做好档案编研工作的几点思考

摘要:在档案管理各项业务环节中,档案编研是科学研究性最强的部分,增强可读性和时效性,必须在编研上下功夫,全面提高档案编研成果的数量、档次和品位,以满足社会不同阶层利用者的需要。本着为领导决策服务,为社会发展服务的宗旨,不断创新,与时代同步前进。笔者就档案编研工作谈点浅见。

关键词:档案编研;档案工作;信息资源;档案利用

中图分类号:G271文献标志码:A 文章编号:1002—2589(2009)09—0201—02

一、档案编研工作的条件性

编研工作的条件性有两个方面的内容。一方面,它是以提供档案信息资源为社会及其他各项工作服务的。档案部门编制出版各种成果,目的不是为了档案部门自己利用,更不是为了编研而编研,而主要是为了科学研究、经济建设、社会发展等方面利用档案的需要。因此,编什么,怎么编,都应以客观需要为依据,离开社会的客观需要,档案编研工作就失去了存在的意义。另一方面,由于档案文件是一种特殊文献,因此对它们的选编和公布都受一定条件的制约。首先,是馆藏档案内容的限制。档案文件是编研工作的条件和物质基础,不具备档案材料的基础条件,编研工作就难以开展。为此,在编研工作中应加强与社会的广泛联系,了解客观需求,树立正确的服务观点,从而加强编研工作的针对性和主动性。其次,还要遵守国家有关政策法规,在编研的选题、选材及公布范围、方式等方面,都要考虑其保密性,做到既能有效地传播档案信息,又不违反相关保密规定。

二、档案编研工作是开发利用档案信息资源的有效方式

档案编研工作是开发利用档案信息资源的一种方式,具有工作过程的创造性、提供信息的选择性、服务方式的主动性、发挥作用的广泛性等特点,它不同于其他形式的档案信息开发利用,是较高层次和具有较高效能的档案信息开发利用方式。实践证明,档案编研工作能较好地解决档案史料数量庞大、保存分散与人们按一定专题利用档案之间的矛盾;解决档案史料的宽泛性和多样性与人们要求科学地、系统地提供档案利用之间的矛盾;解决档案资料的原件、副本、复制件的有限性与人们针对实际需求利用之间的矛盾。档案编研工作是主动地、广泛地、系统地开发利用档案信息资源的一种有效方式。

三、档案编研工作是提高档案业务管理水平的重要途径

首先,开展档案编研工作,有利于提高档案管理人员思想素质,促使思想观念转变。我国传统的档案工作主要是进行档案的收集、整理、保管等实体管理,开展编研工作,将促使档案工作体系从保管型转向智能型,从被动服务转向主动开发,从实体管理发展到电子信息网络。同时,大力开展编研工作,还有利于档案人员摒弃“闭馆锁库”、“重藏轻用”等思想观念,代之以树立信息观念、服务观念和参与意识。管理体系和思想观念的转变,一方面会扩大档案工作的影响,提高档案工作的地位,获得广泛的支持;另一方面会不断增强档案部门自身的活力,更好地开拓工作领域。

其次,开展档案编研工作,有利于推动档案各项业务建设的良性循环。档案编研工作的开展,应该建立在档案实体的收集、整理、编目、鉴定等各项业务工作的基础上;反过来,编研工作对档案实体的收集、整理、编目、鉴定等业务建设又有着检验和推动作用。编研工作通过编研成果的形式为社会各方面提供优质服务,使之方便、有效地利用档案信息,这将促使利用者更主动地把工作活动中形成的文件材料予以整理、归档,有助于建立雄厚的档案信息源。这样,在档案信息资源的积累、存贮和开发利用之间,建立一种良性的循环关系,从而推动整个档案工作的顺利进行。

