数字档案信息长期保存的策略研究

摘要：数字信息长期保存是伴随信息数字化、服务网络化的发展而出现的新事物。由于数字档案信息对存储媒体的依赖性、数字档案信息的动态性、技术更新周期的短暂性、数字档案信息的不安全性及数字信息对标准的依赖性，都使得数字档案信息的长期保存与维护遇到了前所未有的问题。文章根据国内外数字档案信息的长期保存研究，针对当前数字档案信息长期保存所面临的主要问题，研究数字档案信息长期保存的方式和方法，旨在为档案部门进行数字档案信息的长期保存工作提供借鉴。

关键词：数字档案　数字信息　长期保存　技术应用　管理策略

中图分类号：G 271　文献标识码：A　文章编号：1671-623X(2011)O1-0078-05

数字档案信息是以数字形式记载、存储、管理和利用的档案信息，它既可以是新归档的数字形式的档案，如电子文件、211工程图纸、多媒体数字摄录像信息，也可以是现有馆藏的纸质档案经过数字化加工后形成的声音、图像、图片等电子信息，同时又可以是档案管理部门在工作过程中形成的方便检索、方便查询、方便统计的档案目录信息。数字信息长期保存是伴随信息数字化、服务网络化的发展而出现的新事物。它可以确保人们长期、方便、安全、可靠地获取及利用数字信息。数字信息的出现给档案工作提出了新的要求。由于数字档案信息对存储媒体的依赖性、数字档案信息的动态性、技术更新周期的短暂性、数字档案信息的不安全性及数字信息对标准的依赖性，都使得数字档案信息的长期保存与维护遇到了前所未有的问题。因此，档案部门要关注数字信息资源的长期保存，加紧构建信息资源保护和归档体系。

一、数字档案信息资源的长期保存问题

1　国外数字档案长期保存的方式和方法

国外数字档案长期保存的研究主要经历了技术阶段、技术和管理阶段(模型和策略阶段)。美国是信息技术最发达的国家，上世纪70～90年代间，在数字信息长期保存上主要采用迁移、仿真、数据再造等技术。由于技术的局限性，人们开始关注从管理和技术相结合的办法来解决数字档案长期保存的问题。比较典型的是于1999年由美国国家航空和航天局NASA和美国太空数据系统咨询CCSDS联合制定的OAIS(OPEN Archival Information System)标准，旨在对资源的存取和长期保存规定概念和参考框架。2003年OAIS正式成为国际标准ISO：14721。国外一些典型的政府信息长期保存项目值得借鉴，它们从技术和管理策略等方面，实践了政府信息的长期保存，如英国政府信息存档NDAD(The National Digtal Archives of Datasets)项目。NDAD项目所保存的信息可追溯到1963年，其成功经验值得我们档案界学习。

另外，美国研究图书馆组织(RLG)于1996年发表的“保存数字信息”报告指出：“数字化归档基础建设的一个必不可少的组成部分就是构建相当数量的可信组织(Trusted Organizations)”。报告强调，在数字资源的长期保存、有效管理过程中，可信数字仓储(Trusted Digtal Repository，TDR)能够发挥关键作用。

2　国内数字档案长期保存的方式和方法

我国数字档案馆建设起步较晚，于上个世纪90年代后期开始研究数字档案馆的构建，但发展速度较快，至今为止已经有许多经济发达地区开始构建数字档案馆，并逐步进入高潮。在数字档案馆建设过程中，不断地研究和探索数字档案长期保存的方式和方法，如借鉴OAIS模型构建数字档案馆项目已进入实施阶段、也制订了参考OAIS模型的《电子文件元数据标准》草案。

我国的部分高校档案馆也在积极从事数字信息长期保存的研究和实践。2006年，启动上海师范大学馆藏档案数字化工程，它是上海市档案局档案数字化工作的试点，用三个月的时间对该校教学档案中的学生成绩档案、文书档案中的永久卷以及基建档案中的关键图纸进行数字化。档案信息化是必然趋势，推进档案信息化建设是档案工作发展的一个重要战略。馆藏档案进行数字化，实现档案信息资源社会共享的一项重要举措，既能更好地保护纸质档案原件，同时也是档案管理模式改革的一个新尝试。2009年上海第-"SE业大学档案数字化加工项目启动，主要是对该校库藏二工大全宗的教学档案(包括学生成绩大表和学生学籍卡片和新生录取名册三大类)进行整理、扫描、条目著录、图像处理、添加水印、数据挂接、光盘刻录等数字化处理。

