档案管理信息平台的应用探析

摘 要 作为人类文明的重要记录载体，档案在社会及人类文明发展中发挥了重大的作用。加强档案管理对于促进企事业单位的正常运行及健康发展十分关键，不仅有助于个人发展，还有助于领导正确做出决策。随着信息化进程的逐步加快，档案管理信息平台在各企事业单位档案工作中的应用越来越深入，但仍存在诸多问题，如技术不完善，制度不健全等，因此，必须针对如何进一步深化档案管理信息平台的应用展开研究，以提高档案管理信息平台的处理效率。

关键词 档案管理；信息平台；应用

中图分类号：G472 文献标识码：A 文章编号：1671-7597（2014）24-0115-02

随着各种现代化科学技术的全面发展，其在各行各业均有广泛应用，特别是在档案管理工作中的应用，不仅有效提高了档案资源的管理水平，还极大地提高了档案管理工作的效率，转变了传统纸质档案管理方式，确保了管理质量。本文重点从档案管理信息平台应用现状分析，针对当前应用过程中存在的若干问题进行了探讨，并针对如何深化档案管理信息平台的应用提出了若干途径，以便更好地服务企事业单位的档案管理工作，进一步提高档案管理质量及效率。

1 档案管理信息平台应用现状分析

当前，企事业单位档案部门普遍对档案管理工作给予了相当的重视，也越来越关注信息技术的应用，档案事业基本实现了信息化管理，有些单位已经引入了现代化信息化技术，并构建了档案管理信息平台，推动了其发展。但应当注意的是，当前档案管理信息平台的应用仍存在诸多问题，主要包括如下

方面：

1）虽然档案管理信息平台已纷纷建立，并基本满足了档案管理的信息化需求，但仍有诸多传统纸质信息还未录入或难以录入平台中加以管理和利用。此外，还存在着纸质信息难以全面录入平台，即档案管理信息平台完整性不足、难以全面涵盖各类信息等问题。

2）企事业单位在构建档案管理信息平台的过程中，存在信息不共享且难以有效解决数据连接等方面的问题，导致不同部门的数据信息孤立，难以有效实现资源共享，“信息孤岛”等问题日趋加剧，对档案管理工作的效率及质量带来了不良影响。

3）各部门在运用档案信息管理类软件的过程中所采用的技术水平不同，导致各部门间管理水平存在不同程度的差异，造成不少管理效率较低的档案资源需要重新进行录入，严重降低了档案管理工作的质量与效率。此外，企事业单位内部在运用档案管理软时，还存在某些质量方面的问题，严重阻碍了档案管理信息平台的有效应用。

4）当前，不少企事业单位内部的档案管理制度存在不合时宜的情况，主要体现在档案管理方式不灵活，管理效率较企事业单位档案机构的调整稍有滞后，导致档案管理无法很好地满足新时期对档案管理工作提出的新要求。

5）档案管理软件及设备难以满足现代化需求，而且软件管理系统智能化、数字化水平较低，此外，由于缺乏足够的灵活性，难以很好地适应机构调整对于档案管理工作提出的要求，用户查询档案信息的效率较低企业配置的软件应用水平较差，实际管理过程中极易导致重要的档案信息数据丢失。

6）管理软件现代化程度不高，导致档案查询及使用软件过程中出现难以查询，或查询信息错误等状况。由此可见，亟需进一步深化档案管理信息平台的应用，加快构建统一、标准的档案管理信息平台，以解决这些问题。

2 进一步深化档案管理信息平台应用的路径分析

1）进一步明确应用需求及目标。

就目前档案管理信息平台应用中存在的各种问题，相关专业人员全面考虑了企事业单位目前档案管理信息化建设水平，认为应加快构建内部B/S多层应用体系，利用SOA、J2EE等现代化技术，进一步深化档案管理软件的全面应用，解决当前档案管理中存在的诸多问题，进一步提升档案管理信息化水平及管理效率。除此以外，应进一步明确应用目标，推动企事业单位的档案信息逐步朝着横向集成、纵向贯通、全面分享方向发展。具体而言，应积极开发档案管理信息平台的各项功能，全面实现信息化传输、网络化利用、自动化管理等目标，充分发挥企业档案管理功能。此外，还应进一步开发多种诸如全宗、门类定制等的定制功能，使档案管理信息平台能够随着业务变化而自行进行定制，减少由于业务变动所引发的二次开发的时间与费用，以便使用。

