以系统科学指导图书馆文献资源建设与文献采访

[摘 要]文章以重视系统科学理论在文献采访工作中应用,探讨如何以系统科学的相关理论分析与指导图书馆信息资源建设相关问题与文献采访工作,以优化图书馆自动采访系统的结构与功能,从而塑造高效的图书馆文献资源建设规范模式,并尝试探索文献采访信息的协调控制问题。

[关键词]系统科学;文献资源建设;文献采访;图书馆

DOI:10.3969/j.issn.1008-0821.2010.07.004

[中图分类号]G251 [文献标识码]A [文章编号]1008-0821(2010)07-0013-03

Scientific Guidance to the Library Document Resources

Construction and Document AcquisitionSu Shaolin

(Library,Guangzhou University,Guangzhou 510450,China)

[Abstract]This article focused on the application of system scientific theory in document acquisition work,discussed on how to analyze and guide library document resources construction and document acquisition work,so as to optimize the structure and functions of library automated acquisition system,thus shaping the efficient normative model for the building of the library literature resources construction,and tried to explore the coordination of information control problem.

[Keywords]system science;document resources construction;document acquisition;library

系统科学是以系统作为研究和应用对象的科学与技术。系统在自然、人类社会包括人自身是普遍存在的,系统科学的思想、理论、方法与技术具有广泛适应性。系统科学理论在不同领域和学科都得到不同程度的应用。文献采访的实质工作从某种意义上说,是进行藏书建设、文献资源建设;文献采访理论是文献采访工作长期实践的总结和理论的升华,是图书馆学的基本组成部分;系统科学的思想、理论、方法与技术理所当然可以应用到文献采访工作的研究与实践当中予以借鉴与启发;当文献采访遇到理论和技术问题时,如把它们置于“开放的复杂系统”的背景下以系统科学理论思维角度进行思维把握,就有助于获得清晰的认识和解决的途径[1]。

1 以系统科学理论把握图书馆建设和文献采访的系统性整体思维框架

图书馆建设是一项系统工程。图书馆事业的系统空间结构具有内部结构、深层结构、外部结构3个结构层次。把握一个系统,需要考察它的功能、组成要素的相互作用及要素的集成。这强调的是系统功能,具有特定功能是系统的本质特征[2]。文献采访,或称文献采访系统;是图书馆工作系统中的一个子系统;是根据图书馆的性质、任务和读者需求、经费状况,通过觅求、选择、采集等方式建立馆藏,并连续不断地补充出版物的过程[3]。文献采访需要一种理论体系指导解决采集过程的诸多矛盾,对我国图书馆发展的重大问题,应结合我国国情、现代图书馆的发展方向以及各类型图书馆各地区的实际情况以及自己特定的服务对象与需求的特点,采用系统科学理论的思维方法去理解具体问题才是比较科学的方法,才能在健康的机制下进行整体优化以促进系统功能和结构的协调一致,并消除冗余,消化不良构成,整合改善文献资源体系,以成为“吾粤有才惟初学,斯楼不朽是藏书”的图书馆,实现文献资源的“天下为公”,图书馆工作者才可凭借内容质量、构成质量和使用质量统一的丰富馆藏和数据库资源胸有成竹地说:“无恃其不来,恃吾有以待也”。

文献采访是图书馆工作的基本环节和有机组成部分,处于图书馆各项业务工作之首,实质担负着图书馆文献资源建设深层结构理想与现实的塑造与具体执行工作。文献采访直接影响图书馆藏书的数量与质量、读者人数、读者需求的满意程度、图书馆业务流程、图书馆效益,也是评价图书馆价值、管理者成效的一个重要方面[4]。贝塔朗菲认为,系统是相互联系、相互作用的诸要素的综合体。这强调的是系统组成要素之间的相互作用以及系统对要素的整合作用。系统是要素集成的结果,集成是系统重构的必要手段和过程[5]。为了适应环境变化,延长系统生命周期,系统必须根据环境要求,对系统要素进行适时重组,这个过程就是集成。采访人员选择和收集文献的过程实质上是一种集成,是对馆藏的设计与建设,并且这一集成过程包含对图书馆建设系统工程中的其他更为复杂的要素的整合。现代文献采访事务关系到国家或地区的文献资源利用和共享,已不再限于传统范畴的选书作业,而是与其他各方面有着广泛和复杂的联系;采访人员不仅承担采购图书工作,组织参与采访系统与其他系统之间实行集成管理,还需参与更多实质工作,如以主观判断法、滞架时限、目录比较、社会学、信息媒体半衰期为理论根据的出版年代法以及模糊的数学方法提出与确定对图书馆文献资源的具体剔除工作就是一个重要任务。因此,重视系统科学理论对文献采访的应用有着指导意义。从“图书馆是一个生长着的有机体”这一客观规律出发,采访人员有必要根据图书馆文献资源建设与文献采访学的体系结构从整体上却去把握采访工作,不断更新观念,确立工作重点,逐步建立有特色的高效的文献资源体系。