二、数字档案信息长期保存面临的问题

1　数字档案信息载体的寿命问题

数字档案信息是存储在一定的物理载体上，如各种不同类型的磁盘光盘等。其寿命就取决于这些物理载体的寿命。与传统载体相比，数字档案载体的体积小、容量大，对存储环境的要求高，容易发生变质、损坏，遭受毁灭性损毁。再者，由于数字档案载体需要借助相应的设备，才能判断其物理表象特征和其保存与使用状态，因此，对于数字化档案载体的保存和使用状况很难及时掌控。当今的数字存储介质至多只能维持几十年，目前存储技术的快速发展，使得大容量高密度存储介质不断推出，但存储介质的不稳定性增大，其有效寿命也在不断下降。

2　数字档案信息所依赖的计算机软件技术过时问题

数字信息长期保存技术的稳定和成熟只是相对的，造成数字信息长期保存最大的威胁是技术过时。数字信息从形成、传输到存储都是通过计算机实现的，人们在检索和阅读数字化档案时，必须依赖特定的硬件设备、操作系统和应用软件对数字化档案的内容加以转换，还原成人们能够直观理解与习惯阅读的格式进行显示。但是计算机硬件设备的迅速发展(如磁盘或磁带的驱动器)和操作系统的更新换代给信息处理、信息存储、信息传输和信息阅读带来极大便利的同时，也会造成软、硬件易于过时作废。数字档案信息对系统软硬件平台的依赖性，使得数字化档案的读出、还原技术过时问题成为困扰数字化档案长期保存的又一大障碍。技术环境的变化要求数字信息保存技术相应地变化，数字保存系统所采用的硬件技术应能保证其提供的存取服务符合用户的要求。随着技术的发展，用户对数据的存取量越来越大，数字保存系统就必须增加网络带宽来满足不断增长的数据访问量要求。

3　数字档案信息真实性的问题

数字档案的真实性包含了文件与其用意相符、文件的形成和发送与其既定的形成者和发送者相吻合以及三层含义。因此，数字档案的真实性还应包括与它所代表的原件相一致(或记载不同之处)。数字档案信息长期保存应极力维护数字化档案的真实性。然而由于数字化档案具有易更改性，在保存和使用的过程中，容易被人为修改、拷贝、移动、粘贴和重新编辑等，且改动不留任何痕迹，造成数字化档案的真实性难以确认。同时，数字化档案的结构具有复杂性，在对数字化档案进行有效的存储、压缩、

传递、迁移等过程中，容易造成数据的丢失。这些都对维护数字化档案的真实性造成了很大的困难。随着计算机技术的发展，人们为了追求使用信息的方便性、直观性与可视效果，往往采用多种格式和技术来产生数字对象。目前，文字与图形、声音、影像等多种媒体信息能够完美组合在一起构成数字信息的内容，数字文献的信息形态更具多样化和复杂化。由于信息与载体具有分离性，当载体处于联机状态时也许不会出现问题，如果这些载体都是脱机保存，则有可能造成混乱，处理不当会直接影响到数字信息的完整。

4　数字档案信息存取的安全问题

传统馆藏的保存工作与其他机构的关联不大，例如图书馆与出版社在传统文献的保存上并不存在紧密的关系，其中最为关键的是数字资源的创建人(如出版商等)，他们决定着文件用什么格式产生，以什么媒体存储，是否执行标准等，这直接关系到大量的文档可否为其他人所管理。另一个关键的因素是对数字资源承担保存职责的部门，他们必须与数字资源的创建者、提供存取途径的部门保持不断的对话，使三者的要求协调到有利于数字信息的长期存取上，这些造就了管理数字资源的多方合作态势。为此，数字资源的保存与获取，必须使『-一些与数字资源相关的部门联合起来，充分发挥各自的优势与技能，共同采取科学的管理方法与技术手段，保证已产生的并需要长久保存的数字信息的可获取性。如果没有强有力的合作管理策略，数字资源的保存与获取会陷入风险之中。由于计算机网络系统的脆弱性，那些保存数字化档案的计算机网络容易感染病毒和遭受黑客的入侵。此外，存放数字化档案的媒体介质也可能在计算机读写的过程中感染病毒。数字化档案一旦遭受病毒侵蚀和黑客破坏，将可能在瞬间化为乌有，信息难以恢复，这使得数字档案信息面临着前所未有的安全问题。

