信息化背景下行政事业单位档案管理科学化的思考

摘要：21世纪己经步入信息化时代，信息资源成为各个领域的重要战略资源。行政事业单位在开展档案管理工作时，往往忽视了档案的重要性，对档案在单位发展中的作用认识不足，还没有完善档案科学化管理工作。档案管理看似简单，实际上包含着一定的技术性，做好档案管理工作，不仅可以提高单位整体的管理水平，而且对推动行政事业单位的长足发展也具有重要意义。因此，实现行政事业单位档案科学化管理至关重要，这应该引起相关部门的高度重视。本文主要分析探讨了信息化背景下行政事业单位档案科学化管理方面的内容，以供参阅。

关键词：信息化;行政事业单位;档案管理;科学化

1信息化背景下行政事业单位档案管理科学化的意义

（1）在信息化环境下科学的对行政事业单位档案进行管理，是提高事业单位有效运行的重要保障。档案是记录一个行政事业单位发展历史的主要物质载体，它对一个行政事业单位的发展非常重要。它记录了这个事业单位从成立到如今的历史活动，对单位以后的发展提供了重要的依据。信息技术环境下对事业单位档案进行科学化的管理，将有效地提高档案的利用效率，更好地为领导决策提供依据，促进事业单位未来的发展。科学的管理手段将大大提高档案管理人员的工作效率，有效的保障事业单位的正常运行。（2）科学化档案管理将有效促进信息化背景下行政事业单位档案管理。科学的管理手段将有效地促进行政事业单位在信息化大环境下的档案管理，推动行政事业单位高效、有序的运行。在新形势下。我们要密切的关注社会科技发展的趋势，提高信息化环境下事业单位档案管理水平的科学化。（3）信息化背景环境下加紧行政事业单位档案管理科学化是必然趋势。国家要求行政事业单位加快档案管理的科学化，从而促进国家档案管理科学化的步伐。在信息化环境下，行政事业单位档案管理的科学化的有效进行将推动国家档案管理方法的改革。

2信息化背景下行政事業单位档案管理科学化策略

2.1统筹计划，统一运作

推进行政事业单位实现信息一体化管理，实现信息对接、部门联结，完善系统信息体系的各项功能，建立强大的数据管理，并要使信息系统对储存机密档案、大型数据有兼容性，方便及时进行信息提取，也方便进行统一管理，保障各项信息资源的安全。

2.2加大投入资金，完善管理环境

在单位领导对档案管理工作充分认识的同时，还要在档案管理设施上加大资金的投入，彻底改善档案馆的工作环境，让管理人员在舒适的环境中办公。在档案馆内配备档案专用的柜子，还有消防设备，并且完善信息化的档案管理工作，配置计算机，实行网络化档案管理。这样可以增加管理人员工作的积极性，还能为档案管理实现科学化的管理奠定基础。

2.3大力推进档案管理数字化工程

行政事业单位要尽快启动档案管理数字化工程，完成大量纸质档案的数字化加工、存储相关影像数据资料，全方位记录档案托管人员的档案原始信息。档案通过扫描上传互联网、电子登记等方式，全部纳入系统，实现信息化、数字化管理。运行档案数字系统，实现档案数字化。档案管理工作人员要及时将新移交过来的档案分类整理，然后在扫描机上一张张扫描、图片处理、录入，最后打孔装订。经过这些步骤以后，现在单位或个人查阅相关已数字化的电子档案，查阅者提供查阅资格后，工作人员登录电子档案管理系统，输入某个关键词如姓名、单位、文号、档号等搜索便可调出档案原文，直接打印即可。这与档案数字化以前的目录查询、提档、档案复印、还卷的手工检索方式相比，减少了去档案室查找、翻阅实体档案的环节，提高了档案查阅效率和服务质量，而且更好地保护了档案实体的安全，更好地发挥了档案的作用。档案实体安全就包括人为与不可抗力两方面，档案数字化后，将实体档案的原始信息已录入系统，查阅过程不再需要翻出实体档案，实体档案不会被改动或者遗失;万一有不可抗的因素将实体档案损坏，系统还保存有原始信息。

2.4加快档案管理信息化进程

信息化时代的到来对档案管理现代化建设提出了更高要求。这就要求档案管理部门一方面能够加大资金投入，充分有效地利用计算机等现代技术设备，建立一套高效、准确的档案管理系统，及时、准确地导入档案信息，实现档案管理的自动化和电子化处理，提高档案检索效率。另一方面还要重视对专业人才的技术培养，使他们能够灵活运用现有的设备和系统。这才能够有效地发挥档案资源的作用，适应信息化发展的需求，更能有效为本单位各项业务工作和社会服务。

2.5积极培养档案管理专业人才

档案管理人员是信息化背景下事业单位档案管理工作的主体，只有确保他们具有丰富的档案管理知识及较高的管理能力，才能为档案管理科学化的增强做好铺垫。因此，事业单位应重视档案管理专业人才的培养，加强档案管理团队建设工作，把人才培养当成档案管理过程中的重点内容。事业单位在具体的培养档案管理专业人才的过程中，应尝试做好以下几点：①依据在职职工的特点，为他们组织档案管理专业理论知识培训，以不断丰富他们的专业知识。②要求档案管理行业的权威人士到单位为他们举办档案管理经验与技能座谈会，把他们研发与积累的档案管理好方法与成功经验做分享，推动档案管理工作者管理能力的提高。③为档案管理工作者开展信息技术培训，帮助他们尽可能多地掌握档案管理中可能用到的各种信息技术，以推动他们管理方法科学性的提高。④对档案管理工作者进行职业道德教育，使得他们对档案管理工作的重要性有进一步的认知，从而使得他们都能以认真的态度、规范的形式完成各个工作细节，以便促使管理活动科学性的增强。

结束语

总而言之，在“互联网+信息化”时代，档案信息化工作不仅给行政事业单位自身档案管理带来便利，还能够共享全社会的法律资源，从更高层面上推动了档案资源的社会信息化服务功能。档案管理应及时改进组织架构，实现科学有效的统一领导、分级管理，并加快建设“智慧信息化档案建设的步伐，提高档案管理的信息化、科学化水平。

参考文献：

[1]于爱平.信息化背景下的行政事业单位档案管理科学化[J].科技经济导刊.2019（08）

[2]陈兴龙.关于信息化背景下事业单位档案管理科学化的思考[J].才智.2018（08）

[3]张晓晨.信息化背景下行政事业单位档案管理路径初探[J].办公室业务.2017（07）