再次,开展档案编研工作,有利于提高档案人员的业务水平。档案编研工作是一项智能性的工作,要求档案人员具备较高的基础理论水平和业务素质,这就促使档案人员必须不断努力,迎接挑战。同时,编研工作又为档案人员提供了良好的学习机会。开展档案编研要系统查阅有关档案材料,熟悉档案馆藏内容,这样有助于档案人员提高对档案科学管理的能力,增强为利用者服务的技能。开展档案编研还需要调查研究、分析思考、汇编、撰写文字材料,通过工作实践,将使档案人员的相关专业技术知识和文字写作能力得到很大提高。

四、档案编研工作要走创新之路

档案编研工作要创新,就要走出常规,突破传统,不落俗套,并在现有基础上有所发展。首先,观念要创新。在科技高度发展的今天,档案编研工作从立项选题到载体形式都要创新。目前,不合时宜的传统观念正在制约、阻碍着档案编研工作跨越式的发展。档案编研工作者应该改变只重视编写史料性质的编研材料的状况,要根据社会需要编辑适销对路的编研资料。其次,选题要有时效性。当前,知识经济环境下,在继续做好档案史料、文献编纂工作的同时,更应顺应时代发展的需要,发挥为社会发展提供重要参考依据等诸多现实性的作用,使档案编研工作真正成为一项既利于当代,又功于千秋的事业。这就要求编研工作者,深入了解当前经济和社会发展状况,找准档案编研工作与社会需求的最佳结合点,只有这样,才能提高档案编研成果所含信息的时效性。档案编研工作要把握好时代的脉搏,紧紧围绕党和政府的中心工作开展选题研究。不符合社会需求和没有明确目的的编研选题是不会产生理想的社会效益和经济效益的。档案编研人员在工作中既要有预见性和前瞻性,又要研究公众对档案信息的现实需求和广大利用者的潜在需求。同时,选题还要突出地方特色。档案部门作为文化事业单位,决定了必须强化地域特色,为发展地方文化服务。

五、加强档案业务基础建设是搞好编研创新的关键

馆藏档案是档案编研工作的主要源泉,离开了这个物质基础,一切编研活动将成为无源之水。首先,要丰富馆藏。馆藏是档案编研工作的源头,只有挖掘大量的馆藏,才能产生高质量的编研成果。因此,要拓宽思路,广开征集渠道,收集散存在社会和个人手中具有重要价值的各种档案资料,不断丰富馆藏。要改变过去只接受党政机关红头文件的做法,要将本地区名人、特产、地方风俗、名胜古迹、重大活动、重要事件的照片、声像、电子等各种门类和载体的档案接收进馆,提高档案信息资源的“含金”量。在丰富馆藏的同时,要强调进馆档案的质量,形成以编研促征集,以征集带编研的良性循环。其次,编研选题要结合馆藏资源情况而定。档案基础业务建设制约着档案编研工作的选题,制约着编研产品质量。因此,编研工作者选题时要克服盲目性、随意性和随大流的思想,选题应与自身馆藏档案的现实状况结合而定。再好的编研题目和想法,若没有馆藏资源作为后盾,将成为纸上谈兵、空中楼阁。再次,编研选材要真实可靠。档案编研材料,之所以历来被利用者所信赖,就是因为它有“以真见长,以实为优”的特点。材料的存真求实是它的生命所在。因此,在选材过程中必须本着“尊重历史,维护历史原貌”的原则,去粗取精,去伪存真;采用认真务实的态度,搞好档案材料的考证核实工作,严把初选、复选、定选三关,力求编研材料的真实可靠。

档案原件一般是孤本,频繁地直接查找将使档案原件受损害,影响其寿命和安全,如将需要用的文件和技术材料复制汇编或缩写成简介、文摘等,就可减少利用者反复使用原件,从而有效地保护原件。我国古代一些档案的原件得以留传至今,与我国历史上发达的档案文件编纂工作是分不开的。即使在现代科学技术高度发达的今天,档案编研工作仍是我们保护、传播档案的有效手段。搞好档案编研工作,不仅利在当前,而且功在长远。

参考文献:

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(责任编辑/肖莉虹)