5　数字档案信息技术转换中的法律问题

数字档案信息保存中，有许多方面涉及版权与知识产权问题。数字档案信息随技术更新而进行迁移、仿真等技术处理过程中，不仅涉及信息内容而且涉及相关软件。在知识产权上，数字档案信息比传统档案信息的争论更复杂。如果考虑不周，这些问题将会阻碍数字档案信息长期获取行动的开展。数字档案信息是其创建者、基金部门共同努力与资金投入的产物，他们对数字档案信息的长期存取都应关注，为了保证资金投入与该资源对后代的智力与文化价值，情报所与档案馆应通过多种渠道解决技术转换中的法律障碍问题。

三、数字档案信息长期存取的策略

1　数字档案信息存取的选择策略

对档案部门来说，选择数字档案信息的存储载体时，数据传送速度、存取速度不是首要因素，主要应考虑以下问题：首先，数据的不可更改性。数字化档案必须具备档案的属性，因此存储的数据必须真实、完整。可追加数据的介质和可擦除介质，存在允许非法增加数据的不安全因素，难以从法律上证明或从技术上鉴定数据是否被更改，因而不可选用。其次，载体的安全性高。数字化档案存储载体的选择要更注重载体的耐久性，有效寿命短暂的存储介质不可使用。对外界环境敏感的介质，很容易受存储环境、外力等因素影响而丢失数据，也不选用。最后，载体的技术寿命。存储介质的技术寿命是指与介质相关的技术存在的时间长短。技术寿命短暂的存储介质，其技术过时后数据可能无法读出。因而，技术寿命越短的存储介质，数据迁移的频度越高，数据丢失的风险也越大。数字化档案的存储介质应选择具有稳定市场支持、达到相关工业标准的存储介质。

2　数字档案信息长期保存的技术策略第一是更新策略。更新即实现存储介质的复制，在原来的技术环境下实时重写数据，将数据流从旧存储介质转移到新存储介质上，防止由于存储介质理化性能变化而引起的信息丢失。该技术是一项常规的管理工作，只能解决存储介质损坏所带来的问题，并不能解决数字信息的可用性、完整性和真实性等问题。

第二是转换策略。广义的转换不仅指格式的转换，还包括程序的转换、字符编码的转换、媒体的转换、操作系统的转换、硬件系统的转换等。其目的是在纸张、缩微胶片、磁性材料等介质并存的混合环境中，实现不同介质之间信息内容的保存。该技术的不足是：成本高，工作量大，转换有可能使数字信息在结构、内容等方面出现丢失现象，从而使用户对数字信息的可靠性产生质疑。

第三是迁移策略。迁移是指数据格式、结构或标准的转换。它是数字信息长期保存中的主要技术手段。从计算机发展趋势来看，无论你将当前的数字信息维护得多么好，只要数字信息的可获得性与可用性出现问题，最终它都将迁移到能够满足可获得性和可用性要求的不同的媒体或不同的硬件(或软件)环境去。在数字信息的长期保存过程中，促成数据迁移的主要因素有硬件设备更新换代，数字信息的存储格式标准过时作废，以及用户需求的变化(如应用程序的升级、改版)等都将形成数据的迁移。有效的迁移必须保证数字信息的真实性、完整性、可用性和可理解性，否则迁移将造成信息的严重丢失。

第四是技术典藏。技术典藏是指收集技术过时的计算机软硬件和相关设备，利用它来读取已经过时的技术设备存储的信息。其涉及典藏的内容包括原始应用程序、操作系统软件以及硬件平台，强调应保存数字信息的原始运作环境，才能呈现数字信息的真实面貌，从而实现数字信息的长期保存。

