对医院文书档案管理的几点认识

医院的档案包含有关医院的重要信息和知识。中国传统医院的文献管理不能适应现代科技成果，这种标准化管理有一些缺点。现就需要加强标准档案管理、了解档案的重要性，提高管理质量、增强医院各方面的优势，为社会做出正当贡献，以促进人类健康成长。

衡量医院文书档案管理水平的一个重要标准是医院文书档案管理。医院记录管理水平与质量诚信之间有直接的联系。它是档案和重要资料存在的基础。同时它可用于临床登记等一些工作，严格保证医院的建设和发展。

一、医院文书档案管理工作存在的问题

（一）文书档案管理意识薄弱

许多医院不怎么重视档案管理。对医院档案存储系统缺乏了解，没有考虑到医院发展的连续性和历史数据的完整性，只考虑了经济效益，导致一些医院部门的档案信息的数据不完整或者丢失。

（二）医院文书档案管理体制落后

从历史的角度看，医院的档案管理模式是不完整的、无规模的，并且还过于昂贵。通常，在处理文档文件、发票文件、实物文件，医疗文件和各种图形搜索文件时并不理想。事实上，它是手动收集的，并且信息量很低，因此无法交换有关文件的信息。

（三）管理人员非专业化

医院的许多文件管理人员不是专业管理师。他们没有经过系统的专业训练，没有许多专业管理知识和更多经验。由于管理团队的信息专业知识相对薄弱，导致档案管理并不健全。

（四）文书档案管理制度不健全

许多医疗医院缺乏满足单一存储系统明确要求的内容，以及标准化的文档管理模型。目前，大多数医院已经在收集文件，但这些文件在目标评估中不包括文档文件管理，这导致文件不完整。

（五）档案回收质量令人担忧

特别是医院的医疗记录不完整、缺失数据;导致一些书面医疗记录被忽略，难以识别，如病历、治疗方法、医疗案例等。其次，医院必须在患者出院24小时内，将治疗记录转移到病历室档案室。然而，医院却难以及时地将病历信息完全存储在医疗记录中。此外，大多数卫生专业人员不熟悉医疗卡管理程序，法律意识不强，使得档案回收质量不高。

（六）医院文书工作与文书档案工作衔接方面存在问题

医院实际工作中的文件和记录管理中的在很大程度上是分开的，使得文书工作和存储操作之间的联系不可避免地存在很多差异。职员不懂得文件管理，无法更好的适应此职位。因此，使得收集工作未更新，其收集的档案数量不明确，且文档未标准化以及应用程序未标准化。处理文件的文件质量，例如没有有效监管的程序、不完整的手稿和不规则的编号，这些都直接影响文件收集的质量和记录的进度，对文件识别有一定的影响。

二、提高医院文书档案管理水平的相应对策

（一）领导重视是提高文书档案管理水平的前提

领导重视是提高文档文件管理水平、改善文档文件管理状态的前提。所以需要领导部门不断提高对有关部门与员工之间归档任务的理解，提高管理人员的素质以便以专业和详细的方式记录文件，增加对档案技术人员以及档案管理人员的投资，以提高档案管理人员的积极性和主动性，改善部门之间的互动性和协调性，提高文档文件管理水平，从而支持文档文件管理的发展。

（二）更新觀念强化职能

医院管理者必须特别重视档案管理，严格实施国家医药管理局制定的“医院档案管理的基础标准”，并建立医院文件管理委员会，以提高医院病例记录质量，同时提高医务人员素质意识，加强档案管理的质量和监测工作。尤其是医生，需要引入新的想法，以全面了解医疗记录的功能，更好的管理医疗记录。医疗信息存储系统的进一步发展是中医院现代化的根本保证。当然，医院的储存部门拥有非常先进的医疗设备、医疗保健系统以及优秀的医疗人员，而这些医院资源的开发和应用是医院存储服务的基础。

