高校档案管理信息化建设的思考和探讨

摘要：档案管理作为发展过程中的重要工作之一，对于长期可持续发展具有极为重要的影响。在科学技术不断发展的推动下，对于档案管理工作重视的程度也日益提高。必须积极的进行传统档案管理工作理念和模式的改革与创新，才能在促进档案管理工作水平和效率稳步提升的同时为长期可持续发展保驾护航。

关键词：档案管理;信息化建设;思考;探讨

1、信息化档案管理工作的重要性

1.1档案在高校发展和建设中发挥着极大的作用

对于以往传统的档案管理来说，主要围绕手工操作方式来进行，这样极容易损坏和丢失纸质档案资料，影响到档案材料的完整性，不利于学校管理工作的顺利进行。基于信息化时代的发展，档案管理实现了向电子文档的顺利转变，在这信息化的影响下，不仅不会影响到纸质档案材料查询、阅读和保存，还提高了档案材料的安全性，将档案的作用更充分的发挥了出来。

1.2 有利于提高檔案管理工作效率

在高校规模不断扩张的影响下，大大丰富了档案内容，其数量越来越多，进一步扩张了服务范围，如果借助手工操作方法，加強档案管理，极容易导致问题的出现，比如档案编号、保存的合理性等等，而且借助手工操作方法极容易导致检索效率出现滞后现象。通过应用信息化管理，可以有效处理好上述问题，将档案资源的应用效率提升上来，不断提高档案使用的便利性，进而促使信息资源共享目标的实现。

2、档案管理工作存在的问题

2.1档案的内容缺乏真实性

假如档案中记录的内容不全面或者真实性不足的话，那么档案管理工作也就失去了其原本的意义。虽然档案中记录的相关信息都是与自身发展密切相关的信息。但是，由于的档案数据在搜集、整理的过程中，采取的都是自下而上的传递方法，由最底层一级级的上传至档案管理部门，而在信息传递的过程中，很多工作人员为了节省信息传递的时间，就会出现信息记录内容失真或者内容准确性不足的现象，而导致档案管理工作无法发挥出其应有的管理价值和作用。

2.2管理工作缺乏规范性

传统的以人工方式为主的档案管理方式，由于受到时间、空间等因素的限制，导致档案管理人员在获取数据的过程中经常出现数据不全面、不及时或者不具体等各方面的问题，再加上传统档案管理工作缺乏解决具体问题的有效措施，所以影响了档案管理工作效率和水平的提升。档案管理部门因为忽略了档案收集与整理的工作，而在档案收集的过程中只是简单的填写相关的内容，这种现象的存在不仅对档案内容的全面性产生了严重的影响，而且增加了后期档案查阅和使用的难度。另外，很多在档案管理工作过程中因为档案管理制度不完善，导致后期档案管理工作出现了严重的问题。

2.3缺乏信息化档案管理技术

档案信息化的不断渗透以及推广之中，在当前已然成为了一项趋势以及主流，但是，仍旧有很多对于档案信息化没有重视的情况，档案信息化技术也就应用的不是很到位，而采用传统的人工档案管理方式。正是因为档案管理工作缺乏了信息化技术的支持，所以不仅增加了档案数据信息遗漏现象发生的几率，浪费了档案记录的时间，而且不利于档案数据信息的保存，严重影响了档案管理工作效率与质量的提升。

3、强化档案管理工作的策略

3.1提高数据准确性和完整性

数据资料的收集和整理是确保档案管理工作顺利开展的基础。由于数据资料的收集和整理不仅需要档案管理人员必须深入到基础进行调查和研究，而且还应合理的分类和整理搜集到的数据信息。因此，现代在开展档案管理工作的过程中，必须充分的重视资料收集和整理的工作，以此保证数据信息的准确性，同时还可以为后期档案的查阅以及档案的使用提供方便。

3.2制定完善的档案管理工作制度

在开展档案管理工作的过程中，必须制定完善的档案管理制度，要求档案管理工作人员严格的按照相关制度开展档案管理工作，才能实现推动档案管理工作有序发展的目的。首先，档案管理部门必须加强与其他部门之间相互交流与沟通的力度，才能确保档案管理工作顺利进行的同时，保证员工档案的管理意识有效提升，同时为档案管理工作的有效持续展开夯实基础。其次，作为管理人员，对于档案的重要性一定要正确的认识，唯有如此才能更好的从顶层开始，进行档案信息化管理建设的进程，为档案管理工作营造良好的氛围。

3.3提升信息化档案管理水平

信息化档案管理制度的建设成为当前档案管理的发展整体态势，因此应当紧随信息技术的发展脚步，将信息技术的自身优势有效发挥，建立完善的档案管理工作制度，促进档案管理工作效率和质量的稳步提升。

a加大信息化档案管理体系建设投入的力度

现代在建设信息化档案管理体系的过程中，应该强化硬件设施的建设，不断投入人力资源、物力资源以及财力资源等多种资源，这样才能更好的满足现代化的信息化档案建设，为档案管理的有效开展夯实基础。

b现代化档案管理人才队伍引进和培养力度的加强

通过对当前各级档案管理工作人员的学历分析后发现，我国大多数的档案管理工作都存在着专业档案管理毕业人才少的问题。所以，为了满足信息化档案管理工作的要求，必须在根据自身发展的要求，加大现代化档案管理人才队伍培养的力度。以此更好的满足当前信息化以及现代化的需求。

c保密意识的增强。在构建信息化档案管理体系的过程中，必须根据信息技术发展的特点，有效构建安全保障系统，这就需要档案管理人员要有一个端正的安全管理理念，才能确保档案管理的安全有序进行。

3.4加强专业人才培养建设

对于档案管理信息化建设来说，明确提出了对专业人才的需求，所以高校必须注重专业人才的培养建设，争取与新时代的发展需求相一致。首先，要加强人才引进，践行高素质综合型专业人才培养目标的实现，将档案管理人才队伍范围拓展开来。其次，要加强教育培训机制的构建，将教育培训落实到位，将档案管理人员的专业水平提升上来。最后，要注重档案管理人员专业化建设，如果档案管理人员非本专业出身，必须要将专业教育培训的作用充分发挥出来，并加强激励考核机制的构建，定期评价和考核档案管理人员，并与职务晋升等联系在一起，做到奖惩分明，充分调动档案管理工作人员的工作热情。

4、总论

在高校档案管理工作中，加强信息化建设势在必行，可以不断提高高校档案管理水平，实现档案管理信息资源的高效利用和整合，为高校各项工作的顺利进行提供切实可行的依据，将高校档案管理的信息化建设的实施效能充分发挥出来。

参考文献：

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[2]牛科.大数据推动高校基建档案信息化建设的应用分析[J].城建档案，2018（10）：15-16.

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（作者单位：威海职业学院）