阐述大数据技术在事业单位档案管理中的应用

摘 要：随着互联网技术和信息技术的不断发展，信息管理正迎来大数据时代。事业单位的档案管理方法也必须与时俱进，对现有的档案管理方式进行改革，如何把大数据技术应用到档案管理之中也引起了越来越多的重视。本文将结合现阶段事业单位的档案管理方法深入探讨大数据技术的应用情况，并详细分析其发展前景。

关键词：大数据技术;事业单位;档案管理

档案管理在事业单位的日常工作中占有十分重要的地位，随着信息技术不断发展，事业单位档案管理的现有技术已经不能满足工作需求，落后的档案管理技术给日常管理工作造成了很多不便，如何把大数据技术更好地应用到事业单位的档案管理中成为了亟待解决的难题。

1 大数据技术在事业单位档案管理中的应用现状

1.1 档案管理信息化水平较低

目前我国事业单位的档案管理方法大多还是遵循以往的传统，并没有及时引入信息化时代的新技术，在档案信息的整理和应用上，也没有全面推行大数据技术。这就导致各个部门之间的信息共享不及时、不充分，很难形成全面一体化的高效管理，档案管理的资源调配也不能从全局出发，减少资源浪费情况的发生，这样的档案管理方法不能适应信息技术的发展，随着时间的推移将会暴露出越来越多的问题。只有提高档案管理的水平，才能提高事业单位的工作效率，否则档案问题将会严重阻碍事业单位的发展壮大。大数据技术可以实现高效的信息共享，进行科学的数据分析，更有利于管理者从大局出发来组织资源的调配，在细节上也能增大把控力度[1]。

1.2 档案管理信息安全性不足

事业单位档案管理工作最为重要的一个环节就是如何保障档案信息的安全性，现阶段事业单位的档案管理工作还没有强有力的安全保障，尤其是信息化时代到来后，计算机数据存储成为了档案的主要存储方式，现如今网络黑客横行，给档案管理的信息安全也造成了极大的威胁。大多数的档案管理人员也没有较高的安全防范意识，在日常管理工作中，不注重保护公民的个人隐私，这也在一定程度上提高了档案管理信息的风险。事业单位的档案要比普通公民的个人档案涉及的工作信息更多，其安全性要求也就更高，要想保障档案信息的安全性，必须提高档案管理人员的安全意识，同时提高事业单位的信息技术水平，避免计算机系统故障的发生。事业单位的档案信息一旦被黑客入侵，事业单位的日常工作很难顺利进行，员工的个人信息和财产安全都将受到侵犯，档案信息必须高度保密，这也关系到事业单位的发展和国家的经济建设[2]。

1.3 档案管理的人才储备不足

虽然现阶段许多大学都开设了档案管理的专业课程，但是事业单位对档案管理专业的人才需求量还是很大的。现阶段许多工作人员都没有过硬的计算机基础知识，对于大数据技术也没有充分的了解，这就导致档案管理的信息化水平很难提高。有很多经济不发达的地区仍然保留着手工录入纸质档案的模式，这也阻碍了不同地区的档案信息共享。事业单位的档案管理要扩大人才队伍的建设，培养一批高素质的信息化人才，保障大数据技术能更全面地应用到事业单位的档案管理当中。对于档案的管理工作也要安排专人进行监督，保障档案管理的安全性和准确率。只有培养出高素质的科学人才，并建立监督管理机制，档案管理才能跟大数据时代接轨，变得更加高效便捷。

2 大数据技术在事业单位档案管理中的应用前景

2.1 提高档案管理信息化水平

现阶段事业单位档案管理的信息化水平亟待提高，必须全面引入大数据技术，对档案进行电子信息化管理，才能提高档案的管理效率和资源利用率。传统的檔案管理模式效率很低，已经不能适应现在互联网资源的高效运转节奏，事业单位要全面推进档案的电子信息化，减少档案查询和管理工作所需的时间，从而提高资源利用率。传统的纸质档案查询需要很长的时间，大数据技术引入之后，在网上进行查询是非常便捷的。大数据技术也能丰富档案的信息模式，不仅局限于传统的文字信息，还可以加入声音和影像，使档案信息更加丰富立

体[3]。

2.2 提升档案管理信息安全性

事业单位的档案管理在未来要着重提升档案管理的信息安全性。对于传统的纸质档案，要进行加密存储，减少档案丢失的风险，对于电子化的档案资料，要加强网络安全的建设，提高计算机系统的安全性，并组织专业的计算机技术人才来抵挡外部的入侵，这样才能避免档案数据丢失。在档案信息的录入过程中，也要注重信息的准确性，必须严格按照实际情况来进行记录，如果在前期的信息录入过程中出现纰漏，将会给后期的日常管理造成很大的麻烦。对于已经记录成电子档的纸质文档，也不能随意丢弃，要集中统一起来进行整理，保障电子信息的来源追溯，在后期管理过程中如有问题发生，可以及时查找到档案源头，对错误信息进行修正。事业单位更要提高档案管理员工的安全意识，无论是纸质档案的保存还是电子档案的管理，都要注重公民的个人隐私，严禁泄漏档案的内容。

2.3 扩大档案管理人才队伍

事业单位档案管理水平的提高离不开人才队伍的建设，大数据技术的普及也需要引入大量的计算机专业人才。随着信息技术的发展，档案的管理模式和存储模式都发生了改变，开始向电子信息化迈进。档案管理的工作人员也应该提高自身的专业素质，不断学习新知识，以适应工作岗位的新需求。与此同时要加大力度对现有的工作人员进行专业培训，提高工作人员的信息安全意识和信息管理水平，从信息录入到信息查找，都要求工作人员对计算机系统和信息管理软件有深入的了解。只有不断提高员工素质，并向社会招纳专业型人才，才能保障事业单位档案管理领域信息技术的推行，从而提高事业单位的工作效率。

3 结语

综上所述，随着科学技术的发展进步，事业单位的档案管理也会向着信息化方向发展，全面推进大数据技术的应用。要想提高事业单位的档案管理水平，要深入档案管理的信息化改革，提升档案信息的安全性，并且加大专业型人才队伍的建设，在实际管理中，也要注重信息录入的准确性和资源调配的合理性。

参考文献

[1]邓强，马玉妍.做好新时期事业单位人事档案管理工作探拓——在发挥大数据优势的背景下[J].边疆经济与文化，2016，11（12）：107-108.

[2]周耀林，朱倩.大数据时代我国数字档案馆的建设与发展[J].信息资源管理学报，2017，10（25）：131-133.

[3]蒋荣蓉.对加强事业单位人事档案管理工作的几点思考[J].办公室业务，2016，12（17）：113-114.