3　数字档案信息的长期保存管理策略

为了保证有价值数字信息的长期存取，并让用户相信所使用的数字信息是完整、真实的，必须要建立数字信息归档系统，来保证数字信息的长期运行。国外专家“数字信息归档唯一有效与可行的策略是建立分布式档案馆进行管理。”建立在电子网络基础上的分布式电子归档系统能承担对某一数字信息的价值的最大了解，以便正确地决定选择；同时也能仔细地履行它们的归档责任，灵活地响应技术转变的时机，以促进数字信息长期存取和保护。为了便于用户对数字信息的存取，入藏的数字信息对象的存贮可考虑建立多个存贮级别。为了防止数字信息的丢失，在存贮过程中应为归档的数字信息对象制作多个备份。现今，美国已组建了许多这类数字信息的归档系统，比如，人口调查数字档案馆、遥感卫星图像数据或商业数据档案馆。我们也应当寻找能保证数字档案馆长期运行的数字信息归档系统的模式。

4　数字档案信息长期保存的安全策略

由于数字信息的长期保存涉及法律、经济、文化、技术、社会道德诸多方面。因此，数字信息的长期保存需要多方面、多形式的合作与支持，单凭传统的图书馆、档案馆等来进行长期保存是难以胜任的。确保数字档案信息安全的管理制度，应在数字档案信息的形成、积累、保管和利用等各个环节上制定管理制度，设立责任人，明确责任人的职责。如果一个环节的职责不明确，管理制度不严密，就可能造成数字档案信息失真或丢失。目前我国的档案管理部

门，对信息安全管理制度的制定处于各自独立、各行其职的状态，不同领域、不同部门的安全管理制度也不尽相同，国家缺乏一个系统、完善的管理制度作为基础。“美国制度经济学先驱之一凡勃仑认为，‘制度必须随着环境刺激的变化而变化，因为就其性质而言，它就是对这类环境引起的刺激反应的一种习惯方式。而这种制度的发展也就是社会的发展……’档案信息服务方式和手段的变革，必须要建立与之相适应的机制和制度，否则，数字档案信息的安全是不可能得到保障的。”

5　数字档案信息长期存取的标准策略

国家档案局要联合相关职能管理部门共同颁布信息管理系统的功能需求标准，对保证数字记录真实性、完整性与有效性的需求指标提出强制性要求，确保数字记录的凭证价值与管理价值，以及长期可读的可能性。同时，以法规的方式要求法人单位对信息管理系统的设计必须提供本机构的功能需求信息，避免国家在信息化建设上投入与产出的不平衡。

“目前，我国档案信息安全立法层次分为国家法律、行政法规、地方性法规、规章和规范性文件五个层次。档案信息安全保障法规体系框架按不同的标准，可由不同的部分构成。如按档案信息流程，即信息的收集、整理、保管和利用等过程，可将档案信息安全法规范为档案信息收集、整理、保管和利用等方面；按档案信息安全法规调整的宏观、中观和微观对象的不同层次，则档案信息安全法规体系可分为档案信息安全基本法规，专门法规和部门法规等；档案信息安全法规规范依据档案信息安全法律关系主体和权利特征也可分为档案信息公开法规、档案信息保密法规、商业机构档案信息安全法规、政府机构档案信息安全法规、档案信息产权法规等。”我国已颁布的有利于维护数字档案信息安全的法律法规，一方面有利于协调和解决各种矛盾，保障档案信息的安全，另一方面可以更好地维护国家利益和社会公共利益、推动档案事业协调、健康、可持续发展。

四、结语

综上所述，数字信息长期保存是一项十分艰巨和复杂的工作。数字档案正在逐渐成为社会档案信息资源的重要组成部分，实现数字档案信息的安全管理，有利于维护数字档案的凭证价值，提高数字档案信息资源的长久存储，更有利于档案馆向利用者提供更好的服务。随着档案信息化建设、数字档案馆、电子政务的不断推进，档案馆越来越多的产生和接触到数字信息资源，实施数字信息资源网络化归档，不仅能够满足用户了解当前社会现状、研究当前社会发展历史经验的需求，而且还能起到传承民族与人类文化的作用。国外很多国家在这方面的研究和应用已经取得长足进步，并在实践的过程中积累了很多知识和经验。因此，档案部门应当积极的面对各种问题，借鉴国内外的先进经验，为将来的国家数字信息长期保存奠定坚实的基础。

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