（三）认真理顺文书工作与文书档案管理工作

文件工作和记录管理是不可分割的。文档是存档的基础，存档是文档的主题。文档的质量取决于文档管理的级别，因为好的文档是管理文档文件的先决条件。因此，需要提高员工档案管理的意识，增强对文档管理工作以及的领导和监督，认真实施完整的档案系统，使文件能够准确、科学地分类收集。其次，相关部门必须实施严格的档案管理系统，仔细监控文件和材料的收集和积累，并要求仔细检查新文档和已经存档的文件，严格查处所有不符合要求的文档。所以要仔细检查文档文件的质量并根据文件备份计划仔细检查文件内容。同时，文件的使用必须符合医院所制定的规范要求，借阅时间一到必须立即返回尚未及时返回的文件档案，并且管理人员必须小心做好文件保护工作。

（四）加强档案信息化的制度建设

创建医院文档管理委员会，定义和改进各种系统标准，并实施文档管理策略。并充分调动医院员工对各种文件（例如医疗记录、搜索文件、疾病特定文件、真实文件、图像文件、病理文件等）的管理热情。定期组织相关工作人员评估医院记录的质量，并应制定具体的激励和制裁政策，以不断提高记录的质量。

（五）做好文书档案的基础工作、监督指导与沟通协调工作

文档管理人员必须做好文书档案的基础工作，监督指导与沟通协调工作来发展他们的服务意识并认真执行基本任务，例如：中医院中的大量有价值的档案通常由医院的主要部门提供。因此，主要工作部门的员工应及时与档案管理员工进行积极沟通，并且应该定期对档案管理人员进行各种法律知识进行培训。此业务培训意在指导并仔细控制不同部门的文件收集工作，确保文件收集通道的正常运行，并有效地充当归档部门。

（六）加大档案设备的投入

“三甲”医院记录档案的管理从根本上讲是一种传统的封闭式管理模式。许多医院仍在进行人工收集和研究。随着数字技术在大型医院的广泛应用，科学的医疗记录和研究管理已成为数字医院的重要标志。档案服务加强了计算机和公共关系管理标准化的主要工作，例如基于缩微胶卷的纸质片子，电子病历、计算机、千分尺和各种医疗支持软件已成为管理医院病史所需的工具。创建专门的档案管理室，可以根据存储的安全要求来存储电子文档，以及科学安全地进行电子文件传输过程。

（七）实现文书档案管理数字化

目前，文书档案管理数字化已经引入了部分中医院，使用最新高级的技术可以有效处理各种信息，以便更好地来管理文件。使用该技术大大简化了收集、分类、存储和改进文档的过程，节省了时间。使用高级搜索工具（如计算机和CD）的文件用户可以通过用于搜索文件的网络信息系统平台，可以有效提高文件搜索和贷款功能的效率。借阅人可以使用身份验证轻松检索所需的文件数据。

（八）提高文书档案管理者的素质

归档部门是医院管理部门中一个重要部门，对负责管理档案信息的人员要进行相关的培训，以便掌握先进的专业科学技术，为医院档案管理的发展做出贡献。同时，可以使用“共享”，“帮助”和“导入”构建共享学习网络，根据医院档案管理人员的经验互相学习。

（九）积极调研、献计献策、合作共享

医院档案管理人员要积极调研，了解各部门的医疗需求，了解存储档案材料中的有用信息，进而进行研究和开发各种临床用具。同时，您可以了解和探索用于存档、改进管理和提高文件使用情况的不同反馈信息。加强各级医院之间的信息联系，加强医院之间的交流，共享存储信息，以满足医学，教育和技术的需求，逐步保证存储资源的共享。

三、结语

从历史角度来说，改善医院的文件管理标准，对促进医院进行现代文件管理非常重要。另一方面，在提高文档文件管理水平的同时，负责人应高度重视这项工作，增加资金投入。同时，诊所的文件管理部门旨在提高相关人员专业档案的业务管理技能，并改善其它各个方面。另一方面，要加强医院多个部门之间的交流和管理，充分利用现代医疗技术，改进治疗方法和服务态度，实现医疗专业化，以便更好的地造福人类。（作者单位：辽源市中心医院）