理水平的具体措施

（一）使文书工作与档案工作进行规范化衔接

文书档案管理水平关键在于文件的质量，同时现阶段企业和组织的文件数量不断增加，因此文书档案部门之间要建立长效的沟通机制，提升各个部门之间协调配合的力度，最终使文书工作与档案工作进行规范化的衔接。从具体措施来看，文书档案管理工作人员要充分利用信息技术，例如数据库挖掘等，全面收集单位和组织内部的文书档案，并对这些文书档案进行整理归类，同时企业和组织的其他部门也要积极配合文书档案管理工作，在文件查阅完毕之后要上报文书档案管理部门，如果是电子档案的话，要在管理系统中进行登记，如果是纸质档案的话要在第一时间送至档案室归还。

（二）应用现代化的文书档案管理技术

文书档案管理工作的现代化可以说是信息管理体系发展的必然趋势，因此企业和组织相关部门要充分明确这一点，积极应用现代化的文书档案管理技术，使文书档案管理工作的质量得到实质性的提升。在现代化技术应用的过程中，相关部门及工作人员要保证文书档案管理模式的立体性和功能性，结合企业和组织的实际情况加强资金和技术的投入力度，不断强化网络体系建设，购买一些先进的技术设备，进而全面提升文书档案管理工作的效率和信息化层次，降低在工作当中无谓的资源损耗，在企业和组织当中实现文书档案的共享。从具体措施来看，企业和组织可以使用现代化的信息管理技术，例如登录权限的设置，信息查询权限的设置、密钥技术等，这些技术能够全面提升文书档案的存储安全性和传输安全性。此外，企业和组织还可以使用ASA和GFW技术，使文书档案信息管理系统在正常的运行状态当中对各种各样的数据信息进行全面的分析和过滤，所有穿越防火墙的访问用户必须要通过实名认证时候才可以进入到系统当中。

（三）提升对文书档案管理工作的重视程度

企业和组织的领导人员要全面提升文书档案管理工作的地位，转变思想观念，全面提升档案管理人员的综合素质，致力于打造一支优质的文书档案管理工作团队。企业和组织要将文书档案管理工作纳入到总体规划和全年工作重点当中，全面提升文书档案设施的投入力度，使文书档案管理工作向规范化、信息化的层次上不断迈进。此外，文书档案管理人员要积极学习并定期更新技术知识，不断确定自身的工作目标，在工作当中全面提升自身的能力，使文书档案管理工作能够为领导和员工提供更加便捷高效的服务。

三、总结

综上所述，在信息时代的背景下，文书档案管理工作在单位和组织当中的价值逐渐提升。因此相关部门及工作人员要全面重视文书档案管理工作，积极应用各种现代化信息技术，构建完善的工作体系，最终使文书档案管理工作为企业和组织的运行提供有力的帮助。

参考文献：

[1]张宁.文书档案管理工作中存在的问题及强化措施[J].卷宗，2017（15）.

[2]王威.文书档案管理工作中存在的问题及解决措施[J].黑龙江史志，2015（5）.

[3]李琦.浅谈公安消防部队在文书档案管理工作中存在的不足及对策[J].北京档案，2011（1）.