关于加强事业单位档案管理信息化的思考

摘 要：在經济社会发展和科学技术进步的新时期，我国各项事业都开展探索数字化、信息化、网络化建设道路。作为事业单位的重要工作内容，档案管理的信息化建设不仅能促进档案管理部门提升服务质量，还可以利用新技术、新平台实现档案信息的资源共享，在一定程度上影响着单位的工作效率。可见，事业单位档案管理工作人员应顺应时代潮流的发展趋势，深入思考档案管理信息化建设的途径与方法。基于此，本文简要分析了事业单位在档案管理信息化建设中存在的常见问题，并结合实际情况提出了加强档案管理信息化建设的策略，以供参考与借鉴。

关键词：事业单位;档案管理;信息化建设

档案管理在人类历史的发展进程中扮演着重要角色，对社会管理也具有不可替代的作用，总言之，档案管理的现实意义在当今社会的各个行业领域中得到了充分体现。随着我国信息化建设速度的不断加快，越来越多的企事业单位开始探索档案管理信息化发展途径，希望建立完善的档案信息管理系统，在各种信息技术的帮助下构建档案信息网络来完成档案信息的收集、整理、存储、查找、检索等工作，使事业单位的档案可以得到有效的查借阅、转递与开发利用。这是一种有利于无纸化办公模式真正实现的方式，不仅可以在一定程度上减少管理成本的投入，提高从业人员的档案管理效率，还有利于档案材料的长期高密度保存，更能加快基础数据的统计分析速度。

1 事业单位档案管理信息化建设的问题现状

1）软硬件设施还有待完善。目前，许多事业单位认识到档案管理信息化建设的重要性，但在实际工作中只有少部分单位建立了高度共享的档案管理服务平台，使得事业单位档案管理的信息化建设受到一定的制约与阻碍。究其原因，一方面在于部分事业单位的领导缺乏对档案管理信息化建设的高度重视，没有做到与时俱进，也没有意识到各种信息技术给档案管理工作带来的方便、高效等有利作用。另一方面在于事业单位在信息化建设方的硬件设备设施较落后，在科技日益发展的新形势下，事业单位在档案管理工作中需要引进先进的电子设备，这也是加快档案管理信息化建设速度的必然要求。

2）信息化管理体系较落后。如果事业单位沿用传统的档案管理制度，没有根据单位的具体情况来构建信息化管理体系，或者信息化管理体系较落后，那么相关工作人员在实际工作过程中得不到科学依据的指导与引领，将不能充分发挥档案管理的实际作用。例如，一些事业单位在加大信息化管理力度的同时投入了大量的人力与财力，但没有完善的管理体系将导致档案管理信息化建设出现不可小觑的问题，例如档案管理工作分散、与单位内部的其他工作的管理体系不兼容，使事业单位的所有工作人员不能在档案信息的收集和整理工作中相互配合，阻碍了档案管理信息化建设发展[1]。

3）管理队伍专业水平不高。经过大量的观察与调查可知，目前大多数事业单位中从事档案管理工作的人员所具备的专业知识和档案管理水平不能满足社会发展的要求，与此同时，通常从事档案管理工作的员工在年龄结构层面来看呈现着老龄化现状，他们不能在工作中表现出足够的耐心和责任心，对档案管理信息化建设缺乏正确的认识，造成档案管理工作中存在信息、材料的遗漏或缺失。 总言之，事业单位档案管理队伍的专业水平还有待提高。

2 加强事业单位档案管理信息化的策略分析

1）打造档案管理服务平台。为了加快档案管理信息化建设进程，事业单位的领导需要优化软硬件基础设施设备，将档案管理服务平台的构建提上日程，换言之就是要结合单位自身的实际工作需要来合理规划档案管理信息化建设。首先，事业单位应当为服务平台的构建投入一定的资金，用来引进存储容量大、信息处理能力强的电子设备，以此来确保档案信息录入、编号、鉴别等工作的高效性和稳定性，并构建一个完善的有效的档案管理信息化网站系统，以灵活的网页形式向社会大众提供相关的档案信息和职能服务，比如，个人档案信息的在线查询、搜索，也可以加大建设力度来完善电子档案的归档、借阅与转递功能[2]。其次，为档案的信息化管理建设一支技术水平较高的人才队伍，致力于数据库系统的安全维护工作，让档案管理信息网站系统的专人专项管理落到实处。