要求档案管理信息平台应包括如下应用模块：企业知识、部门知识、个人知识、应知应会以及你问我答等，其中，数字档案主要在企业知识这一模块中，针对不同档案的属性可将其分为如下几类：文书、生产、科研、合同、基建、设备、声像、实物、招标等档案。其中，档案检索条件主要包括文号、题名、机构、主题、分类号、负责人、起止日期、文件主要类型、关联词等等。对于档案管理信息平台而言，其主要将保障档案资源的真实性、完整性、可用性及可靠性等方面作为主要目标，明确该平台的十大基本功能，即明确所需收集的档案，确定档案信息存储日期，并完成档案的收集、登记、分类、保管、储存、跟踪、开发利用、计划实施，并完成档案管理整个过程的全面记录。

用户可以以学术研究、工作考查情况、经济建设、政策落实等目标为依据，对档案进行检索。通常而言，档案管理信息平台内嵌智能操作平台，在进行检索的过程中能够智能理解信息，并对档案资源的内容展开各种分析，以及文本挖掘、提炼内容等文本智能化处理，从各种无序、庞大的数据中找出数据相互间的规律以及关联性，从而实现了档案信息资源应用价值地进一步提升。除此以外，档案管理信息平台还具有某些特殊化的应用，如档案分类并非全部应用业务职能分类法，有些根据业务活动进行类别划分，同时，综合应用了机构的级别、性质，文件格式、所属区域等分类标准。

2）关注档案管理的连续性与整体性。

在档案运用及管理过程中，应注重实现档案管理的连续性与整体性，要求档案管理人员应提前参与到档案信息的管理中来，直至档案永久保存或被销毁，且要求文件管理与流程应有效结合。具体而言，应做到如下方面：①新开发业务系统应满足档案归档及管理等功能方面的需要；②针对已有业务系统，应构建同档案管理信息平台之间的接口，确保平台能够自主获取归档电子资源，并记录相应的数据，尽量将档案管理监管职责向前推进；③针对文件档案，应先对不同业务部门的归档范围及职责进行明确，并提供相应的文件收集、整编接口，能够对归档档案展开前端及全过程管理；④就基建、设备等档案资源而言，在项目确立之初就应对项目的归档范围、责任、整理规则等进行明确，以便最大限度地减少人为因素的影响，保障归档和项目建设有序、同步地展开。

3）充分运用知识管理理论与方法。

知识管理可以成为指导企事业单位档案管理工作逐步创新和发展的新理念，所谓的知识管理是指将档案视为企事业单位的知识资源，并将档案管理的重点由文件档案这一实体，逐步转变为其中所蕴涵的现代化知识及技术，通过应用这些新型知识及管理技术，进一步对档案的收集、鉴定、整理、服务等工作进行拓展，要求档案管理信息平台应具有如下功能：①服务手段日趋多元化发展，例如，可增加信息推送、订阅、嵌入式服务等内容；②全面推动纸质档案的数字化发展，利用扫描设备，对影像信息进行采集，利用数字加工方法录入信息、处理图象、排序、归档、审核质量、二次审核等流程；③数据资源覆盖范围的全面化发展，针对还未纳入传统档案信息资源收集范围内，但是，拥有一定知识、技术含量及应用价值的数据、资源及信息，应展开全面管理，以更好地实现企事业单位各项显性、隐性知识资源的全面整合与广泛共享。

4）加快档案管理由管理范式转变为后管理范式。

应加快推进纸质档案的数字化发展，利用各种现代化扫描设备，对所收集影像、音频、视频、纸质文件资源进行全面整合和录入，借助于数字加工技术，实现信息的录入、文件资源的排序、归档、图象的处理、质量的审核及其二次检查等流程化作业，针对所扫描录入文件及时展开纠偏、去污、格式转换等处理，将纸制文件成功转变为可供用户检索及浏览的信息影像。 在应用档案管理信息平台的过程中，还应注意将传统管理方式与先进技术相结合，实现档案资源传输的信息化、管理的自动化及利用的在线化，逐步推动档案管理由“管理范式”转变为“后管理范式”，推动观念与技术的创新。同时，需要进一步普及档案管理信息平台，加强宣传和推广，进一步拓展检索功能，尽快建立企事业单位内部其他应用系统同档案管理信息平台的连接接口。

3 结束语

总而言之，当前，我国档案管理信息平台的应用仍存在较大的完善和进步空间，要求各企事业单位及政府部门应加强应用现状分析，针对其中存在的问题寻找合适的方法予以解决，以防因档案管理不当引发严重的损失，同时，还应注意加快提升档案管理人员的综合素质及管理意识，进一步完善档案管理信息平台，加强档案管理信息平台的应用，逐步提高档案管理水平，充分发挥档案资源的重要作用，使其为经济社会建设及发展提供更为全面的服务。

参考文献

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作者简介

王萍（1970-），女，南阳医学高等专科学校，馆员。