2 系统科学理论运用于图书馆自动采访系统以优化其结构与功能2.1 系统科学理论指导文献采访以优化其功能结构,展现人机结合的灵性管理与理性管理

网络环境下,图书馆已采用计算机辅助图书馆采集工作,使文献采访数据由手工处理转向自动化处理。这种人机结合的图书采访自动化系统,定性判断与定量计算相结合转化形成为数学模型以解决问题的思维,通过系统的统计数据可以优化其结构与功能,增强协调控制机制功效;提高了采访效益,减少采访工作中人为因素的限制,增加采访工作的准确性和及时性,减轻采访采访人员劳动强度,显示了现代网络技术的优越性,减少了图书馆自动化系统设计与建立的重复与浪费。建立和完善科学高效的采访工作制度是图书馆藏书建设的关键,将影响文献采访工作的效率和效益,其科学性和规范性将影响图书馆事业的内部结构与深层结构[6]。

(1)图书馆文献资源建设既要有总体规划的宏观目标,又要具体设计,微观控制协调,必须制定文献资源建设规范模式。图书馆文献资源建设是一项系统工程,对图书馆采集文献资源的目标、方针、采集原则和标准、范围重点等确定因素,都应作出明确的规定,并且要让采访业务人员熟悉和掌握。在图书馆事业发展经费不充足的现实状况下,文献资源建设的规范模是建立图书馆特色馆藏数据库的一个重要前提。满足社会需求,是文献采访工作的最高准则,是建立馆藏的最终目的,是文献采访工作的出发点和归宿;而任何一个地区读者需求都是多层次、多元化,为避免静态信息的内在不稳定造成决策失控与偏离,这就要求采访人员要重视系统科学理论在制定图书馆文献资源建设模式中的应用。

(2)制定规范高效文献采访工作模式,才能保证采访工作正常有序地进行,才能在功效上使整个系统的功能达到整体大于部分之和。一个生产组织具有其中每一劳动者单独劳动时所不具有的分工协作功能,而且整个生产组织的劳动效率也具有整体性,不等同于各个劳动者的简单之和。因此工作模式应是一个科学且蕴含理性化的管理方式,包括:合理化的工作标准,严格的工作制度和次序以衔接每一流程、每一岗位的明确职责,公平合理的奖惩制度。科学的、高效的管理制度与方法,才能充分调动馆员的积极性,才能“人尽其职,人尽其力”。

2.2 加强对文献采访信息的反馈与有效信息的控制利用

文献采访信息是指文献来源信息、读者需求信息、馆藏资源状况的馆藏信息。信息反馈在系统中是一种普遍现象,通过信息反馈机制的调控作用,使系统的稳定性得以加强,或系统被推向远离稳定性,当然此时系统的稳定性只是指特定时期图书馆所建设的文献资源体系的功能结构所表现的稳定性[1]。文献采访人员在工作中最不可缺少的是适时、高效、有价值的文献来源信息、读者需求信息、馆藏状况信息;文献采访工作关键要把握这3种信息及协调与平衡三者间的关系,从而分析创造出更有价值的“新质信息”,获得文献采访规律性认识,使图书馆的文献采访成为科学决策的规范行为,才可能实现在短时间内以较少的人力和资源投入完成一个趋向理想的采访决策[7]。图书的文献采访工作评估这种反馈机制目前只有在全国图书馆进行评估或评比才起到调动和促进作用,实际上为下一阶段的采访工作提供依据存在滞后性。