2）创新完善档案管理体系。创新是发展与进步的基础，任何工作只有通过不断创新，才能走得更稳、走得更远。对事业单位来说，加强档案管理信息化建设的关键就是结合单位实际情况来创新并完善档案管理体系，只有这样才能使信息化建设水平得到有效提高。因此，事业单位不仅需要对信息管理水平加以重视，还应当进一步协调单位内各组织和工作任务，使单位内部的工作人员都能积极主动地参与到档案信息化管理工作中来，让他们为了共同目标而团结互助。其次，事业单位在开展档案管理信息化建设工作时，必须严格遵守“十三五”信息化标准工作指南和当地的区域信息网络管理标准，在充分把握自身发展需要和特点的基础上制定内部管理标准体系。比如，要求工作人员按照统一规定来设置数据库、数据表、字段的结构和格式，避免由于软硬件和文档格式的差异而造成无法读取转换后的数据或不能有效解码等问题。

3）提高管理人员工作水平。事业单位在档案管理信息化建设的过程中还应当认识到档案管理人员的重要性与必要性，他们是整个档案管理工作发挥实际作用的主导。因此，在信息化建设阶段，档案管理人员需要了解并掌握当前那些先进的档案管理专业知识、有效的管理方式和成熟的信息技术，这样一来才能够更好地推动档案管理信息化建设的稳步发展。加强对档案管理人员的信息化管理能力的专业培训至关重要，特别是档案管理系统和计算机操作的基础知识与操作技巧，只有这样才能有效解决信息化管理过程中存在的系统操作不熟练、档案保存方式不当、遇到故障就重启计算机等问题，提高工作人员的管理效率[3]。与此同时，事业单位还需要引入一些具有专业素养的档案管理人才，让他们与内部工作人员互帮互助，实现“以老带新、以新促老”，从而达到提高档案管理人员专业水平的目的。

4）加强档案工作监督管理。事业单位的档案信息或材料有时可能涉及个人隐私或国家机密，因此有必要为档案管理信息化建设制定严格的监管和监督机制，以此来确保档案信息的安全性和完整性。第一，为档案管理信息化网站系统设置档案读取的访问权限，为每个工作人员注册一个针对性的个人账号，把他们的身份资料录入到档案信息系统中，以便系统可以通过IP地址和身份的核对来拦截身份不明的外部访问者，尽最大可能做好档案信息的保密工作。第二，注意内部工作人员的系统访问，记录并统计每个访问者的身份、访问时间以及他们在系统中的档案读取和操作处理情况，避免单位领导或部分员工利用职务之便来任意篡改或泄露他人档案中的重要内容，严厉杜绝徇私舞弊、私自牟利等违法违纪行为的发生。第三，通过档案管理监督机制规范档案信息化管理工作，使管理人员在强有力的监督下有序开展档案管理工作，在保障档案管理信息网络系统的高效运行的同时提高他们的工作效率。

3 结语

综上所述，在互联网信息技术的大力普及和普遍运用的新时代，加强事业单位档案管理信息化建设发挥着十分重要的作用。因此，为了满足当今社会不断发展的需要，事业单位应加快档案管理信息化建设，构建服务平台和管理体系，在日常工作和培训教育中提高档案管理人员的综合素质，加强档案管理信息网络系统的安全监督与管理，使事业单位的档案管理信息化建设得以顺利进行。

参考文献

[1]徐海燕.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].文存阅刊，2018（9）：29-29.

[2]苏继红.事业单位档案管理信息化建设有效策略浅述[J].江西建材，2017（15）：262-263.

[3]张九安.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].科学技术创新，2017（6）：193-193.