刍议信息化发展对行政事业单档案管理的影响

摘要：在行政事业单位经营发展过程中，档案管理是一项重要工作，在信息技术迅猛发展的现代化背景下，单位应不断创新档案管理理念、方法，以提高档案管理水平、质量。本文联系实际，围绕信息化发展对行政事业单位档案管理的影响展开探究，以供参考。

关键词：信息化;行政事业单位;档案管理;影响;策略

在传统档案管理模式下，行政事业单位档案管理以手工、纸质记录方式为主，该种管理模式工作效率低，且容易出现误差。随着信息技术的发展，许多行政事业单位逐渐于档案管理工作中引进了先进科学技术，使得档案管理水平、档案资源利用率有了很大提高，但其中仍存在些许问题有待解决。下面联系实际，就信息化背景下行政事业单位档案管理中的问题做简要分析。

一、行政事业单位档案管理中的问题

（一）管理模式单一，思维落后

行政事业单位档案管理的现有工作模式，主要是以集中管理方式为主，并在经济发展的推动之下，实现了“统一领导、分级管理”的档案管理并行式管理模式。该种档案管理模式有一定可取之处，如地方各级档案管理机构可以受到较好的监督与指导，便于档案管理工作开展;但该项模式同样存在不足之处，如对信息技术的利用率低，档案管理信息化程度不高，难以跟上网络化、信息化、数字化的时代脚步，档案管理缺乏足够的发展动力。

（二）档案信息存在安全隐患

在信息化背景下，行政事业单位档案的开发、利用已经逐步实现从人工计算到计算机计算的转变，这一转变使得档案管理效率、档案资源利用率大大提高，但同时也使档案信息面临更多的被泄露、窃取以及盗用的风险，信息化的档案管理面临着较大的网络安全问题，容易受到不法分子的攻击，造成档案信息的丢失、泄露。

（三）档案管理工作混乱

行政事业单位档案种类多，既有工程档案、会计档案，又有行政档案等，各类档案信息繁杂，管理难度大，在管理过程中未实现对档案的细致分类，导致档案信息利用率低，档案无法为行政事业单位的发展提供更好的帮助，档案资源的应用价值得不到有效发挥。

二、信息化背景下如何做好行政事业单位档案管理

（一）树立档案信息化管理理念

随着信息化发展，大数据、云计算等各类先进技术逐步渗透到社会各行各业，给人们的办公、生活带来了深刻影响，同时也为行政事业单位档案管理工作带来了新的机遇与挑战。在信息化背景下，行政事业单位应当创新档案管理理念，运用正确、先进的互联网信息化思维与意识，利用先进的信息化技术构建档案管理新模式与档案信息利用新平台，通过对技术的应用更好地推进当档案管理信息化建设，实现对单位档案的科学管理与有效运用。

（二）构建档案信息化管理系统与数字化档案库

在新时期背景下，行政事业单位要科学应用信息技术对现有的档案管理系统进行创新.要能不断利用先进的信息技术手段建设起档案信息化、网络系统化，利用信息技术、网络技术完成各项档案信息的收集、分析、归档等工作，防止出现信息遗失、泄露等问题，此外，行政事业单位还需在综合考虑效益与成本的前提下，加快推进数字档案室建设，使文书档案管理朝着无纸化、规范化、透明化方向发展。具体而言，在推进档案信息化管理过程中，企业可推进各部门内部的音像档案与电子档案建设，利用信息技术与相关计算机设备将企业业务工作中的一些声音、活动记录、影像视频的那个记录保存下来形成音像档案，从根本上减少纸质化档案所占比例，提高档案管理信息化程度。同时单位也可根据档案管理标准开发出自动化、智能化的檔案管理模块，为档案的检索、使用提供便利。

（三）加强档案信息安全防护

信息技术的发展虽给行政单位档案管理工作带来了便利，但也使单位内部档案信息面临更大风险，基于此，行政事业单位必须结合先进网络防护技术，加强对档案信息的安全防护，以保证档案信息安全。如：行政事业单位可利用各项安全防护、病毒查杀等先进技术构建起档案信息化安全保障体系，利用防火墙、360杀毒软件、防护软件等全面加大对档案信息网络安全防护，保障档案信息安全。总之，在信息化背景下，行政事业单位以及档案管理工作人员树立起高度的安全防护意识，能正确运用各类防护技术做好档案信息安全防护工作，对于单位内部各项业务、工作的顺利开展具有积极意义。

三、结语

综上所述，信息化发展给行政事业单位档案管理带来了深远、广泛的影响，使行政事业单位档案管理工作面临机遇与挑战并存的局面。基于此，行政事业单位应立足实际，结合当前档案管理中存在的问题，立足信息化社会背景，单位应不断创新档案管理理念、方法，在档案管理工作中引进了先进科学技术，进而提高档案管理水平、档案资源利用效率。

参考文献：

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[2]赵俊增.试论大数据下的行政事业单位信息化档案管理[J].兰台内外，2019（4）;10-11.

[3]李丽.信息化发展对行政事业单位档案管理的影响研究[J].兰台内外，2017（3）：26.

作者简介：

纪炜，内蒙古自治区科尔沁右翼前旗政府办公室，内蒙古兴安盟。