浅议医院档案的管理及风险预警和控制

【摘要】本文对医院档案进行了分类，分析了医院档案管理工作目前存在的问题，提出了做好医院档案管理及风险预警和控制工作的措施。要高质量的培养档案管理人员；加强学习《档案法》，提高依法归档的自觉性；实施档案集中统一管理；建立科学的档案管理体系，健全档案管理制度；构建医院档案三级网络管理模式，实现档案的现代化管理；重视开发与利用，发挥档案的社会效益。同时要做好医院档案管理的风险预警和控制工作，确保档案信息完整。

【关键词】医院；档案管理；风险预警；控制；措施

医院档案是医院建设和发展的真实写照和原始记录。做好医院档案管理工作是贯彻国家医疗卫生政策，保障人民健康的需要。档案的完善管理不但反映医院的发展、建设情况，而且对于保证医院工作的连续性和以后的开发利用有十分重要的作用。

一、医院档案的分类

医院档案大体可分为六类：文书档案、业务档案、科技档案、医疗法定文书档案、声像、电子、实物档案、特殊档案。

文书档案包括：文件档案、人事档案。此类档案为医院工作计划和决策提供可靠依据，为协调各项工作正常运行作参考资料。有利于医院领导更好的领会国家的方针政策来管理医院，推动医院和谐稳定的发展。

业务档案包括：医院的医疗教学档案、业务学习档案、科研档案。该档案是研究和借鉴医院发展历史经验的重要参考资料，对研究医院的学术、技术进步，推动医疗卫生事业的发展具有重要参考价值。

科技档案包括：医院财务档案、基建档案、医疗设备档案、药品目录档案。其中财务档案的管理是重要的一项。

医疗法定文书档案包括：医院所有病案档案及所有医疗司法鉴定档案，这两类档案都具有法律效力，专人、专室管理，依法使用。医患关系的变化，使病案受到前所未有的重视。一方面由于医疗费用的普遍上涨，超出了普通群众的承受能力，患者对医院存在戒心；另一方面，常规意义的消费者观念被引用至医疗活动中，当治疗效果不甚理想时，就怪罪医院，要求赔偿。这其中病案往往成为双方争夺控制的焦点。病历的质量尚存在很大的缺陷。提高病案书写质量，完善病案管理也就成了迫切的任务。所以病案档案是医院档案管理的重点，完整、真实、妥善保管好病案可为医院及患者提供法律依据。

声像、电子、实物档案包括：医院重大事件、活动的声像资料、医疗教学教材声像资料、实物资料，以及随着信息化发展而产生的各种电子档案。

特殊档案包括：医院作为保障人民群众健康及生命安全的主战场，在特殊时期将会产生的特殊档案，具有专门的研究和使用价值。其中有计划生育档案、防洪抗旱档案、医德医风档案、传染病档案、医疗行业商业贿赂专项治理档案等。

二、医院档案管理工作目前存在的问题

一是医院的管理方法落后，档案收集效率不高，导致档案管理工作不够规范，同时医院档案管理又不是主要业务，因此往往缺少专业的高素质档案管理人员，对档案缺少科学的分类管理，管理模式和设施等比较落后，部分档案资料缺失现象严重。在医院管理中，各级医院制定了适用于本院的、较为健全的医院医疗、人事、行政、后勤管理制度，而涉及档案管理的制度却较少。在医院目标管理考核方案中，一般也没有将档案管理纳入目标考核，造成档案收集效率不高，档案不齐全。二是对医院档案内容界定不清，管理范围不明。三是档案意识不强，档案利用率较低。四是档案管理分散，不利于档案的完整和安全。五是档案管理人员业务水平不高。六是档案工作硬件投入不足，档案现代化管理水平不高。

三、做好医院档案管理工作的措施

一要高质量的培养档案管理人员。医院一般重视医疗技术人员素质的提高和继续教育，对档案管理人员的素质提高没有纳入计划和要求，应当给予档案管理人员进修学习的机会，系统的档案知识培训，深入临床一线调查研究医疗、教学和科研对档案信息的需求，不断总结探索档案管理工作，适应档案业务发展，推动档案管理水平的提高。使档案管理人员思想观念和管理水平跟上时代的发展要求，医院的档案管理员必须慎重选择、培养，既要懂档案管理知识，又要懂医疗知识；既要会分类管理，又要会综合利用；既要懂传统纸质档案的整理，又要懂现代化的信息技术，搞好电子档案的保管使用。二要加强学习《档案法》，提高依法归档的自觉性。三要把档案集中统一管理，不能分散管理。四要建立科学的档案管理体系，健全档案管理制度。五要加大投入，提高配备，实现档案的现代化管理。六要建立医院档案三级网络管理模式，为档案的开发利用提供可靠依据。七要重视开发，充分利用，发挥档案的社会效益。

四、重视并搞好医院档案管理的风险预警和控制工作

1、建立档案管理风险预警的意义

医院档案是医院的宝贵财富，对医院现代化建设尤其重要。医院档案是医院管理工作中的凭据，是医学科学研究的基础，是医院进行宣传教育的生动资料。因档案管理极其重要所以有很大风险，风险的预警是根据外部环境与内部条件的变化，对未来的风险进行预测和报警。医院档案管理进行危机预警是通过风险预警，确保档案信息完整，做到防患于未然。

2、构建医院档案管理的风险预警系统

档案管理的风险预警系统，主要有档案数量、档案数据库数量、数字化设备数量和备份设备数量，档案数据库数量有计算机、扫描仪、打印机等，备份设备数量有移动硬盘、光盘等。风险方面主要有：自然灾害（地震、海啸、洪水、强磁场、强电子脉冲等）；人为因素有责任心不强、泄密、操作失误、非法联网等；环境因素有电源质量差、温湿度不适应、无抗静电、抗磁场干扰、硬件和软件问题有网络安全事件、黑客攻击、病毒传播、恶意信息增删以及密钥、口令被盗等；社会安全事件有战争、国内动乱、恐怖袭击事件等。

3、 对医院档案依据分类做出风险评估

医院档案管理要根据前文叙述的六种档案分类分别做出风险评估，把各种档案管理风险按照其性质、严重程度、可控性和影响范围等因素进行预警，把预警分为5级，分特别严重、严重、较重、一般、无危害。

4、 风险管理的控制实施

第一，要建立风险管理控制系统。第二，要定期进行风险分析与评估。对可能存在的风险进行分析与评估。一是确认风险，确认威胁、危险以及可能出现的问题，二是确认如何才能最好地管理这些风险，再开始行动。第三，要建立危机警报体系，确定危机级别，对档案管理进行危机定级，根据不同的危机级别确定不同的处理方式。第四，要不定期组织工作人员进行模拟危机管理训练。

五、结语

近年来，随着社会经济的发展，医院经营与国民经济联系越来越紧密，因此，减少医院面临的风险是组织实现经营目标的关键。

档案管理的最终目的就是使档案得到充分利用，因此，医院档案管理人员要树立服务意识，要多途径、多渠道地开发档案信息资源，医院档案资料作为医院信息载体，是医院管理的重要组成部分，能否对其管理好并加以充分利用，将直接影响到医院的生存与发展。所以，让医院的档案为临床、医疗、教学和科研工作服务，更好的为其他需要医院档案的领域服务，可以进一步提高医务人员的医疗服务水平，更好的服务于社会。同时，加强档案利用反馈信息的管理，实现各级医院信息的横向联系，实现档案信息资源的共享，可以满足医疗、教学和科研工作的需求，从而提高档案的利用率，充分发挥其社会效益。