任何控制都是信赖于信息来实现的,不同层次的控制就需要有与其相应的信息来控制,信息也具有层次性,相应的信息方法也具有层次性;可对文献采访信息进行聚类型、关联型、专题型以及预测型分类重组与整序,加强采访自动化系统收集、存储、检索各种书目信息和读者需求功能[1]。文献采访人员能否深刻认识文献采访信息各个地区组成部分的作用和彼此之间的联系,运用公共关系理论科学、有效、恰到好地发挥传播、沟通、协调作用,无论是在图书馆宏观管理效益上,还是具有的文献采访工作中,都有举足轻重的作用。H·西蒙就明确强调了“管理就是决策,决策依靠信息”。文献采访人员应及时收集与分析信息,减少不确定性因素,科学预测发展趋势。

图书馆的文献采访是一个典型的闭环控制系统,不仅需要文献出版发行信息输入,还要有读者需求信息、馆藏状况信息;后两者是维持系统良好动作的反馈信息[3]。尤其不可忽略对检验和评价采访决策起参考作用的图书馆服务对象——广大读者的多元协调沟通。专家学者指出,信息媒体利用率的大小,满足用户比率的高低,信息媒体被利用后是否产生了社会效益和经济效益,应该是评价和检验信息服务机构对信息媒体采集的数量,质量及结构是否合理的最终依据,也是预测未来用户需求,制定并修改信息媒体采集计划的主要依据之一。文献采访具有许多不确定性因素,必须长期地学习与分析图书馆文献资源体系并对其层次结构与功能结构循环反馈,进行合理高效的重组与完善。

3 以系统科学理论提升图书馆文献资源建设结构与功能的建议

系统科学是从事物的整体与部分,全局与局部以及层次结构的角度来研究客观世界的,客观世界包括自然的和人为的,而人也是客观世界的一部分[1]。图书馆建设是一项系统工程,因此,就有必要从系统科学体系结构去认识和了解图书馆的每一个层面,把握与文献采访系统紧密相关的要素,并期望能够以系统科学的思想理论、方法与技术指导我们的实际工作,提升图书馆文献资源建设结构与功能。运用系统科学相关理论指导图书馆文献资源建设和文献采访工作,才能发现图书馆文献学领域的特有规律,有助于全面理解普遍的文献采访原理与原则。

因此,要进一步解放思想、改变观念、重视文献采访工作,充分认识文献采访工作对图书馆建设工程的重要性,克服片面理解文献信息资源建设的狭隘思想,要重视以系统科学的思想、理论、方法与技术在文献采访工作中应用;必须从图书馆实际馆藏状况出发,充分了解本馆读者需求,严格按照图书馆藏书结构的科学要求,加强控制协调,及时调整图书馆整体文献资源体系结构,以优化图书馆馆藏;周密筹划资源建设工作进度,以缩短文献采访系统的工作周期和文献资源周期,提高文献采访系统满足读者多方面信息需求的可接受性。此外,坚持“以人为本”的科学发展观,由懂物理、明事理和通“人理”的文献采访组织者塑造形成一个学习型的高效有序的图书馆文献采访组织系统,且这个组织具备稳定、可靠、高效率、高质量的信息系统管理模式。

参考文献

[1]魏宏森,曾国屏.系统论;系统科学哲学[M].北京:清华大学出版社,1995.

[2]黄俊贵.我国图书馆事业系统结构探索[J].国家图书馆学刊,2000,(3):44-55.

[3]黄宗忠.文献采访学[M].北京:北京图书馆出版社,2001.

[4]杨肥生.文献采访学研究[M].合肥:安徽大学出版社,2005.

[5]冯·贝塔朗菲.一般系统论:基础、发展和应用[M].北京:清华大学出版社,1987.

[6]肖希明,仇晓惠.新中国文献资源建设六十年[J].图书馆杂志,2009,(7):3-10.

[7]张安珍.论信息创新原理[J].图书馆论坛,2003,(6):52-55.